УТРАТИЛ СИЛУ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ губернатора Приморского края от 09.06.1999 N 256
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 июля 1995 г. N 358
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
В целях дальнейшего совершенствования делопроизводственного
процесса в аппарате администрации края, установления единого
порядка работы с документами, письменными и устными обращениями
граждан постановляю:
1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в
администрации Приморского края.
2. Рекомендовать главам администраций городов и районов края
на основе данной инструкции разработать и утвердить инструкцию о
делопроизводстве применительно к конкретному органу исполнительной
власти города, района.
3. Считать утратившим силу решение исполнительного комитета
Приморского краевого Совета народных депутатов от 27.09.85 г.
N 705 "Об утверждении инструкции по организации делопроизводства
в исполкомах краевого, городских и районных Советов народных
депутатов Приморского края".
Губернатор края
Е.НАЗДРАТЕНКО
Утверждено
постановлением
администрации края
от 12.07.1995 N 358
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации
делопроизводства, устанавливает единые правила, порядок работы с
письменными и устными обращениями граждан в комитетах,
управлениях, отделах и аппарате администрации Приморского края
(далее именуются - структурные подразделения администрации).
1.2. Правила и порядок работы с секретными документами
устанавливается специальной инструкцией.
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
настоящей инструкцией, обязательны для всех работников структурных
подразделений, входящих в состав администрации края.
Проекты постановлений и распоряжений администрации края,
другие служебные документы на стадии их подготовки в структурных
подразделениях и аппарате администрации края являются
конфиденциальными.
Об утрате документов работники немедленно сообщают
руководителю структурного подразделения и в управление
делопроизводства администрации края (далее именуется - управление
делопроизводства). Руководитель структурного подразделения
назначает служебное расследование, о результатах которого
информируется руководство администрации края.
Передача работниками структурных подразделений и аппарата
администрации края документов или их копий работникам сторонних
организаций осуществляется только с разрешения руководителей
структурных подразделений администрации края.
Взаимодействие со средствами массовой информации
осуществляется уполномоченными на то должностным лицом или
специально созданной службой.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни
работник по указанию руководителя структурного подразделения
администрации передает находящиеся у него на исполнении документы
другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним
документы и удостоверение личности.
1.4. Документационное обеспечение деятельности администрации
края осуществляется управлением делопроизводства администрации
края. Управлением делопроизводства оказывается методическая помощь
по вопросам делопроизводства комитетам, управлениям и отделам
администрации края, исполнительным органам местного
самоуправления, а также осуществляется контроль за соблюдением
требований инструкции и других нормативных актов по работе с
документами в структурных подразделениях администрации края.
За организацию делопроизводства, соблюдение установленных
настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами,
письменными и устными обращениями граждан в структурных
подразделениях администрации края отвечают их руководители.
1.5. Делопроизводство в структурных подразделениях краевой
администрации ведется службой делопроизводства, а при ее
отсутствии - должностным лицом, на которое руководитель
подразделения своим приказом возложил указанные обязанности.
Обязанности и права работника структурного подразделения
администрации, занимающегося делопроизводством, определяются
должностной инструкцией.
На данную категорию работников возлагается выполнение
следующих основных обязанностей:
прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет
документов, подготовленных и оформленных непосредственно в
структурном подразделении администрации;
передача поступившей корреспонденции на рассмотрение
руководству структурного подразделения, а после получения указаний
(резолюция на документе) - непосредственному исполнителю;
ознакомление работников с распорядительными и информационными
документами;
систематическое информирование руководителя структурного
подразделения о состоянии исполнения документов и поручений;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их
возвратом;
оформление исходящих документов и их отправка;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой,
подготовка проекта номенклатуры дел;
подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление
акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
подготовка заявок на приобретение канцелярских принадлежностей
и организация их учета;
ознакомление вновь принятых работников с инструкциями и
другими нормативными актами по работе с документами и ведению
делопроизводства.
1.6. Структурные подразделения администрации края могут
использовать в работе не противоречащие настоящей инструкции
методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы
организации делопроизводства.
2. Подготовка, составление и оформление
служебных документов
2.1. В соответствии с действующим законодательством и
компетенцией администрации края ее актами являются постановления,
распоряжения и приказы.
2.1.1. Постановление - нормативно - правовой акт, принимаемый
в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих
перед администрацией края.
2.1.2. Распоряжение - правовой акт администрации края,
издаваемый в целях разрешения оперативных и организационных
вопросов. Образцы оформления постановлений и распоряжений даны в
приложениях 1 - 3.
2.1.3. Проект распорядительного документа должен содержать
заголовок "Об изменении...", "О выделении...", "О мерах..." и
т. п.. Заголовок должен соответствовать содержанию документа.
2.1.4. В констатирующей (описательной) части проекта
распорядительного документа излагаются цели и задачи
предписываемых действий и основания (факты, события, мотивы),
служащие причиной издания документа. Если проект распорядительного
документа готовится на основании Закона Российской Федерации,
Указа или распоряжения Президента Российской Федерации,
постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации,
в констатирующей части необходимо указать в данной
последовательности его дату, номер и наименование.
Констатирующая часть проекта документа может отсутствовать,
если предписываемые им действия не нуждаются в разъяснениях и
обоснованиях.
2.1.5. Распорядительная часть проекта постановления начинается
со слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", которая располагается на отдельной строке,
начиная от границы левого поля, после чего ставится двоеточие,
затем последовательно в повелительной форме указывается, кому,
какие действия и в какие сроки необходимо выполнить.
2.1.6. Распорядительная часть проекта распоряжения
непосредственно начинается с указания, кому, какие действия и в
какие сроки необходимо выполнить.
2.1.7. В зависимости от объема и содержания проект документа
подразделяется на пункты. Нумерация пунктов сквозная и выполняется
арабскими цифрами.
Каждый пункт проекта документа необходимо начинать с указания
исполнителю. В последнем пункте указывается орган или
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
документа.
2.1.8. Названия структурных подразделений администрации края,
предприятий, учреждений и организаций указываются в точном
соответствии с их наименованиями.
Использование сокращенных наименований допускается лишь в тех
случаях, когда такие сокращения являются официальными.
2.1.9. В конце проекта документа, когда в этом имеется
необходимость, в хронологическом порядке перечисляются решения или
пункты решений, отмененных или утративших силу: "Отменить...",
"Признать утратившим силу...".
Наименование документа, пункт которого утрачивает силу или
отменяется, должно быть приведено полностью с указанием даты,
номера, наименования.
2.1.10. Изменения в распорядительный документ администрации
края вносятся документом, соответствующим ранее принятому (т. е.
изменения в постановления вносятся только постановлением, а в
распоряжение - соответственно, распоряжением).
2.1.11. Согласование проекта распорядительного документа
производится на отдельном листе согласования.
Прохождение и согласование проекта организуется в следующей
последовательности:
руководитель структурного подразделения, подготовивший проект;
руководители комитетов, управлений и отделов, имеющие прямое
отношение к содержанию постановления или распоряжения
администрации края;
сектор подготовки документов;
заведующий юридическим отделом администрации;
вице - губернатор края по вопросам, входящим в его
компетенцию;
руководитель аппарата администрации края.
2.1.12. Отредактированные сектором подготовки документов и
завизированные в юридическом отделе проекты документов
представляются на рассмотрение вице - губернатора края (по
вопросам, входящим в его компетенцию).
2.1.13. Если в процессе доработки в проект вносятся
существенные изменения, он подлежит повторному визированию
руководителями заинтересованных органов и организаций. Повторное
визирование не требуется, если при доработке в проект документа
внесены уточнения, не изменившие его содержания.
2.1.14. Согласование проектов распорядительных документов, как
правило, должно проводиться безотлагательно, а если требуется
стилистическое и техническое редактирование или дополнительное
изучение и проработка вопроса - в течении трех рабочих дней.
2.1.15. Полностью оформленные и согласованные с вице -
губернаторами края проекты постановлений и распоряжений передаются
через руководителя аппарата администрации края на подпись
губернатору края или должностному лицу, исполняющему его
обязанности.
2.1.16. Ответственность за качество и сроки подготовки
проектов документов возлагается на руководителей структурных
подразделений администрации края.
2.1.17. Подписанные распорядительные документы незамедлительно
передаются в протокольный отдел управления делопроизводства для
регистрации и отправки в 2-дневный срок непосредственным
исполнителям, указанным на оборотной стороне листа согласования.
2.1.18. Необходимость осуществления контроля за исполнением
постановления, распоряжения администрации края определяет
руководитель аппарата администрации края.
Один экземпляр постановления, распоряжения администрации края,
поставленного на контроль, передается в сектор контроля.
2.1.19. Постановления и распоряжения без листа согласования не
принимаются к регистрации протокольным отделом управления
делопроизводства (за исключением распоряжений о командировках по
Российской Федерации и отпусках).
2.1.20. Протокольный отдел управления делопроизводства
ежедекадно направляет копии постановлений и распоряжений
администрации края в Администрацию Президента Российской Федерации
и иные федеральные органы власти.
2.1.21. Управленческая деятельность комитетов, управлений и
отделов администрации края выражается посредством издания
организационно - распорядительных документов: приказов, решений
коллегий, положений, инструкций и т. п.
2.2. Приказ
2.2.1. Приказы издаются на основании и во исполнение
действующего законодательства, по инициативе руководителей
структурных подразделений администрации края в пределах их
компетенции.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной или только распорядительной,
если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
В констатирующей части приводятся факты, послужившие
основанием для издания приказа.
2.2.2. Распорядительная часть приказа должна начинаться словом
"ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанным прописными буквами на отдельной строке
от нулевого положения табулятора двумя машинописными интервалами
ниже констатирующей части, и содержать перечисление действий с
указанием необходимых мероприятий, сроков исполнения и конкретных
исполнителей.
2.2.3. Издаваемые приказы должны согласовываться с ранее
изданными приказами по тем же вопросам. Если новым приказом
отменяется ранее изданный по данному вопросу приказ, то об этом
указывается в тексте. Приказы, являющиеся дополнением к ранее
изданным приказам, должны иметь в тексте соответствующую ссылку,
например: "В дополнение к приказу от 15.10.93 N 131 (далее следует
наименование (заголовок) ранее изданного приказа)".
2.2.4. Приказ должен иметь заголовок, быть тщательно
отредактирован и напечатан на бланке установленной формы
(приложение 4).
2.2.5. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и
должны иметь все необходимые для документа элементы: наименование,
заголовок, подпись, дату и т. д.
В приказах ссылки на приложения указываются в его тексте.
Приложения к приказам содержат в верхнем правом углу первого листа
отметку:
Приложение
к приказу управления культуры
администрации края
00.00.00 N _____
При наличии нескольких приложений к одному приказу на них
проставляется порядковый номер: "приложение 1", "приложение 2" и
т. д., причем знак "N" не ставится.
Если приложения утверждаются приказом, то в верхнем правом
углу первого листа приложения оформляется гриф утверждения по
следующей форме:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ управления социальной
защиты населения
администрации края
00.00.00. N _____
2.2.6. Проект приказа до представления на подпись в
обязательном порядке должен быть согласован и завизирован на
первом экземпляре всеми заинтересованными должностными лицами,
затем представлен юрисконсульту для проверки соответствия
действующему законодательству. При наличии замечаний и дополнений
к проекту приказа они излагаются, как правило, на отдельном листе,
а на проекте после визы делается запись "Замечания прилагаются".
2.2.7. Нумерация приказов ведется отдельно по основной
деятельности и по личному составу и начинается ежегодно с первого
января с единицы.
Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа
через тире присоединяется буквенный индекс "Л".
2.3. Протоколы
2.3.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях
коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях
(приложение 5).
2.3.2. Заголовком протокола являются названия вида
коллегиальной работы (совещания, собрания) или коллегиального
органа.
2.3.3. Протоколы могут быть трех видов:
краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии
докладчиков и выступающих, принятые решения;
полные - содержат, кроме вопросов и решений, краткую запись
выступления докладчиков и участников;
стенографические - весь ход заседания записывается дословно.
В полных и стенографических протоколах должно быть отражено
содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам.
Протоколы ведет секретарь и секретариаты, избранные на
заседаниях, либо должностные лица.
В случае стенографирования выступления на заседаниях или
совещаниях их содержание в протокол может не включаться, а
расшифрованные и соответствующим образом оформленные стенограммы
прилагаются к протоколам.
При записи хода заседания на магнитной ленте (магнитофон или
диктофон) ведущий заседание или совещание должен ясно и четко
называть должность, фамилию, имя и отчество выступающего,
например: "Слово предоставляется начальнику отдела международных
связей Тарасову Владимиру Петровичу".
После заседания или совещания с фонограмм (магнитных лент,
кассет и т. д.) тексты выступлений перепечатываются, оформляются
соответствующим образом и подписываются председательствующим.
Тексты этих выступлений также прилагаются к протоколу.
2.3.4. Текст протокола состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части после заголовка указываются фамилии и инициалы
председателя и секретаря заседания или совещания. После слова
"Присутствовали" указываются фамилии и инициалы всех
присутствующих на заседании членов коллегиального органа или
сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15,
то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной
части протокола указывается только их общее количество.
При указании фамилии и инициалов председателя, секретаря,
присутствовавших и приглашенных лиц записываются их должности с
указанием организаций, в которых они работают.
2.3.5. Основная часть текста протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и
строятся по схеме: СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
2.3.6. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)
печатаются прописными буквами, каждое с новой строки.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела. После слова
СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже красной строки указывается
номер пункта, инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже;
после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут содержание
доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован
или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы
пишется - "Доклад прилагается". Например:
1. СЛУШАЛИ: Артизова А. Н. - Текст доклада прилагается.
После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной
строки в именительном падеже указываются инициалы и фамилия
выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы начинается
текст выступления, например:
ВЫСТУПИЛИ:
Еремченко В. А. - Краткая запись выступления.
Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел
ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов "вопрос" и
"ответ" пишут фамилию и инициалы).
В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль
выступающего начинать с абзаца.
После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) ставится двоеточие, а ниже с
красной строки приводится текст решения или оно прилагается.
Решение заседания, если оно содержит различные вопросы,
подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Если решением (постановлением) или одним из его пунктов
утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к
протоколу.
Если один из вопросов повестки дня на данном заседании не
рассматривается, его фиксируют в протоколе.
2.3.7. Протоколы должны подписывать председатель и секретарь.
Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать
информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.
2.4. Выписки из приказов и протоколов
2.4.1. В выписках их протокола и приказа делается основная
запись содержания выписываемых абзацев.
2.4.2. Выписку подписывает компетентное лицо, затем она
заверяется печатью. Выписку заверяют проставлением заверительной
надписи "Верно", наименованием должности сотрудника, его личной
подписи и даты.
2.4.3. В приказах при оформлении выписок обязательно пишется
констатирующая часть; в протоколах - вводная часть (включая
повестку дня), а затем - дословная запись содержания абзаца.
2.5. Докладная записка
2.5.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю
и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с
выводами и предложениями составителя.
2.5.2. Докладная записка подписывается руководителем
структурного подразделения и оформляется на чистом листе бумаги
формата А4, имеет дату, заголовок к тексту.
2.5.3. Текст докладной записки состоит из двух частей. В
первой части (вводной) излагаются факты и приводится их анализ, во
второй - делаются выводы и предложения.
2.6. Служебные письма
2.6.1. Письма - это обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи
текстов (пересылка почтой).
2.6.2. Письма подготавливаются по указанию руководства или по
инициативе структурных подразделений, а также в ответ на
поступившие документы, и печатаются на бланке письма, имеют
максимально краткий, емкий и точный заголовок. Точка в конце
заголовка не ставится, печатается он без кавычек, переносы
нежелательны.
2.6.3. Служебные письма имеют множество видов:
сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные,
претензионные, арбитражные, письма - подтверждения, письма -
напоминания, письма - извещения.
2.6.4. Письма следует составлять, как правило, по одному
вопросу, так как это значительно облегчает, убыстряет их
обработку. Текст письма должен быть кратким, ясным и состоять из
двух логически связанных частей. В первой части указываются факты,
события, причины, послужившие основанием для написания письма, а
также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и
причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения,
просьбы, заключения и т. д.
Простые письма содержат только вторую часть.
Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых
должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.
2.6.5. Служебные письма пишут, как правило, без обращения к
адресату. Изложение ведется в первом и втором лице множественного
числа: "Высылаем Вам...", "Просим направить нам...", ("Вы", "Вас"
и т. д. пишется с прописной буквы, а "мы", "нас", "нам" и т. д. -
со строчной). Фамилия исполнителя и номер его телефона
располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. При
условии подписания письма губернатором края текст его должен быть
согласован вице - губернатором по отрасли.
2.6.6. Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер
входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и
включает в себя дату и номер основного документа, на который
дается ответ.
2.6.7. Сопроводительные письма составляются к документам, не
имеющим адреса.
В сопроводительных письмах указывается наименование
сопровождаемого документа, содержатся пояснения относительно
характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.
2.6.8. Письмо - подтверждение употребляется для сообщения, что
посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в
силе, а также для подтверждения получения документов или для
подтверждения разговора.
2.6.9. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения
определенных обещаний или условий и адресуется учреждению или
отдельному лицу. Например:
В порядке оказания технической помощи просим отпустить...
Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...
Начальник подпись Расшифровка
хозяйственного управления подписи
Главный бухгалтер подпись Расшифровка
подписи
2.6.10. Письмо - напоминание по содержанию приближается к
телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения. Например:
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны
представить отчет не позднее 03.06.94.
Начальник отдела подпись Расшифровка
подписи
2.6.11. Извещение - документ, в котором о чем-либо извещается
или что-нибудь утверждается.
Текст извещения, являющегося ответом на запрос, начинается со
слов: "Сообщаем" ("Извещаем"); "Доводим до Вашего сведения",
"Ставим Вас в известность", например:
Сообщаем, что запрошенные Вами копии документов будут высланы
до 20 октября 1994 года.
Начальник отдела подпись Расшифровка
подписи
Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии
(заседании, собрании, конференции) с предложением принять в нем
участие, начинается с обращения (если оно адресовано конкретному
лицу) или с просьбой о направлении представителя для участия в
мероприятии (если оно адресовано организации). Например:
Просим заинтересованных лиц принять участие в заседании
комиссии.
Заместитель руководителя подпись Расшифровка
подписи
2.7. Порядок составления и отправки телеграмм (телетайпограмм)
и телефонограмм
2.7.1. Переписка по телеграфу ведется только по срочным
служебным вопросам. Телеграммы подписываются руководителем
администрации края или структурного подразделения.
2.7.2. Проекты телеграмм (телетайпограмм), представляемые на
подпись руководству администрации края, должны составляться
кратко, четко излагать содержание, визироваться исполнителями и
руководителями структурных подразделений, а в случае необходимости
согласовываться и визироваться руководителями других
заинтересованных подразделений.
2.7.3. Составление телеграмм (телетайпограмм) производится с
соблюдением следующих правил:
перед адресом указывается, в случае необходимости, категория
телеграммы ("Правительственная", "Срочная");
при необходимости пишется полный условный или телеграфный
адрес получателя;
текст телеграммы (телетайпограммы) пишется без предлогов,
союзов и местоимений (прописными буквами) на одной стороне листа
бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами: ТЧК -
точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки;
цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение,
рекомендуется во избежание искажения при передаче печатать
словами. Не рекомендуется начинать или заканчивать изложение
содержания телеграммы цифрами, так как эти цифры могут быть поняты
получателем как делопроизводственные индексы.
2.7.4. Телеграммы (телетайпограммы) составляются по следующей
форме: телеграфный адрес получателя(ей), текст (содержание
телеграммы), знак равенства, подпись, исходящий номер; в нижней
части телеграммы, под чертой, пишется адрес и наименование
учреждения, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму,
дата, внизу слева - фамилия и телефон исполнителя (приложение 6);
телеграммы (телетайпограммы) одного и того же содержания,
адресованные большому количеству адресатов (по списку),
размножаются в небольшом количестве структурными подразделениями
после подписи и регистрации первого экземпляра.
2.7.5. В проектах ответных телеграмм (телетайпограмм) перед
текстом указывается номер документа, на который делается ответ.
Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста.
2.7.6. Телеграммы (телетайпограммы) за подписью руководства
администрации края передаются в канцелярию управления
делопроизводства;
в один адрес - в двух экземплярах;
нескольким адресатам - в количестве экземпляров,
соответствующем числу адресатов плюс копия.
2.7.7. После регистрации подписанный экземпляр направляется на
телеграф (телетайп); один экземпляр (с визами составителей)
остается в деле управления делопроизводства.
2.7.8. Телефонограммы - обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом
передачи текста (передается по телефону и записывается
получателем).
Передача служебной информации открытого характера по телефону
оформляется телефонограммой. В тексте телефонограммы должно быть
не более 50 слов. Следует избегать при этом труднопроизносимых
слов и сложных оборотов. Датой телефонограммы является дата ее
передачи в учреждение - адресат.
Тексты телефонограммы (получаемые и передаваемые) записываются
в журнал учета телефонограмм, в котором должно быть два раздела:
для получаемых телефонограмм и для отправляемых. Если
телефонограммы передаются нескольким адресатам, то составляется
список учреждений с указанием номеров телефонов.
2.8. Порядок подготовки, приема и передачи документов по
факсимильной связи
2.8.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных
документов (тексты, схемы, графические изображения). Исполненное
типографским, машинописным или рукописным способом, изображение
должно быть черного цвета, минимальная величина букв - 2 мм.
Толщина линии изображения должна быть не менее 0.15 - 0.20 мм.
2.8.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются
следующие документы:
с четким изображением (подлинник или подписанная копия);
на белой бумаге размером не более формата А4 (21 х 297 мм); 15
мм ширины.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
2.8.3. Объем документов, передаваемых за один сеанс связи, не
должен превышать 5 листов.
2.8.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи,
оформляется следующим образом:
простым грифельным карандашом руководитель подразделения
администрации края, исполнившего документ, или его заместитель в
правом верхнем углу документа делает отметку "Факс с досылкой" или
"Факс без досылки" и ставит свою подпись.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа
ставится отметка об исполнителе. Она состоит из фамилии
исполнителя и номера его телефона.
2.8.5. После подписания документ регистрируется в канцелярии,
делается отметка "Факс", после чего направляется оператору
факсимильной связи.
После передачи документа по факсимильной связи оператор делает
отметку "Передано" (фамилия, дата и время).
Документ с отметкой "Факс с досылкой" после передачи по
факсимильной связи передается в канцелярию для отправки почтой.
Документ с отметкой "Факс без досылки" передается в канцелярию
для подшивки в дело или исполнителю.
Адресат, получив факсограмму с отметкой "Факс без досылки",
работает с ним как с обычным входящим документом.
При получении факсограмм "Факс с досылкой" адресат работает с
ней как с обычным входящим документом, а по получении оригинала
переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки с
факсограммы и прикладывают ее к оригиналу.
2.8.6. Учет документов, поступивших для передачи, а также
принятых по факсимильной связи, ведется канцелярией в
установленном порядке с добавлением в регистрационном штампе
отметки "Факс".
Учет передачи и приема непосредственно у факсимильного
аппарата производится оператором в журналах установленной формы
(приложения 7, 8).
2.8.7. По каналам факсимильной связи запрещается передавать
секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного
пользования" ("Не для печати").
2.8.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой
по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя,
подготовившего материал к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения.
2.8.9. Передачу и прием информации по каналам факсимильной
связи осуществляет отдел информатизации администрации края.
2.9. Акт
2.9.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленные факты и события.
Акты составляются по результатам ревизии финансово -
хозяйственной деятельности, приема - передачи дел, проверки
наличия, инвентаризации и др.
2.9.2. Акт составляется коллегиально (не менее двух
составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.
2.9.3. Акты внутреннего характера оформляются на общем бланке.
Совместные с другими учреждениями акты печатаются на бланке
того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный
акт, или на чистом листе бумаги формата А4.
В заголовке акта следует писать название или краткое
содержание актируемого факта или события.
2.9.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и
констатирующей.
Вводная часть акта строится по схеме: Основание (указывается
распорядительный документ). Составлен комиссией в составе:
(указывается наименование комиссии, должности, инициалы и фамилии
лиц, составивших акт. Первой указывается фамилия председателя,
далее в алфавитном порядке - фамилии членов комиссии).
Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других
лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность
и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а
также выводы, предложения и заключения.
В конце текста с красной строки указывается количество
экземпляров акта, место его нахождения или адресаты, которым они
направлены, например:
Составлен в трех экземплярах:
1 экземпляр - направлен (наименование структурного
подразделения)
2 экземпляр - (наименование структурного подразделения)
3 экземпляр - в дело (указывается номер дела)
Число экземпляров акта определяется нормативными документами
или практической необходимостью.
Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении или
присутствовавшие при составлении, при этом указываются не
наименования должностей, а распределение обязанностей при
составлении акта.
2.9.5. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта
или события.
2.10. Положение
2.10.1. Положение - правовой акт, устанавливающий порядок
создания, объем прав и обязанностей, организацию работы
структурного подразделения администрации края или учреждения,
организации.
Текст положения, как правило, состоит из следующих разделов:
общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности,
взаимоотношения, связи, организация работы.
2.10.2. Проект положения визируется руководителем структурного
подразделения.
2.10.3. Положение подписывается руководителем структурного
подразделения и утверждается распорядительным документом
администрации края.
2.11. Заключение
2.11.1. Заключение - документ, содержащий мнение, вывод по
какому-либо документу или вопросу.
Печатается на общем бланке. В заголовке к тексту следует
указывать название документа или вопроса, на который подготовлено
заключение.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой - дается
общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в
целом, во второй - конкретные замечания по существу каждого
рассматриваемого вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на
пункты.
2.12. Сводка
2.12.1. Сводка - документ, представляющий собой обобщение
сведений по вопросу (сводка положений, замечаний, статистических
данных и т. д.).
Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения,
фиксируемые в сводке, выделяют из текста в отдельный реквизит и
помещают под текстом сводки. Например: "по состоянию на 01.01.94"
или "за период с 01.01.93 по 10.12.93".
Эти сведения могут быть включены в заголовок к тексту сводки.
В сводках разрешается приводить и давать характеристику
фактическому материалу по одному или нескольким показателям. Текст
сводки оформляется таблицей.
3. Правила оформления реквизитов документов
3.1. Для организационно - распорядительной документации,
создаваемой в процессе деятельности администрации края, ее
комитетов, управлений и отделов, наличие и расположение реквизитов
должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 (приложение 9).
3.2. Наименование вида документа проставляется на всех
документах, кроме письма (постановление, распоряжение, приказ,
протокол, акт, справка и т. д.).
3.3. Для документирования управленческой деятельности
администрации края применяются следующие виды бланков документов:
бланк постановления и распоряжения администрации края
(приложения 10 - 11);
бланк письма губернатора края с продольным расположением
реквизитов (приложение 12);
общий бланк с угловым расположением реквизитов (приложение
13).
3.4. В администрации края и ее структурных подразделениях
применяются бланки, как правило, изготовленные в типографии
способом высокой печати, на которых зафиксированы постоянные
реквизиты.
3.5. Бланки документов изготавливаются на основе как углового,
так и продольного реквизитов, и печатаются в одну краску (черную).
3.6. Изображение Государственного герба и герба Приморского
края
3.6.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации
помещается на верхнем поле распорядительных документов, а на
верхнем поле писем - изображение герба Приморского края. Диаметр
изображения не более 20 мм.
3.7. Наименование организации - автора документа
3.7.1. На бланках постановлений, распоряжений ниже
Государственного герба Российской Федерации, а на бланке письма
ниже герба Приморского края указывается наименование краевого
органа исполнительной власти - администрации края, крупным
шрифтом, прописными буквами, без разбивки.
3.7.2. Комитеты, управления и отделы администрации края на
управленческих бланках документов после реквизита "Администрация
Приморского края" указывают свое наименование (приложение 14).
3.8. Дата документа
3.8.1. Датой постановления, распоряжения администрации края
является дата регистрации данного вида распорядительного документа
в протокольном отделе управления делопроизводства администрации
края.
3.8.2. Датой приказа, издаваемого в аппарате и структурных
подразделениях администрации края, является дата подписания
документа.
3.8.3. Датой протокола заседания коллегиального органа,
совещания является дата их проведения, которая фиксируется при
оформлении соответствующего протокола.
3.8.4. Для документов, составляемых совместно с несколькими
органами (организациями), датой документа является дата подписания
его последней организацией (органом).
3.8.5. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а
также даты, содержащиеся в тексте и контрольно - регистрационных
карточках, оформляются цифровым способом. Элементы даты пишутся
арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число,
месяц, год (например, 08.09.94). В текстах документов, содержащих
сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой
способ оформления дат: 5 октября 1992 года.
3.9. Адресование документа
3.9.1. При адресовании документа руководителю учреждения,
организации ее наименование входит в состав адресата. Например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
(фамилия, инициалы)
или
Начальнику управления
здравоохранения
администрации
Приморского края
(фамилия, инициалы)
или
Главе администрации
г. Уссурийска
(фамилия, инициалы)
3.9.2. При адресовании документа в организацию или ее
структурное подразделение без указания должностного лица их
наименования пишут в именительном падеже. Например:
Управление сельского хозяйства
администрации Приморского края
Отдел животноводства
3.9.3. В случае, если документ направляется должностному лицу,
то название организации указывается в именительном падеже, а
должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Управление кредитных ресурсов
Главному специалисту
(фамилия, инициалы)
или
Администрация г. Дальнегорска
ведущему специалисту
(фамилия, инициалы)
3.9.4. При адресовании документа в несколько однородных
организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:
Руководителям комитетов,
управлений и отделов
администрации края
или
Главам администраций
городов и районов края
3.9.5. Полный почтовый адрес указывается при направлении
документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми
правилами. В этом случае на документе ниже наименования
корреспондента пишется почтовый индекс, адрес (область, город,
улица, номер дома). Например:
Редакция журнала
"Новый мир"
103806, ГСП, Москва, К-6,
Малый Лужниковский пер., 1/2
3.9.6. Если документ направляется частному лицу (например,
ответы на жалобы, заявления), то сначала указывается почтовый
индекс, а затем фамилия и инициалы получателя, например:
690007, Владивосток,
ул. Луговая, 12 кв. 45
гражданке Петровой Л. И.
3.9.7. Документ не должен содержать более четырех адресатов,
каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом документе
проставляется только один адресат.
3.9.8. Адресат не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих
случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными
адресами.
3.10. Согласование документа
3.10.1. Для оценки целесообразности издания соответствующего
распорядительного документа, его обоснованности, соответствия
действующему законодательству проводится согласование документа.
Согласование проектов распорядительных документов проводится
как внутри администрации края (руководителям структурных
подразделений), так и вне ее, руководителями краевых организаций и
ведомств (порядок согласования документов указан в разделе:
"Подготовка, составление и оформление служебных документов").
3.10.2. Согласование оформляется на отпечатанном типографским
способом "Листе согласования", путем визирования должностным лицом
проекта распорядительного документа (приложение 15).
Виза включает в себя реквизиты: наименование должности, личная
подпись, ее расшифровка и дата визирования.
3.10.3. Замечания по проекту распорядительного документа, если
позволяет место, излагаются на "Листе согласования" или на
отдельном листе, о чем делается пометка на "Листе согласования" -
"Замечания прилагаются". Содержание замечаний в обязательном
порядке докладывается руководителю администрации края,
подписывающему документы.
3.10.4. На оборотной стороне "Листа согласования" заполняется
указатель рассылки, содержащий перечень адресатов, которым следует
направить документ или выписку из него. "Лист согласования"
подписывается руководителем структурного подразделения
администрации края, подготовившим проект распорядительного
документа.
3.10.5. Если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций, то согласование оформляется грифом. Гриф
согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне
документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и
дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы
администрации края
____________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
10.05.94
3.10.6. Если согласование производится с коллегиальным органом
или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
(наименование коллегиального
органа)
30.07.94 N 6
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства финансов
Российской Федерации
10.12.94 N 03-17/345-К
3.11. Подпись документа
3.11.1. Подпись документа является обязательным реквизитом
любого подлинного служебного документа, в т. ч. и документа,
являющегося приложением.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на
бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке),
личная подпись и ее расшифровка.
Подписание документа следует оформлять следующим образом:
указывается должность руководителя, начальная буква его имени и
фамилия. Например:
Губернатор края инициал, фамилия
Вице - губернатор края инициал, фамилия
3.11.2. Приложения к распорядительным документам подписываются
руководителем структурного подразделения администрации края,
подготовившим данное приложение, например:
Начальник финансового
управления администрации края подпись, инициал, фамилия
3.11.3. Служебные документы: инициативные письма, информации,
сведения, докладные записки, адресованные вышестоящим органам,
подписываются губернатором и вице - губернатором края.
При подготовке проектов писем в адресующей части проставляется
фамилия и инициалы должностного лица, которому направляется
документ, а при его подписании указывается должность, начальная
буква и фамилия руководителя. Например:
Главе администрации г. Находка
Гнездилову В.С.
Текст
Вице - губернатор края И.Бельчук
3.11.4. Документы, представленные комитетами, управлениями и
отделами, подписываются руководителями и их заместителями.
3.11.5. При подписании несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
3.11.6. При подписании документа несколькими должностными
лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
3.11.7. При подписании документа необходимо указывать
фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию
(исправления "И. о.", "Заместитель" вносятся машинописным
способом).
3.11.8. Не допускается подписание документа с предлогом "за"
или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.11.9. В документах, подготовленных комиссией, указываются не
должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в
составе комиссии. Например:
Председатель комиссии подпись С.Иванов
Члены комиссии подпись В.Петрова
подпись А.Скворцова
Фамилии комиссии располагаются в алфавитном порядке.
3.12. Приложения
3.12.1. Приложения к основному документу должны иметь все
необходимые для документа элементы: наименование, заголовок,
подписи лиц, ответственных за их содержание, дату и номер
основного документа, при необходимости - отметки о согласовании,
утверждении и т. д.
3.12.2. В постановлениях и распоряжениях администрации края
наличие приложений указывается в распорядительной части документа.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу каждого приложения делается отметка с указанием названия
распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение 7
к постановлению
администрации края
05.01.1993 N 240
3.12.3. При наличии нескольких приложений в соответствующем
месте текста постановления, распоряжения указывается (приложение
1) или (приложение 2), (приложение 3) и т. д.
3.12.4. Если письмо имеет приложения, упомянутые в тексте, то
под текстом делается ссылка:
Приложение: на 3л., в 2 экз.
3.12.5. Если письмо имеет приложения, не упомянутые в тексте,
то их наименования необходимо перечислять с указанием количества
листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:
Приложение: 1. Штатное расписание отдела информатизации
администрации Приморского края на 2 л. в 4 экз.
2. Смета расходов отдела информатизации
администрации Приморского края на 1 л. в 4 экз.
3.12.6. Если к письму прилагается документ, имеющий
приложения, то отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение: постановление администрации края от 10.11.92 N 541
и приложение к нему, всего на 15 л.
Количество листов не указывается, если приложения
сброшюрованы.
3.12.7. Если документ направляется в две и более организации,
а приложение к документу направляется лишь одному из адресатов, то
об этом специально указывается:
Приложение: Распоряжение администрации края от 25.04.95 N 575
на 2 л. в 1 экз. первому адресату
3.13. Утверждение документа
3.13.1. Основным способом введения документа в действие
является его утверждение. Документы структурных подразделений
администрации края или организаций и учреждений, требующие
утверждения краевым органом исполнительной власти, утверждаются
руководителями администрации края, в компетенцию которых входит
решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документов производится проставлением грифа
утверждения или изданием распорядительного документа (в случаях,
когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
3.13.2. Утверждению, как правило, подлежат следующие виды
документов:
положения (об организациях, структурных подразделениях,
коллегиальных органах и т. п.);
уставы организаций и учреждений;
отчеты и балансы;
структура и штатные расписания;
текущие и перспективные планы;
акты приема в эксплуатацию законченных строительством или
реконструкцией зданий и сооружений;
акты приема и передачи дел;
отдельные разновидности протоколов.
3.13.3. Документы утверждаются оформлением реквизита "гриф
утверждения" или изданием распорядительного документа в случаях,
когда введение документа требует дополнительных действий и
предписаний или решения коллегиального органа.
Утверждение документа производится после его подписания.
3.13.4. "Гриф утверждения" состоит из слов УТВЕРЖДАЮ, полного
наименования должностного лица, утверждающего документ (включая
наименование организаций, если оно не входит в состав реквизита
бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения,
например:
УТВЕРЖДАЮ
Первый вице - губернатор
Приморского края
подпись расшифровка
05.05.1994 подписи
3.13.5. Если документ утверждается постановлением, приказом
или протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО",
названия документа в именительном падеже, его даты и номера,
например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление администрации
Приморского края
06.12.1994 N 12
3.13.6. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу
документа от пятого положения табулятора, отступив от верхнего
обреза листа 4 - 5 межстрочных интервалов. Составные части
реквизита должны содержать в одной строке не более 28 знаков и
отделятся друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами.
3.14. Удостоверение подлинности документов
3.14.1. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности, ставится печать.
Гербовая печать администрации края, а также ее комитетов,
управлений и отделов ставится на документах, где воспроизведение
оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными
актами. Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех
случаях удостоверения физических и юридических прав лиц,
установления фактов, связанных с расходованием денежных средств и
материальных ценностей, а также уставах (положениях) организации,
учреждений и предприятий, договорах и т. д.
Печать проставляется перед личной подписью таким образом,
чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица,
подписавшего документ.
3.14.2. Гербовая печать администрации Приморского края
хранится в спецчасти управления делопроизводства администрации
края.
3.14.3. Печать (не гербовая) "Управление делопроизводства
администрации Приморского края" ставится на справках,
удостоверениях, пропусках и т. д., выдаваемых работникам аппарата.
Печать хранится в канцелярии управления делопроизводства.
3.14.4. Печать (не гербовая) "Протокольный отдел управления
делопроизводства администрации Приморского края" ставится на
копиях постановлений, распоряжений, а также выписках документов.
Печать хранится в протокольном отделе управления
делопроизводства.
3.14.5. Печать (не гербовая) "Секретная часть" проставляется
на документах, поступающих в спецчасть, и хранится у заведующего
спецчастью управления делопроизводства.
3.14.6. Печать (не гербовая) - "Для отметок командировочных
удостоверений", а также "Для пакетов и телеграмм" проставляется на
командировочных удостоверениях, телеграммах, описях, реестрах
документов и т. д.
Печать хранится в канцелярии управления делопроизводства.
3.14.7. В комитетах, управлениях и отделах администрации края
руководители определяют должностное лицо, ответственное за
хранение и использование печатей.
4. Прием, регистрация и направление
поступающей корреспонденции
4.1. Прием входящей корреспонденции
4.1.1. Поступившая в адрес краевой администрации
корреспонденция принимается работником канцелярии управления
делопроизводства (далее - канцелярия) непосредственно в отделении
связи два раза в день, в 9 и 14 часов.
Телеграммы доставляются в канцелярию работниками отделения
связи по мере их поступления.
4.1.2. Полученная канцелярией корреспонденция
расконвертовывается. При этом инспектор по входящей
корреспонденции проверяет наличие вложений, а также указанных в
документах приложений.
В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в
двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту,
другой остается в канцелярии.
Акт подписывается заведующим канцелярией.
4.1.3. Ошибочно засланная корреспонденция пересылается по
принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае
корреспонденция возвращается отправителю.
4.1.4. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и
прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним
можно установить адрес отправителя или когда дата почтового
штемпеля имеет значения в качестве доказательства времени отправки
и получения документа.
При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются
для бухгалтерии в качестве доказательства оплаты доставки.
4.1.5. Работниками канцелярии не вскрываются конверты писем с
надписью "лично", а также адресованные депутатам и общественным
организациям.
Указанная категория писем передается канцелярией по
назначению.
4.1.6. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в
выходные и праздничные дни, принимается приемной губернатора края,
о чем делается отметка в журнале регистрации. О документах и
телеграммах, требующих незамедлительного решения, докладывается
руководству администрации. Поступившие документы передаются
приемной в канцелярию (или спецчасть) для последующего оформления
и организации исполнения.
4.1.7. Правительственные документы, а также документы
секретного характера доставляются фельдъегерской службой в
спецчасть управления делопроизводства. Порядок работы с этой
категорией документов определяется специальной инструкцией.
4.1.8. Корреспонденция, поступившая в адрес комитета,
управления, отдела администрации края, принимается в отделении
связи должностным лицом, на которое руководителем возложено
исполнение делопроизводственных функций.
4.2. Регистрация документов
4.2.1. В аппарате администрации края документы в зависимости
от видов регистрируются:
в юридическом отделе - нормативно - распорядительные документы
вышестоящих органов государственной службы Российской Федерации;
в протокольном отделе управления делопроизводства -
постановления и распоряжения администрации края в соответствующих
журналах (приложение 16);
в канцелярии управления делопроизводства - входящая и
исходящая корреспонденция (правительственные поручения,
телеграммы, служебные письма и другие документы);
в приемной граждан управления делопроизводства - письменные и
устные обращения граждан;
в спецчасти управления делопроизводства - документы секретного
характера;
в управлении кадров и кадровой политики администрации края -
приказы по аппарату;
в секторе награждения - указы о награждении, переписка,
связанная с награждением.
Телеграммы, поступившие в адрес администрации края,
регистрируются в канцелярии в специальном журнале (приложение 17).
4.2.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно
департаментам, комитетам, управлениям и отделам администрации
края, регистрируется в структурных подразделениях самостоятельно
(журнальным и машинным способом).
4.2.3. Не подлежат регистрации поступающие сборники, книги,
газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные
извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные
письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая
корреспонденция.
4.2.4. На всех документах, поступающих в адрес администрации
края, в правом углу нижнего поля лицевой стороны документы
проставляется регистрационный штамп с указанием даты и
регистрационного номера.
Одновременно к регистрируемому документу оформляется бланк с
указанием даты, регистрационного номера, фамилии и инициалов
руководителя администрации края, а также проставляется код для
автоматизированной обработки документа.
4.2.5. Для обеспечения учета и поиска документов, а также
правильной группировки в дела производится индексация документов.
Каждому комитету, управлению, отделу администрации края
присваивается условный цифровой номер (приложение 18).
4.2.6. Индекс входящего и исходящего документа состоит из
индекса комитета, управления, отдела и регистрационного номера.
Исключение составляют индексы распорядительных документов
(постановлений, распоряжений), а также письменных и устных
обращений граждан. Их индексами являются регистрационные номера,
которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документа.
4.2.7. Номером постановления администрации края является его
регистрационный порядковый номер в пределах календарного года.
Номер распоряжения администрации края также состоит из
регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением
буквы "Р" (например, 130-Р).
4.2.8. При регистрации документов регистрационный номер
присваивается только инициативному документу.
Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения
к зарегистрированным записям на соответствующий инициативный
документ.
4.2.9. Для автоматизированного учета и анализа входящей и
исходящей корреспонденции канцелярией применяется персональный
компьютер с соответствующим программным обеспечением.
Запись данных производится специалистом на компьютерной
обработке документооборота. Запись на машинный носитель
дублируется машинопрограммной карточкой при помощи ввода ее на
дисплей и последующей распечаткой на принтере (приложение 19).
Данная регистрационная карточка используется в качестве
вспомогательной справочной карточки в канцелярии в целях страховки
информации и предотвращения повторной регистрации при передаче
документа в структурные подразделения администрации края.
4.2.10. Правительственные документы, поступившие в юридический
отдел, сортируются по видам документов (указы, постановления,
распоряжения и т. д.) и после их предварительного изучения
заведующим юридическим отделом и соответствующего оформления
передаются для рассмотрения через помощника губернатору края, а в
период его временного отсутствия - вице - губернатору края,
исполняющему его обязанности.
4.2.11. Поступившие в адрес администрации края документы
сортируются работниками канцелярии на регистрируемые и
нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не
подлежащих регистрации.
4.2.12. Документы, подлежащие регистрации в канцелярии, после
их предварительного изучения (сортировки) заведующим канцелярией и
соответствующего оформления передаются через помощников
руководства администрации края в соответствии с распределением
обязанностей.
4.2.13. Нерегистрируемые документы после их соответствующего
оформления (проставляется регистрационный штамп с указанием даты
поступления) передаются по назначению.
4.3. Прохождение входящих документов в аппарате администрации
края
4.3.1. Губернатору края направляются на рассмотрение
правительственные документы, а также документы, поступившие из
Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, Думы
Приморского края, министерств, государственных комитетов и
центральных ведомств.
В период отсутствия губернатора края указанная категория
документов направляется на рассмотрение вице - губернаторам края в
соответствии с распределением обязанностей между руководителями
администрации края.
В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на
другие документы, последние подбираются и передаются руководству
администрации края вместе с поступившим документом.
4.3.2. Рассмотрение документов должно производиться
руководством администрации края, как правило, в день их
поступления. Указание по исполнению документа дается в форме
резолюции руководителя на бланке поручения.
4.3.3. Рассмотренные руководителями администрации края
документы возвращаются их помощниками в канцелярию управления
делопроизводства и юридический отдел для внесения текста резолюции
и сроков исполнения документов в память персонального компьютера и
регистрационные карточки, доставки (отправки) документов
непосредственным исполнителям.
Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы
передаются работниками канцелярии исполнителям в первую очередь.
Служебные документы, поступившие руководителям администрации
края, минуя канцелярию, после их рассмотрения в тот же день
передаются помощниками в канцелярию для последующего оформления и
передачи исполнителям.
4.3.4. Документы, исполнение которых возлагается на нескольких
должностных лиц, передаются канцелярией каждому из них в копиях, о
чем делается отметка на листе поручения и в регистрационной
карточке.
4.3.5. Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в
обязательном порядке передаются комитетами, управлениями и
отделами в канцелярию управления делопроизводства для снятия с
контроля и оформления на архивное хранение.
4.4. Прохождение исходящих и внутренних документов
4.4.1. Подписанные руководителями администрации края служебные
письма, информации, телеграммы и другие документы передаются
исполнителями в двух экземплярах в канцелярию.
Старший инспектор канцелярии по исходящей корреспонденции
проверяет правильность оформления документов и наличие приложений
в основном документе.
Поступившим документам присваиваются номера и индексы. Второй
экземпляр исходящих документов и копий телеграмм с указанием
исходящего номера и индекса, а также фамилии и номера телефона
исполнителя, подготовившего документ, остается в канцелярии и
оформляется на архивное хранение в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
4.4.2. Срочная корреспонденция и телеграммы оформляются и
отправляются незамедлительно: в рабочее время - канцелярией (или
спецчастью), в нерабочее, в субботние, воскресные и праздничные
дни - дежурными приемной губернатора края, а в необходимых случаях
- сектором специальной документальной связи.
4.4.4. Порядок подготовки и прохождения распорядительных
документов в администрации края осуществляется в соответствии с
порядком, изложенным во втором разделе настоящей инструкции.
4.4.5. Как правило, передача входящих, исходящих и внутренних
документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок,
но с обязательной отметкой в регистрационной карточке (или
журнале). Под расписку могут передаваться контрольные и другие
наиболее важные документы: законы Российской Федерации, указы
Президента Российской Федерации, правительственные поручения и др.
4.4.6. Передача документов, зарегистрированных в канцелярии,
от одного исполнителя к другому, а также из одного структурного
подразделения в другое производится только через канцелярию
управления делопроизводства.
4.5. Учет объема документооборота
4.5.1. Все исходящие, входящие и внутренние документы, а также
предложения, заявления и жалобы подлежат количественному учету.
При определении документооборота раздельно подсчитывается
количество основных документов и количество экземпляров (копий),
изготовленных средствами оперативного размножения. Общее
количество выражается дробью, где числитель обозначает количество
основных документов, а знаменатель - экземпляров (копий)
документов.
4.5.2. Ежемесячно, пятого числа юридический, протокольный
отделы, сектор награждения, приемная граждан дают сведения о
документообороте по установленной форме заведующему канцелярией
управления делопроизводства для подсчета общего документооборота
по аппарату администрации края.
Сведения о документообороте и объеме документооборота
систематически анализируются и учитываются при осуществлении
мероприятий по совершенствованию делопроизводства, его
автоматизации, а также анализа загруженности в объеме
вспомогательного аппарата администрации края.
4.6. Резолюция
4.6.1. Результаты рассмотрения руководителями документов
отражаются в их резолюциях. В содержании резолюции руководителя
даются указания по исполнению документа. Текст резолюции, как
правило, оформляется на бланке поручения, который прилагается к
лицевой стороне первого листа документа (приложение 20).
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей
указывается ответственный исполнитель (как правило, это
должностное лицо, названное в резолюции первым).
Если в резолюции руководителем не указан срок исполнения, то
данный документ исполняется в соответствии с типовыми сроками
исполнения.
4.7. Сроки исполнения документов
4.7.1. Срок исполнения входящих документов исчисляется с
момента их поступления в канцелярию в календарных днях.
Срок исполнения документов с резолюцией руководителей
администрации края исчисляется в рабочих днях.
4.7.2. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа
или в резолюции руководителя.
4.7.3. Изменение срока исполнения производится руководителем,
установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных
исполнителем.
Изменения вносятся в регистрационную карточку и банк
регистрационных данных компьютера.
4.7.4. Документ считается исполненным после получения
исполнителя информации о результатах выполнения задания,
поручения.
На документе проставляется отметка об исполнении "В дело",
подпись лица, подтверждающего исполнение, и дата.
Исполненные документы передаются в канцелярию для снятия с
контроля и организации последующего хранения.
4.7.5. Рассмотренные руководителями администрации края
документы с соответствующими резолюциями по их исполнении
возвращаются помощникам, которые в зависимости от содержания
резолюции и сроков исполнения проставляют на листах поручения к
документам грифы "контроль" или "срочно" и передают их в
канцелярию управления делопроизводства.
Контролю подлежат все документы, требующие ответа или принятия
решения.
4.7.6. Заведующий канцелярией знакомится с содержанием
резолюций, сроками исполнения поступивших после рассмотрения
документов, при необходимости проставляет на контрольных
документах гриф "Подлежит возврату", передает их специалисту
канцелярии для внесения соответствующих корректировок в
регистрационные карточки учетной картотеки.
4.7.7. Специалист канцелярии переносит содержание поручений,
сроки исполнения и фамилии исполнителей в регистрационные
карточки, проставляет на них дату возврата документа от
руководителей администрации края, снимает с них копии по числу
исполнителей, а затем передает документы специалисту по
компьютерной обработке документооборота для ввода корректировок в
память компьютера.
После внесения соответствующих корректировок в компьютер
документы, как правило, в день поступления отправляются
(передаются) непосредственным исполнителям.
4.7.8. Канцелярией осуществляется автоматизированный контроль
за исполнением документов. В этих целях применяется персональный
компьютер с соответствующим программным обеспечением, с помощью
которого на базе данных автоматизированной регистрации ведется
оперативный контроль за исполнением документов с резолюциями
руководителей администрации края.
4.7.9. Проверка хода исполнения документов осуществляется в
следующем порядке: через каждые пять дней, за пять дней до
истечения месяца, за пять дней до истечения конечного срока
исполнения.
4.7.10. Специалист канцелярии запрашивает у специалистов по
компьютерной обработке документооборота машинограммную информацию
об исполнении документов с резолюциями руководителей администрации
края, анализирует ее, при необходимости направляет исполнителям
напоминания об истечении сроков исполнения документов или сообщает
им об этом по телефону и выясняет причины несвоевременного
исполнения документов, информирует о состоянии исполнения
документов руководителей управления делопроизводства.
4.7.11. Контроль за исполнением правительственных документов,
постановлений и распоряжений губернатора края осуществляется
сектором контроля организационно - инспекторского управления.
4.7.12. Контроль за исполнением документов секретного
характера осуществляется спецчастью, сектором специальной
документальной связи.
5. Организация работы с письменными и устными
обращениями граждан
5.1. В аппарате администрации края делопроизводство по
письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от других
видов делопроизводства и осуществляется непосредственно приемной
граждан.
5.2. Все поступившие в адрес администрации края письменные и
устные обращения граждан регистрируются работниками приемной
граждан в день их поступления.
Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним
можно установить адрес отправителя или когда дата почтового
штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и
получения предложения, заявления и жалобы.
5.3. На всех поступивших в адрес руководителей администрации
края письменных и устных обращениях граждан в правом углу нижнего
поля лицевой стороны обращения проставляется регистрационный штамп
с указанием даты и регистрационного номера.
Для автоматизированного учета и анализа письменных и устных
обращений в приемной граждан применяется персональный компьютер с
соответствующим программным обеспечением.
Запись данных производится специалистом по компьютерной
обработке документов.
Запись на машинный носитель дублируется машинограммной
регистрационной карточкой при помощи вывода ее на дисплей и
последующей распечатки на принтере (приложение 21).
Данная регистрационная карточка используется в качестве
вспомогательной справочной картотеки в целях страховки информации
об обращениях граждан от предотвращения их повторной регистрации.
5.4. Устные обращения граждан предварительно фиксируются в
специальном журнале и учетной карточке с последующим вводом данных
в память персонального компьютера (приложение 22).
5.5. На каждое письменное обращение граждан заводится дело и
регистрационная карточка в трех экземплярах.
Первый экземпляр карточки ставится в картотеку, второй
остается в деле, третий - у помощника руководителя администрации
края.
5.6. Повторным письменным и устным обращениям граждан
присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей
графе регистрационно - контрольной карточки указывается
регистрационный номер первого обращения.
В правом верхнем углу повторного обращения, а также на
регистрационно - контрольной карточке делается пометка "повторно"
и приобщается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы,
поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения
в один и тот же орган исполнительной власти.
5.7. Поступившие в администрацию края письменные обращения
граждан после их регистрации и оформления приемной граждан
передаются через помощников губернатору края, вице - губернатору в
соответствии с распределением обязанностей или направляются по
принадлежности руководителям структурных подразделений
администрации края и нижестоящих органов исполнительной власти.
5.8. Письма рассматриваются в срок до одного месяца со дня их
регистрации приемной граждан, а письма, не требующие
дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. В
отдельных случаях срок рассмотрения письма должен быть продлен
должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один
месяц, о чем сообщается автору.
5.9. Регистрационный индекс письменного и устного обращения
граждан состоит из порядкового номера обращения в пределах каждого
календарного года.
Регистрационный индекс может иметь дополнительно и другие
обозначения, обеспечивающие систематизацию и поиск обращения в
валовой карточке (например: ЛП - личный прием).
При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется
их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются
промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль
завершается только после принятия окончательного решения и
исчерпывающих мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб,
решение об этом принимают руководители администрации края.
5.10. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают
руководители в письменной или устной форме. В случае устного
ответа делается соответствующая запись в регистрационно -
контрольной карточке.
Материалы для анализа и обобщения подготавливаются приемной
граждан и оформляются в виде аналитических справок и
статистических отчетов. Анализ текущего характера составляется
ежеквартально.
5.11. Предложения, заявления и жалобы граждан после их
разрешения должны быть возвращены должностным лицом в приемную
граждан для централизованного формирования дел. Формирование и
хранение дел у исполнителя запрещается.
Предложения, заявления, жалобы граждан, направляемые
администрацией края для разрешения в комитеты, управления, отделы,
нижестоящие органы исполнительной власти, подлежат возврату в
приемную граждан вместе с ответом на них.
На каждом заявлении, предложении, жалобе после их исполнения
должна быть надпись "В дело", личная подпись должностного лица,
принявшего это решение, дата.
Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и
документы, связанные с их разрешением, а также документы по
личному приему граждан формируются в дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или
алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и другие
документы, связанные с их рассмотрением, составляют в деле
самостоятельную группу.
Повторные письменные обращения или дополнительные материалы
подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность). Не разрешенные
предложения, заявления, жалобы граждан, а также неправильно
оформленные документы подшивать в дело запрещается.
5.12. Ответственность за сохранность документов по
предложениям, заявлениям, жалобам граждан возлагается на
руководителей органов исполнительной власти, предприятий,
учреждений, организаций и должностных лиц, работающих с данной
категорией документов.
Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам
- 5 лет. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной
комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения
или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
5.13. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше
5 лет) хранению, через год после завершения делопроизводства по
ним передаются в ведомственный архив администрации края.
По истечении установленных сроков хранения документы по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан передаются на
постоянное хранение в государственный архив Приморского края или
по заключению экспертной комиссии подлежат уничтожению.
6. Организация машинописных и
копировально - множительных работ
6.1. В машинописном бюро управления делопроизводства
печатаются документы только служебного характера.
Рукопись, написанная разборчиво чернилами или пастой темного
цвета, вместе с бланком заказа установленной формы и подписанная
исполнителем (приложение 23) сдается заведующему машинописным
бюро, который устанавливает очередность исполнения машинописных
работ с учетом просьб ответственных работников аппарата.
Документы секретного характера печатаются машинисткой, имеющей
специальный допуск.
6.2. В нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни
печатание служебных документов и материалов (объемом до 5 печатных
листов) для губернатора края выполняется непосредственно дежурным
первой приемной.
6.3. Печатание служебных документов и материалов (объемом до 5
печатных листов) для вице - губернаторов края в нерабочее время, а
также в выходные и праздничные дни выполняют секретари приемных, а
их размножение - дежурный приемной губернатора края.
6.4. Печатание служебных документов и материалов (объемом
более 5 печатных листов) и их размножение в нерабочее время,
выходные и праздничные дни производится соответственно
машинописным и копировально - множительным бюро управления
делопроизводства.
Указание руководителей администрации края о необходимости
выполнения сверхурочных работ (или в выходные и праздничные дни)
должно быть, как правило, передано начальнику управления
делопроизводства, а в его отсутствие - заместителю не позднее чем
за 15 минут до окончания рабочего дня или рабочей недели через
первую приемную.
6.5. Дежурство машинисток в субботние дни организуется в
соответствии с графиком, утвержденным начальником управления
делопроизводства, или по вызову.
6.6. Сверка напечатанного материала производится исполнителем,
подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал во все
экземпляры вносятся машинописным способом.
6.7. Ксерокопирование материалов служебного характера в
копировально - множительном бюро управления делопроизводства
производится в соответствии с бланком заказа, подписанным
руководителем структурного подразделения или его заместителем.
Заказы, как правило, выполняются в порядке очередности их
поступления. В случае срочного изготовления копий документов
исполнитель решает этот вопрос с заведующим копировально -
множительным бюро, а при необходимости - с начальником управления
делопроизводства.
6.8. Целесообразность копирования документов и материалов и
их тираж определяют руководитель структурного подразделения или
его заместитель.
6.9. На копирование передаются, как правило, первые экземпляры
(подлинники) материалов и документов. Снятие копий с газетных и
журнальных статей, бланочной продукции допускается с разрешения
начальника управления делопроизводства или его заместителя.
Учет машинописных и светокопировальных работ ведут заведующие
машинописным и копировально - множительным бюро на основании
бланков - заказов.
7. Составление номенклатуры дел, формирование дел
7.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации края с
указанием сроков их хранения и оформленных в установленном порядке
(приложение 24).
7.2. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся
в процессе деятельности администрации края и комиссий
администрации, общественных организаций, действующих в ее
аппарате.
7.3. Номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с
названиями структурных подразделений; разделы располагаются в
соответствии с утвержденной структурой.
7.4. Основой для наименования (заголовка) дел являются
вопросы, отражающие задачи и функции администрации края и ее
структурных подразделений. Наименования дополняются указанием рода
заводимого дела или разновидности документа (постановления,
распоряжения, приказы, протоколы и т. д.).
7.5. Заведение дел с заголовками неконкретного характера
("Разная переписка", "Общие вопросы" и т. д.) не допускается.
Заголовки дел должны быть конкретными, краткими, но полно
отражающими содержание всех документов, относящихся к деятельности
комитета, управления, отдела.
7.6. Дела по вопросам, решающимся в течение двух и более лет
(переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с
одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для
решения вопроса.
7.7. Номенклатура дел может пополняться новыми наименованиями
дел, дополнительно включенными в номенклатуру текущего года.
7.8. Заполнение граф номенклатуры дел
В графе 1 "Индексы дел" указывается условное обозначение
структурного подразделения (или направления деятельности) и
порядковый номер дела в данном подразделении. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 09-15, где 09 -
обозначение структурного подразделения, 15 - порядковый номер
заголовка дела в номенклатуре.
В графе 2 "Наименование структурных подразделений (или
направлений деятельности) и дел" указывается заголовок заводимых
дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно -
распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы и т. д.
Графа 3 "Количество томов" заполняется в конце года. В ней
указывается действительное количество томов (частей), отложившихся
под данным наименованием.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню.
Если статья по перечню имеет отметку "ЭПК" или "ЭПК-в", то ее
следует переносить в номенклатуру дел, так как она означает, что
данное дело подлежит просмотру экспертной комиссией. Окончательное
решение о дальнейшем хранении документов с отметками "ЭПК",
"ЭПК-в" принимает экспертно - проверочная методическая комиссия
архивного отдела администрации Приморского края.
Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными,
и уменьшение этих сроков не допускается. Разрешается хранить
документы свыше установленного срока, если в том есть практическая
необходимость.
В графе 5 "Примечание" делаются отметки о заведении дел,
передаче дел в архив, о выделении к уничтожению и т. д.
Итоговая запись в номенклатуре дел производится в конце года.
7.9. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда
лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае
изменения функций и структуры администрации края. Если таких
изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, перепечатывается с учетом отдельных изменений и
автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
Согласованный и утвержденный экземпляр сводной номенклатуры
дел подлежит постоянному хранению.
7.10. При наличии в администрации края и ее аппарате
вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и
хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в
необходимых случаях - переработки.
Технология автоматизированного составления номенклатуры дел,
как правило, принципиально не отличается от традиционной.
7.11. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за
делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в администрации края
осуществляется канцелярией управления делопроизводства.
7.12. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно
оформленные документы в соответствии с заголовками дел по
номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к
разрешению одного вопроса; группировать в дело все документы
одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного хранения и временных
сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
7.13. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяет исполнитель. На документе проставляется отметка:
"В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя
структурного подразделения.
7.14. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно - логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные
дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках,
взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников аппарата группируются в
самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по
фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
администрации края и ее комитетов, управлений, отделов и все
документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно
от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ - ответ помещается за документом - запросом. При
возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
8. Подготовка документов к последующему
хранению и использованию
8.1. Экспертиза ценности документов
8.1.1. По окончании года канцелярией проводится работа по
подготовке дел к передаче в архив. Личные дела уволенных
сотрудников готовятся управлением кадров и кадровой политики,
лицевые счета - бухгалтерией. Вместе с делами в архив передаются
регистрационные карточки на документы.
8.1.2. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием срока их хранения и
номенклатуры дел администрации края путем полистного просмотра
дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные
экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и
не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив
проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения
с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки
в номенклатуре дел "до минования надобности" и т. п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению
(приложение 25).
8.2. Оформление дел
8.2.1. Дела администрации края подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года. Оформление дела включает комплекс
работ по технической обработке и проводится сотрудниками
соответствующего структурного подразделения при методической
помощи и под контролем учреждений государственной архивной службы.
8.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление
дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи (приложение 26);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи
документов дела (приложение 27), внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и
заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются
арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не
задевая текста документа, простым графическим карандашом или
нумератором.
8.2.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляется по установленной форме (приложение 28).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения:
проверяется соответствие заголовка дела на обложке содержанию
подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок вносятся
дополнительные сведения (проставляются номера постановлений,
распоряжений, приказов, протоколов, виды и формы отчетности
и т. п.).
8.3. Составление описей дел
8.3.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно
составляются описи (приложение 29). На дела временного (свыше 10
лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
8.3.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или
частей, то каждый том или часть вносятся в опись под
самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый
за несколько лет; порядок присвоения номеров описям
устанавливается по согласованию с государственным архивом
Приморского края; грифы описи заполняются в точном соответствии с
теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в
опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью
заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью); для дел, содержащих документы
нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за который
имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел,
содержащих материалы за данный год (после интервала за последней
описательной статьей каждого последующего года); графа описи
"примечания" заполняется в государственном архиве Приморского
края.
8.3.3. Разделы описи на дела постоянного хранения составляются
в 4 экземплярах, по личному составу - в 3 экземплярах, заверяются
лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются
с ЦЭК, утверждаются руководством администрации края и направляются
на согласование с ЭПМК архивного отдела администрации края.
Первые три экземпляра описи после согласования остаются в
государственном архиве Приморского края, четвертый возвращается в
управление делопроизводства администрации края.
При передаче документов на государственного хранение описи
должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие,
указатели.
9. Оперативное хранение документов и дел
9.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники,
отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за
сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения
оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии
с номенклатурой дел. Номенклатура дел и выписка из нее помещается
на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,
формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
9.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним
организациям производится с разрешения руководства. На выданное
дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям
дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с
обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта
о причинах выдачи подлинника.
10. Передача дел на архивное хранение
10.1. Документы, образующиеся и образовавшиеся в результате
деятельности администрации края, имеющие историческое, культурное,
социальное, научное, экономическое или политическое значение,
входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо
от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места
хранения, техники и способа закрепления информации подлежат
передаче на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и
документов длительного практического значения (в том числе
документов по личному составу), их учета, использования, отбора и
подготовки к передаче на государственное хранение комитет,
управление, отдел образуют ведомственный архив.
10.2. В своей практической деятельности ведомственный архив
администрации края руководствуется законодательством Российской
Федерации, распорядительными документами и указаниями
администрации края, нормативными и методическими документами
Государственной архивной службы Российской Федерации, архивного
отдела администрации края и государственного архива Приморского
края.
10.3. Ведомственный архив хранит документы центрального
аппарата администрации края, организаций - предшественников и, при
необходимости, других организаций в соответствии со списком
организаций - источников комплектования архива.
10.4. В ведомственный архив передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их
передача производится только по описям.
10.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они
хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием каждого дела производится заведующим ведомственным
архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника
структурного подразделения. Вместе с делами в ведомственный архив
передаются регистрационные картотеки на документы.
11. Порядок передачи документов на
государственное хранение
11.1. Передача документов администрации края в государственный
архив Приморского края производится в соответствии с графиками
комплектования архива края.
11.2. Документы передаются на государственное хранение по
описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на
государственное хранение оформляется актом приема - передачи,
составляемых в двух экземплярах.
11.3. Перед передачей документов на государственное хранение
представитель архива Приморского края проводит проверку
физического и санитарно - гигиенического состояния документов. При
обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт;
устранение обнаруженных дефектов производится силами учреждения -
сдатчика документов.
11.4. Передача дел производится поединично по описям, особо
ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На
всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в
государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с
экземпляром акта возвращается учреждению - сдатчику документов.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой
записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи
делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое
наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел
оговариваются в акте приема - передачи документов на
государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к
акту справке организации.
12. Хранение и применение печатей,
штампов и бланков
12.1. Печати, штампы, бланки документов и бланки строгой
отчетности должны храниться в сейфах или закрывающихся
металлических шкафах.
12.2. Лица, персонально ответственные за хранение и применение
печатей, штампов, бланков строгой отчетности, назначаются
распорядительным документом (приказом, постановлением).
12.3. Учет имеющихся и вновь изготовленных печатей, штампов
ведется спецчастью управления делопроизводства в журнале
(приложение 30). Выдача их лицам, ответственным за хранение и
использование, производится под расписку в журнале, который
включается в номенклатуру дел. Листы журнала прошнуровываются и
опечатываются.
12.4. Гербовые и простые печати, угловые штампы по миновании
надобности или при замене новыми уничтожаются комиссионно, о чем
составляется акт.
12.5. При утрате печатей и штампов ответственный за их
хранение обязан немедленно сообщить об этом руководству
администрации края.
12.6. Удостоверения личности, все виды пропусков, бланки
документов строгой отчетности учитываются в журнале. Их выдача
исполнителям производится под расписку в соответствующих учетных
формах.
Выдача этих бланков незаполненными запрещается.
Уничтожение бланков документов строгой отчетности производится
по акту с обязательной отметкой об этом в журнале.
12.7. Бланки, печати и штампы хранятся в несгораемом шкафу
(сейфе), который в нерабочее время опечатывается.
12.8. Единовременная проверка наличия и условий хранения
печатей, штампов и бланков строгой отчетности производится
ежегодно комиссией, назначаемой руководителем аппарата
администрации края. Результаты проверки оформляются актом.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПМК
архивного отдела
Приморского края
от 18.05.1995 N 5
Приложение 1
ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
г. Владивосток
01.01.1995 N 2
Заголовок к тексту постановления
Констатирующая часть текста
Постановляющая (распорядительная) часть текста состоит из
пунктов, в каждом из которых указывается:
1. Действие, которое необходимо предпринять (поручение);
2. Исполнитель (организация, должностное лицо);
3. Срок исполнения (реальный).
При необходимости указываются инициалы и фамилия должностного
лица, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Губернатор края подпись инициал, фамилия
Приложение 2
ГЕРБ
Выписка из постановления
администрации Приморского края
Выписка из постановления
от _______ N ___________
________________________
Заголовок постановления
Повторение всей констатирующей части документа с выпиской
нужного пункта
Должность руководителя инициал, фамилия
Верно: Должность работника, подпись инициал,
подготовившего выписку из фамилия
постановления
Приложение 3
ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Владивосток
01.01.1995 N 3
Заголовок к тексту распоряжения
Констатирующая часть текста
Постановляющая (распорядительная) часть текста состоит из
пунктов, в каждом из которых указывается:
1. Действие, которое необходимо предпринять (поручение);
2. Исполнитель (организация, должностное лицо);
3. Срок исполнения (реальный).
При необходимости указываются инициалы и фамилия должностного
лица, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Губернатор края подпись инициал, фамилия
Приложение 4
ОБРАЗЕЦ
оформления приказа
ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
_______ N ________
г. Владивосток
Заголовок
В связи с ____________________________________________
основание
______________________________________________________
______________________________________________________
(два машинописных интервала)
ПРИКАЗЫВАЮ:
______________________________________________________
______________________________________________________
Руководитель Инициалы,
организации подпись фамилия
Визы
Приложение 5
ОБРАЗЕЦ
оформления протокола
ГЕРБ
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.00 N ______
________________________
место издания
Заголовок: заседания комиссии по ...
Председатель - Смирнов С. С.
Секретарь - Антонова М. И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается).
(Если присутствует до 15 человек, то в протоколе указываются
фамилии в алфавитном порядке через запятую).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки конференции
Доклад заведующего ...
2. О ...
1.СЛУШАЛИ:
Соколову А. И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М. И. - краткая запись выступления (от третьего лица).
Петров Н. И.
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
1.1. Одобрить ...
1.2.
2. СЛУШАЛИ .....ВЫСТУПИЛИ.....ПОСТАНОВИЛИ.....
Председатель подпись С. Смирнов
Секретарь подпись М. Антонова
Приложение 6
ОБРАЗЕЦ
оформления телеграммы
ТЕЛЕГРАММА
МОСКВА КИТАЙСКИЙ ПРОЕЗД 7 МИНАТОМЭНЕРГО ЗАМЕСТИТЕЛЮ
МИНИСТРА РЕШЕТНИКОВУ
ПОДТВЕРЖДАЕМ ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ПО ПРОБЛЕМАМ
РАЗВИТИЯ АТОМНОЙ ЭНЕРГЕТИКИ ПРИМОРЬЯ ДНИ РАБОТЫ
МЕЖДУНАРОДНОЙ КОНФЕРЕНЦИИ 18-21 ОКТЯБРЯ 1994 ГОДА=
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ Е.НАЗДРАТЕНКО
--------------------------------------------------------
г.Владивосток, ул. Светланская, 22, администрация
Приморского края, Липатников
Губернатор Е.Наздратенко
Приложение 7
ОБРАЗЕЦ
оформления журнала
ЖУРНАЛ
учета передачи документов по факсимильному
аппарату N
---------------T----------------T-------------T------------------¬
¦ Дата, время ¦Подписной номер ¦Кол-во листов¦ Адресат, город ¦
¦ передачи ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+----------------+-------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L--------------+----------------+-------------+-------------------
Приложение 8
ОБРАЗЕЦ
оформления журнала
ЖУРНАЛ
учета приема документов по факсимильному
аппарату N
---------------T------------T--------T-------------T-------------¬
¦ Дата, время ¦ Подписной ¦Кол-во ¦ Отправитель ¦ Примечание ¦
¦ приема ¦ номер ¦листов ¦ город ¦ ¦
+--------------+------------+--------+-------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L--------------+------------+--------+-------------+--------------
Приложение 9
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТАВЛИВАЕМЫМ
МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ
1. Служебные документы составляются и оформляются на бумаге
стандартного размера форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210
мм). Отдельные документы - таблицы, планы, ведомости, графики
можно изготовлять на листах бумаги формата А3 (297 х 420 мм).
2. Формуляр - образец устанавливает следующие размеры полей
документов, оформляемых машинописным способом: левое - не менее 20
мм, правое и нижнее - не менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм. При
использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего
полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 8 мм, а
правого - не менее 20 мм.
3. В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и
включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы,
допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне
листа.
4. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая
и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц
проставляются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами без
слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Номера страниц
печатаются в интервале 10 - 15 мм от верхней границы листа.
5. Документы с временным сроком хранения допускается печатать
на двух сторонах листа.
6. Текст документов печатают через 1.5 межстрочных интервала.
Документы, изготавливаемые на бумаге формата А5, допускается
печатать через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским
способом, печатаются через 2 межстрочных интервала.
7. При печатании документов используют 8 стандартных положений
табулятора:
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;
2 - после 16 - " -
3 - после 24 - " -
4 - после 32 - " -
5 - после 40 - " -
6 - после 48 - " -
7 - после 56 - " -
8. От нулевого положения табулятора печатают реквизиты:
"наименование администрации или ее структурного подразделения",
"заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "Отметку о наличии
приложения", "наименование должности в реквизите "подпись", "гриф
согласования", заверительную надпись "Верно", дату при заверении
копий, "фамилия исполнителя и номер его телефона".
От первого положения табулятора печатают начало абзацев в
тексте.
От четвертого положения табулятора печатают реквизит
"адресат".
От пятого положения табулятора печатают реквизит "гриф
утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу".
От шестого положения табулятора печатают расшифровку подписи в
реквизите "подпись" и коды по ОКПО и ОКУД.
Второе, третье и седьмое положения табулятора используют при
составлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными
частями текста.
9. Реквизиты, (кроме текста), состоящие из нескольких строк,
печатают через 1 межстрочный интервал, а их составные части
отделяют друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. Реквизиты
отделяют друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.
10. Внутренние документы (докладные записки, заявления,
объяснительные записки) оформляются на стандартном листе бумаги
формата А4 или А5. Если документы указанных видов направляются за
пределы организации, они оформляются на общем бланке администрации
края или структурного подразделения.
11. В распорядительных документах слова ПОСТАНОВЛЯЮ,
ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и т. п. печатают прописными буквами
отдельной строкой от нулевого положения табулятора без пробелов
между печатными знаками, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
12. Слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатают
прописными буквами без кавычек. Наименование должности, а также
наименование согласовывающего и утверждающего документа печатают
через один межстрочный интервал строчными буквами через полтора
межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ,
УТВЕРЖДЕНО.
13. Слова: "Приложение", "Основание" печатают строчными
буквами от нулевого положения табулятора. Наименование приложения
и основания печатают через один межстрочный интервал, столбиком
справа, оставляя слова "Приложение" и "Основание" открытыми.
14. В подписанные или утвержденные документы вносить
какие-либо изменения, исправления, добавления без разрешения лица,
подписавшего или утвердившего документ, не допускается.
15. В документах, оформляемых на двух и более страницах,
реквизиты "отметка о наличии приложения", "подпись", "визы",
"печать", "отметка о заверении копий", "отметка о переносе данных
на машинный носитель" следует располагать на последней странице
документа.
Приложение 10
ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
г. Владивосток N ___
Приложение 11
ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Владивосток N ___
Приложение 12
ГЕРБ
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ
690110, г. Владивосток, ул. Светланская, 22
------------------------------------------------------------------
Приложение 13
ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
_______ N ______
г. Владивосток
Приложение 14
ГЕРБ
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
УПРАВЛЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
690110, г. Владивосток,
ул. Светланская, 22
Телефон: 22-46-80
________ N ________
На N ___ от _______
Приложение 15
ОБРАЗЕЦ
листа согласования
Формат А4
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления (распоряжения) администрации
Приморского края
__________________________________________________________________
(наименование вопроса)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
----------------T----------------------T-------------------------¬
¦ Должность ¦ Инициал, фамилия ¦ Замечания, подпись, дата¦
+---------------+----------------------+-------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
L---------------+----------------------+--------------------------
Обратная сторона листа
Постановление (распоряжение) разослать:
_________________________________________________________________
(полное наименование организации, адрес)
Начальник управления (отдела
комитета) ___________ инициалы, фамилия
подпись
Передано в канцелярию ________________ 199__ г.
Примечания: Протокольный отдел рассылает копии постановлений,
распоряжений в строгом соответствии со списком. Ответственность за
качество указанного списка несет лично руководитель комитета,
управления, отдела, внесшего проект постановления, распоряжения.
Приложение 16
ОБРАЗЕЦ
журнала регистрации
постановлений
ЖУРНАЛ
регистрации постановлений, распоряжений администрации
Приморского края
------------------T-----------------T----------------------------¬
¦ Порядковый ¦ Дата ¦ Заголовок документа ¦
¦ номер ¦ регистрации ¦ ¦
¦ постановления ¦ ¦ ¦
L-----------------+-----------------+-----------------------------
Приложение 17
ОБРАЗЕЦ
журнала регистрации
телеграммы
ЖУРНАЛ
регистрации поступивших телеграмм
-----------T-------T---------------T-----------T---------T-------¬
¦Регистра- ¦Дата ¦ Корреспондент,¦Краткое ¦Кому ¦Роспись¦
¦ционный ¦поступ-¦ город, ¦содержание ¦направлен¦ ¦
¦номер ¦пления ¦ наименование ¦телеграммы ¦для рас- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ организации, ¦ ¦смотрения¦ ¦
¦ ¦ ¦ фамилия ¦ ¦ ¦ ¦
L----------+-------+---------------+-----------+---------+--------
Приложение 18
ИНДЕКСЫ РУКОВОДСТВА КОМИТЕТОВ,
УПРАВЛЕНИЙ, ОТДЕЛОВ АДМИНИСТРАЦИИ КРАЯ
Руководство администрации края
1. Губернатор Приморского края
2. Первый вице - губернатор края по вопросам
агропромышленного комплекса
3. Вице - губернатор края по рыбному хозяйству, торговле и
бытовому обслуживанию населения
4. Вице - губернатор края по финансовой политике и
планированию
5. Вице - губернатор края по строительству, жилищно -
коммунальному хозяйству, транспорту, связи и информации
6. Вице - губернатор края по социальной политике
7. Вице - губернатор края по топливно - энергетическому
комплексу и промышленности
8. Вице - губернатор края по внешнеэкономическим и
региональным связям
9. Вице - губернатор края - руководитель аппарата
администрации края
10. Председатель комитета по управлению имуществом края -
вице-губернатор края
Комитеты, управления, отделы
11. Канцелярия управления делопроизводства администрации края
12. Комитет по архитектуре и капитальному строительству
13. Комитет по внешнеэкономическим и региональным связям
14. Комитет по делам молодежи
15. Комитет дорожного хозяйства
16. Комитет по жилищному и коммунальному хозяйству
17. Комитет по защите прав потребителей
18. Комитет по земельным ресурсам и землеустройству
19. Комитет по науке и высшей школе
20. Комитет по печати и информации
21. Комитет по пищевой и перерабатывающей промышленности
22. Комитет портов и морского транспорта
23. Комитет по природным ресурсам
24. Комитет по промышленности
25. Комитет по рыбной промышленности
26. Комитет по связям с политическими партиями, общественными
и региональными организациями
27. Комитет по торговле и бытовому обслуживанию населения
28. Комитет по топливным ресурсам
29. Комитет по топливно - энергетическому комплексу
30. Комитет по туризму
31. Комитет по управлению имуществом Приморского края
32. Комитет по ценообразованию и контролю за ценами
33. Комитет по физической культуре и спорту
34. Комитет экономики и планирования
35. Управление внутренних дел
36. Управление здравоохранения
37. Управление кадров и кадровой политики
38. Управление культуры
39. Управление народного образования
40. Организационно - инспекторское управление
41. Управление народного образования
42. Управление социальной защиты населения
43. Управление сельского хозяйства
44. Управление труда, занятости населения и демографической
политики
45. Финансовое управление
46. Хозяйственное управление
47. Управление юстиции
48. Управление делопроизводства
49. Юридический отдел
50. Архивный отдел
51. Отдел записи актов гражданского состояния
52. Мобилизационный отдел
53. Отдел транспорта и связи
54. Отдел лесной промышленности
55. Отдел информатизации
56. Отдел по борьбе с коррупцией и преступностью
57. Представительство администрации края при Правительстве
Российской Федерации
58. Пресс - департамент администрации края
59. Служба советников губернатора края
60. Бухгалтерия
61. Штаб по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям
края
62. Лицензионная палата
63. Департамент прогнозирования региональной политики
Приложение 19
ОБРАЗЕЦ
регистрационной
карточки
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Регистрационно - контрольная карточка Канцелярия ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Рег. номер 8-0-900 Дата поступл.: 10/10/94 Поручение ¦
¦Корреспондент: ¦
¦Дата и индекс: ¦
¦Вышестоящая организация: ¦
¦Район: Отдел: ¦
¦Тема: экономика ¦
¦Краткое содержание: ¦
¦ ¦
¦Резолюция: ¦
¦ ¦
¦Автор резолюции: ¦
¦Исполнитель: ¦
¦Район исп.: ¦
¦Отдел исп.: ¦
¦Срок исполнения: 9/11/94 ¦
¦Дата ответа: ¦
¦Контрольная дата: Номер дела: ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 20
ОБРАЗЕЦ
бланка поручения
Формат А5
О документе доложено __________ "___" _________ 199__ г. вх. N ___
__________________________________________________________________
Направлено на исполнение _________________________________________
"____" _______________ 199__ г.
СОДЕРЖАНИЕ ПОРУЧЕНИЯ:
---------------------------------------T-------------------------¬
¦Дата получения документа исполнителем ¦ Поручения исполнителю: ¦
¦"____" _________________ 199 __ г. ¦ ¦
¦Дата и номер исполнительного документа¦ ¦
¦"____" _________________ 199 __ г. ¦ ¦
¦N ________ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L--------------------------------------+--------------------------
Приложение 21
ОБРАЗЕЦ
регистрационной карточки
письменных и устных
обращений граждан
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА
письменных и устных обращений граждан
-----------------------------------------------------------------¬
¦Регистрационно - контрольная Администрация Приемная ¦
¦ карточка ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Рег. номер 900/ Дата поступл.: 10/10/94 Заявление ¦
¦Корреспондент: ¦
¦Адрес: ¦
¦Вышестоящая организация: ¦
¦Район: АРСЕНЬЕВ ¦
¦Тема: 1. ПО ВОПРОСАМ ПРОМЫШЛЕННОСТИ ¦
¦Краткое содержание: ¦
¦ ¦
¦Резолюция: ¦
¦ ¦
¦Автор резолюции: ¦
¦Исполнитель: ¦
¦Район исп.: ¦
¦Отдел исп.: ¦
¦Срок исполнения: 9/11/94 ¦
¦Дата ответа: ¦
¦Контрольная дата: Номер дела: ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 22
ОБРАЗЕЦ
карточки личного приема
КАРТОЧКА
личного приема граждан
-------T-------------T-----------------------T-------------------¬
¦ ¦ ¦ Фамилия, имя, ¦ Адрес ¦
¦ ¦ ¦ отчество заявителя ¦ ¦
¦ N ¦ Дата +-----------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-------------+-----------------------+-------------------+
¦Содержание заявления¦ ¦ ¦
¦ +-----------------------+-------------------+
¦ ¦ Инициалы и фамилия ведущего прием ¦
¦____________________+-------------------------------------------+
¦____________________¦ Результаты рассмотрения заявления ¦
¦____________________¦ ¦
¦____________________¦___________________________________________¦
¦____________________¦___________________________________________¦
¦____________________¦___________________________________________¦
¦____________________¦___________________________________________¦
¦____________________¦___________________________________________¦
L--------------------+--------------------------------------------
Приложение 23
ОБРАЗЕЦ
карточки заказа
на машинописные
и копировальные
работы
--------------------------------------------------------¬
¦ КАРТОЧКА ЗАКАЗА N ___________ ¦
¦ _____________________ ________________________ ¦
¦ (дата сдачи заказа) (дата исполнения заказа) ¦
¦ Подразделение ¦
¦ (фамилия заказчика) ______________________________ ¦
¦ Вид документа: ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Количество листов ____ тираж ____ всего листов ___ ¦
¦ Роспись ____________________ ¦
¦ ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------
Приложение 24
ОБРАЗЕЦ
номенклатуры дел
Администрация
Приморского края УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ администрации
_________ N ______ Подпись (инициалы,
Владивосток фамилия)
на __________ год Дата
--------T--------------T------------T---------------T------------¬
¦Индекс ¦ Наименование ¦ Количество ¦ Срок хранения ¦ ¦
¦ дела ¦ структурных ¦ дел (томов,¦ дела (тома, ¦ Примечания ¦
¦ ¦ подразделений¦ частей) ¦ части) и N ¦ ¦
¦ ¦ и дел ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+-------+--------------+------------+---------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-------+--------------+------------+---------------+-------------
Начальник управления Подпись инициал, фамилия
Дата
Заведующий архивом Подпись инициал, фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК архивного отдела
администрации края
от _________ N _____
Приложение 25
ОБРАЗЕЦ
акта
Администрация
Приморского края УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
АКТ делопроизводства
__________ N _____ Подпись (инициалы,
Владивосток фамилия)
Дата
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов)
__________________________________________________________________
( с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
(название фонда)
----------T--------T-------T-------------T-------T---------T-----¬
¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс дела ¦Кол-во ¦Сроки ¦При- ¦
¦дела или ¦дела или¦описей ¦(тома, части)¦(томов,¦хранения ¦меча-¦
¦групповой¦крайние ¦(номен-¦по номенкла- ¦частей)¦(тома, ¦ние ¦
¦заголовок¦даты дел¦клатур)¦туре или ¦ ¦части) ¦ ¦
¦ ¦ ¦за год ¦номер дела ¦ ¦и номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦(ы) ¦по описи ¦ ¦статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+---------+--------+-------+-------------+-------+---------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---------+--------+-------+-------------+-------+---------+------
Итого _____________________ дел за __________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК
(протокол от ____________ N ___________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ___________ N ________
Приложение 26
ОБРАЗЕЦ
листа - заверителя дела
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _____________________
(цифрами и прописью)
лист(ов)
в том числе: литерные листы __________________________________
пропущенные номера _______________________ + листов внутренней
описи ________________________________________________________
--------------------------------------------T--------------------¬
¦Особенности физического состояния и ¦ Номера ¦
¦формирования дел ¦ листов ¦
+-------------------------------------------+--------------------+
¦___________________________________________¦____________________¦
¦___________________________________________¦____________________¦
L-------------------------------------------+---------------------
Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись подпись инициалы, фамилия
дата
Приложение 27
ФОРМА
внутренней описи
документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________
----T-----------T-----------T-------------T-----------T----------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ ¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦ документа ¦ листов ¦Примечания¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦
+---+-----------+-----------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+-----------+-----------+-------------+-----------+-----------
Итого _____________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела подпись инициалы, фамилия
дата
Приложение 28
ОБРАЗЕЦ
обложки дел постоянного
и временного хранения
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
(наименование учреждения и структурного подразделения)
ДЕЛО N _________ том N __________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
(заголовок дела)
______________________________________________________
(дата)
на _________ лист
Хранить _________
Ф. N ___________
Оп. N ___________
Д. N ___________
Приложение 29
ОБРАЗЕЦ
описи дел
постоянного хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя комитета
(управления, отдела)
подпись (инициалы, фамилия)
дата
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
______________________________________________
(наименование комитета (управления, отдела)
ФОНД N _________
ОПИСЬ N ________
дел постоянного хранения
за ________ год
----T--------T----------------T----------T------------T----------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Дата дела¦ Количество ¦ ¦
¦п/п¦ дела ¦ (тома, части) ¦ (тома, ¦ листов в ¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+---+--------+----------------+----------+------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+--------+----------------+----------+------------+-----------
В данный раздел описи внесено ___________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _____ по N ______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись инициалы, фамилия
Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив) подпись инициалы, фамилия
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПМК архивного отдела Протокол ЦЭК комитета
администрации Приморского края (управления, отдела)
от _________ N _______ от _______ N ________
форма годового раздела описи дел постоянного хранения
Приложение 30
ОБРАЗЕЦ
журнала учета
имеющихся и вновь
изготовленных печатей
и штампов
----------T---------------------------------T----------T---------¬
¦Оттиски ¦ Кому выдано ¦ Дата ¦Примеча- ¦
¦печатей и+--------------T---------T--------+возврата ¦ние ¦
¦штампов ¦Наименование ¦Фамилия и¦Дата и ¦и расписка¦ ¦
¦ ¦подразделения,¦инициалы ¦расписка¦в приеме ¦ ¦
¦ ¦где хранятся ¦ответст- ¦в полу- ¦ ¦ ¦
¦ ¦печати и ¦венного ¦чении ¦ ¦ ¦
¦ ¦штампы ¦лица ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+--------------+---------+--------+----------+----------
|
