УТРАТИЛО СИЛУ - ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ОТ 11.12.2003 ГОДА N 400
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 июня 1999 г. N 256
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
В связи с введением в действие с 1 июля 1998 г.
Государственного стандарта Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-97)
на организационно - распорядительную документацию, а также в целях
дальнейшего совершенствования делопроизводства в администрации
края
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить новую редакцию Инструкции по делопроизводству в
администрации Приморского края.
2. Рекомендовать главам муниципальных образований края с
учетом требований ГОСТ Р 6.30-97 на организационно -
распорядительную документацию разработать аналогичную инструкцию
по делопроизводству применительно к данному муниципальному органу.
3. Считать утратившим силу постановление администрации края от
12 июля 1995 г. N 358 "Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в администрации Приморского края".
И. о. губернатора края
В.ДУБИНИН
Утверждено
постановлением
губернатора края
от 09.06.99 N 256
Согласовано
Протокол
ЭПМК архивного отдела
администрации Приморского края
от 08.04.99 N 5
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с Типовой
инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации (М., 1993) и требованиями ГОСТ Р 6.30-97
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Инструкция устанавливает единые правила подготовки документов,
организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля
исполнения и хранения документов в аппарате администрации
Приморского края и ее структурных подразделениях. Правила,
предусмотренные инструкцией, обязательны для всех работников
администрации.
1.2. Документы администрации края являются государственной
собственностью Приморского края, и вопросы работы с ними
регулируются законодательными актами Российской Федерации, актами
Президента Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации, нормативно - методическими документами Федеральной
архивной службы России, законодательными актами Приморского края и
настоящей Инструкцией.
1.3. Положения Инструкции могут дополняться и
конкретизироваться в инструкциях, положениях, рекомендациях,
памятках и других разработках, посвященных отдельным направлениям
и участкам работы с документами в администрации края, не
противоречащих настоящей инструкции.
1.4. Инструкция по делопроизводству в администрации края
утверждается постановлением Губернатора Приморского края после
согласования с экспертно - проверочной методической комиссией
архивного отдела администрации края (далее - ЭПМК).
1.5. Положения Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми при помощи средств электронно - вычислительной
техники (ЭВТ).
1.6. Правила и порядок работы с секретными документами
устанавливаются специальной инструкцией.
1.7. Документационное обеспечение деятельности администрации
края осуществляется управлением делопроизводства администрации
края (далее - управление делопроизводства). Управлением
делопроизводства оказывается методическая помощь по вопросам
делопроизводства департаментам, комитетам, управлениям и отделам
администрации края, исполнительным органам местного
самоуправления, а также осуществляется контроль за соблюдением
требований инструкции и других нормативных актов по работе с
документами в структурных подразделениях администрации края.
За организацию делопроизводства, соблюдение установленных
настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами,
письменными и устными обращениями граждан в структурных
подразделениях администрации края отвечают их руководители.
1.8. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников структурных
подразделений, входящих в состав администрации края.
1.9. Проекты постановлений и распоряжений губернатора края,
распоряжений администрации края, другие служебные документы на
стадии их подготовки в структурных подразделениях и аппарате
администрации края являются конфиденциальными.
1.10. Передача работниками структурных подразделений и
аппарата администрации края документов или их копий работникам
сторонних организаций осуществляется только с разрешения
руководителей структурных подразделений администрации края.
1.11. Взаимодействие со средствами массовой информации
осуществляется уполномоченным на то должностным лицом или
специально созданной службой.
1.12. Об утрате документов работники немедленно сообщают
руководителю структурного подразделения и в управление
делопроизводства. Руководитель структурного подразделения
назначает служебное расследование, о результатах которого
информируется руководство администрации края.
1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае
болезни или увольнении работник по указанию руководителя
структурного подразделения администрации края передает находящиеся
у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении -
сдает числящиеся за ним документы и удостоверение личности.
2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Состав документации администрации края
2.1.1. Документирование управленческой деятельности в
администрации края осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в т. ч. телеграммы,
телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием
машинных носителей записи (магнитные диски и др.).
Документы, созданные с использованием различных способов и
носителей информации, образуют единый документальный массив
администрации края.
2.1.2. Администрация края является собственником
информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых
за счет средств краевого бюджета, а также полученных путем иных
установленных законом способов.
2.1.3. Принятие управленческих решений в администрации края
сопровождается изданием следующих распорядительных документов:
постановлений Губернатора края;
распоряжений Губернатора края;
распоряжений администрации края;
приказов руководителя аппарата и руководителей структурных
подразделений.
2.1.4. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на
заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях,
фиксируются в протоколах.
В деятельности администрации края создаются различные
информационные, справочные документы (акты, справки, докладные
записки, обзоры и т. д.).
Для осуществления оперативных связей с другими организациями и
отдельными гражданами направляются письма, факсы, телеграммы,
телефонограммы.
2.1.5. Для оформления приема, увольнения, перемещения
работников администрации, предоставления им отпуска оформляются
контракты, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки,
личные карточки и др.
2.2. Порядок разработки бланков документов
2.2.1. Бланки организационно - распорядительных документов,
создаваемых в процессе управленческой деятельности администрации
края ее структурными подразделениями, разрабатываются на основе
состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р
6.30-97.
2.2.2. Для изготовления бланков применяется бумага формата А4
(210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается изготавливать
бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).
2.2.3. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна
быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в
кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного
хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
2.2.4. Бланки должны изготавливаться преимущественно
типографским способом. Для документов временного срока хранения
допускается использовать копии бланков, полученные с помощью
средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также
воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно
при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом должны изготавливаться
бланки, имеющие в качестве реквизита герб Приморского края и
являющиеся объектом строгой отчетности. Использование ксерокопий
данных бланков при создании документов не допускается.
Учет поступления и выдачи гербовых бланков в структурных
подразделениях администрации края производится в журналах
установленной формы (приложение 1).
2.2.5. Наименование вида документа проставляется на всех
бланках (постановлениях, распоряжениях, приказах и т. д.), кроме
писем.
2.2.6. Для документирования управленческой деятельности
администрации края и ее структурных подразделений применяются
следующие виды бланков документов:
бланк постановления Губернатора края (приложение 2);
бланк распоряжения Губернатора края (приложение 3);
бланк распоряжения администрации края (приложение 4);
бланк письма Губернатора края (приложение 5);
бланк письма администрации края (приложение 6);
общий бланк администрации края (приложение 7);
бланк письма структурного подразделения администрации края
(приложение 8);
бланк должностного лица (Губернатора края, вице-губернатора
края) (приложение 9);
бланк приказа (приложение 10).
2.2.7. Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как
углового, так и продольного расположения реквизитов. При
продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до
границы правого поля бланка.
Бланки с продольным расположением реквизитов целесообразно
применять в случаях, когда наименование организации содержит
большое количество печатных знаков.
Изображение герба на бланках с угловым расположением
реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк
реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным
расположением реквизитов - в центре верхнего поля.
2.2.8. На гербовых бланках, для их учета, проставляют
типографским способом или специальным нумератором учетные
порядковые номера. Эти номера проставляются на обратной стороне
бланка на правом нижнем поле.
2.2.9. На бланках документов, изготавливаемых в администрации
края и ее структурных подразделениях, устанавливаются следующие
размеры полей: левое и верхнее не менее 20 мм, но не более 30 мм,
правое и нижнее - не менее 10 мм.
2.3. Правила оформления реквизитов документов
2.3.1. Герб Приморского края
Герб Приморского края воспроизводится на бланках документов
администрации края и ее структурных подразделений, как правило, в
одноцветном варианте размером: высота - 20 мм, ширина - 17 мм. В
трехцветном варианте герб Приморского края воспроизводится только
на бланках писем Губернатора края.
2.3.2. Наименование организации - автора документа
Наименование краевого органа исполнительной власти указывается
в точном соответствии с Уставом Приморского края.
На бланке, ниже герба Приморского края, печатается
наименование "Губернатор Приморского края" или "Администрация
Приморского края", шрифтом установленного размера, прописанными
буквами, без разбивки.
Департаменты, комитета, управления и отделы администрации края
на бланках документов ниже реквизита "Герб Приморского края" под
реквизитом "Администрация Приморского края" указывают свое
наименование и справочные данные.
Если документ подготавливается совместно двумя и более
организациями, то он составляется не на бланке. В этом случае
наименование организации следует располагать в соответствии с
рангом. В случае оформления документов организациями одного ранга
их наименования располагают на одном уровне.
2.3.3. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес,
номера телефонов, наименование организации и другие сведения по
усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, адрес
электронной почты и др.).
Составные части почтового адреса в справочных данных
указываются в последовательности, установленной "Правилами
оказания услуг почтовой связи": название улицы, номер дома,
название населенного пункта, название края, почтовый индекс.
Например: ул. Светланская, 22, г. Владивосток, 690110.
2.3.4. Дата документа
Датой постановления, распоряжения администрации края является
дата регистрации данного вида распорядительного документа в
протокольном отделе управления делопроизводства администрации
края.
Датой приказа, издаваемого в аппарате и структурных
подразделениях администрации края, является дата подписания
документа.
Датой протокола заседания коллегиального органа, совещания
является дата их проведения, которая фиксируется при оформлении
соответствующего протокола.
Для документов, составляемых совместно с несколькими органами
(организациями), датой документа является дата подписания его
последней организацией (органом).
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте и контрольно - регистрационных
карточках, оформляются цифровым способом. Элементы даты пишутся
арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число,
месяц, год (например: 08.09.98). В тестах документов, содержащих
сведения нормативного и финансового характера, применяется
словесно - цифровой способ оформления дат: 5 октября 1998 г.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида
документа.
2.3.5. Адресование документа
При адресовании документа руководителю учреждения, организации
ее наименование входит в состав адресата.
Например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
Фамилия, инициалы
или
Руководителю департамента
здравоохранения
администрации
Приморского края
Фамилия, инициалы
или
Главе муниципального образования
Спасский район
Фамилия, инициалы
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже.
Например:
Управление социальной
защиты населения
администрации
Приморского края
Отдел учета
малоимущих граждан
В случае, если документ направляется должностному лицу, то
название организации указывается в именительном падеже, а
должность и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Управление кредитных
ресурсов
Главному специалисту
Петрову Н. И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций
их названия следует указывать обобщенно.
Например:
Руководителям
департаментов, комитетов,
управлений и отделов
администрации края
или
Главам муниципальных
образований края
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. В
этом случае на документе ниже наименования корреспондента пишется
адрес (название улицы, номер дома, номер квартиры, название
населенного пункта, название области, края, страны для
международных почтовых отправлений, почтовый индекс).
Например:
АО "Приморские курорты"
ул. Глинки, д. 8-а
г. Владивосток, 690008
Если документ направляется частному лицу (например, ответы на
жалобы, заявления), то сначала указывается фамилия и инициалы
получателя, затем название улицы, номер дома, номер квартиры,
название населенного пункта, название области, края, почтовый
индекс.
Например:
Петровой Л. И.
ул. Победы, д. 15
г. Дальнегорск
Приморского края, 692100
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия"
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом документе
проставляется только один адресат.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения и постоянным корреспондентам; в этих
случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными
адресами.
На конверте почтовый адрес адресата пишется в нижней правой
части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового
отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
2.3.6. Согласование документа
Согласование проектов постановлений и распоряжений губернатора
края, распоряжений администрации края оформляется на отпечатанном
типографским способом "Листе согласования", путем визирования
должностными лицами проекта распорядительного документа
(приложение 11).
Виза включает в себя реквизиты: наименование должности, личная
подпись, ее расшифровка и дата визирования.
Замечания по проекту распорядительного документа, если
позволяет место, излагаются на "Листе согласования" или на отделом
листе, о чем делается пометка на "Листе согласования" - "Замечания
прилагаются". Содержание замечаний в обязательном порядке
докладывается руководителю администрации края, подписывающему
документы.
На оборотной стороне "Листа согласования" заполняется
указатель рассылки, содержащий перечень адресатов, которым следует
направить документ или выписку из него. "Лист согласования"
подписывается руководителем структурного подразделения
администрации края, подготовившим проект распорядительного
документа.
Если содержание документа (кроме постановления, распоряжения
Губернатора края и администрации края) затрагивает интересы
нескольких организаций, то согласование оформляется грифом. Гриф
согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне
документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и
дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Вице-губернатор края
________________ И. О. Фамилия
(подпись)
10.05.98
Если согласование производится коллегиальным органом или
посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
(наименование коллегиального
органа)
от 30.07.98 N 10
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства финансов
Российской Федерации
от 10.12.98 N 03-17/345-К
2.3.7. Подписание документа
Подпись документа является обязательным реквизитом любого
подлинного служебного документа, в т. ч. и документа, являющегося
приложением.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на
бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке),
личная подпись и ее расшифровка.
Подписание документа на бланке следует оформлять следующим
образом: указывается должность руководителя, начальные буквы его
имени, отчества и фамилия.
Приложения к распорядительным документам подписываются
руководителем структурного подразделения администрации края,
подготовившим данное приложение,
например:
Начальник финансового
управления администрации края И.О. Фамилия
Служебные документы: инициативные письма, информации,
сведения, докладные записки, адресованные высшим органам
государственной власти, подписываются Губернатором края или
вице-губернаторами края.
Документы, направляемые структурными подразделениями
администрации края, подписываются руководителями структурных
подразделений или их заместителями.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами
равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документа необходимо указывать фактическую
должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления
"И. о.", "Заместитель" вносятся машинописным способом).
Не допускается подписание документа с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не
должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в
составе комиссии.
Например:
Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
2.3.8. Приложения
Приложения к основному документу должны иметь все необходимые
для документа элементы: наименование, заголовок, текст, подписи
лиц, ответственных за их содержание, дату и номер основного
документа, при необходимости - отметки о согласовании, утверждении
и т. д.
В постановления и распоряжениях губернатора края,
распоряжениях администрации края наличие приложений указывается в
соответствующей распорядительной части документа.
При наличии нескольких приложений в соответствующем месте
текста постановления, распоряжения указывается: (приложение 1) или
(приложение 2), (приложение 3) и т. д.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу каждого приложения делается отметка с указанием названия
распорядительного документа, его даты и номера.
Например:
Приложение 7
к постановлению
Губернатора края
от 05.09.98 N 240
Если письмо имеет приложения, упомянутые в тексте, то под
текстом делается ссылка:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложения, не упомянутые в тексте, то их
наименования необходимо перечислять с указанием количества листов
в каждом приложении и числа их экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Смета расходов комитета информатизации
администрации Приморского края на 1л. в 4 экз.
2. Штатное расписание комитета информатизации
на 1 л. в 4 экз.
Если к письму прилагается документ, имеющий приложения,
то отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение: постановление Губернатора края от 29.01.97 N 31 "О
внесении изменений в постановление администрации края от 27.02.95
N 88 "О структуре администрации Приморского края" и приложение к
нему, всего на 14 л.
Количество листов не указывается, если приложения
сброшюрованы.
Если документ направляется в две или более организации, а
приложение к документу направляется лишь одному из адресатов, то
об этом специально указывается:
Приложение: распоряжение администрации края от 31.05.96 N
569-р "Об утверждении Положения о порядке издания актов
Губернатора края" на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Приложения должны быть подписаны руководителем структурного
подразделения - исполнителем документа.
2.3.9. Утверждение документа
Основным способом введения документа в действие является его
утверждение. Документы структурных подразделений администрации
края, требующие утверждения краевым органом исполнительной власти,
утверждаются руководителями администрации края, в компетенцию
которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых
документах.
Утверждение документов производится проставлением грифа
утверждения или изданием распорядительного документа (в случаях,
когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Утверждение документа производится после его подписания.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования
должностного лица, утверждающего документ (включая наименование
организации, если оно не входит в состав реквизита бланка), личной
подписи, ее расшифровки и даты утверждения,
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Первый вице-губернатор
Приморского края
подпись И.О. Фамилия
05.05.98
Примерный перечень подлежащих утверждению документов дан в
приложении 12.
Если документ утверждается постановлением, приказом или
протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без
кавычек), названия документа в именительном падеже, его даты и
номера,
например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Губернатора
Приморского края
от 06.12.98 N 241
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу
документа.
2.3.10. Удостоверение подлинности документов
Печать с изображением герба Приморского края ставится на
документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать
дан в приложении 13.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности и подписи лица,
подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на
специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения
печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования
должности и подписи.
Оттиск проставленной печати должен быть четким и хорошо
читаемым.
Простые печати (не гербовые) в аппарате администрации края
хранятся:
печать (не гербовая) с наименованием "Управление
делопроизводства администрации Приморского края" ставится на
справках, больничных листах и т. д., выдаваемых работникам
аппарата; хранятся в канцелярии управления делопроизводства;
печать (не гербовая) с наименованием "Протокольный отдел
управления делопроизводства администрации Приморского края"
ставится на постановлениях, распоряжениях, протоколах и копиях
этих документов, а также выписках из указанных документов,
хранится в протокольном отделе управления делопроизводства;
печать (не гербовая) с наименованием "секретная часть"
проставляется на документах, поступающих в спецчасть администрации
края, и хранится у заведующего спецчастью;
печати (не гербовые) с наименованием "Для отметок
командировочных удостоверений", "Для пакетов и телеграмм"
проставляются на командировочных удостоверениях, телеграммах,
описях и реестрах отправляемых документов и т. д., хранятся в
канцелярии управления делопроизводства.
В структурных подразделениях администрации края, в которых
положением о структурном подразделении предусматриваются
соответствующие печати, руководители определяют должностное лицо,
ответственное за их использование и хранение.
В структурных подразделениях администрации края ведется журнал
учета поступления и выдачи гербовых печатей (приложение 1).
Порядок изготовления, учета, использования и хранения печатей
с воспроизведением герба Приморского края утвержден постановлением
Губернатора Приморского края от 02.12.98 N 568 "О внедрении
Государственного стандарта Российской Федерации на организационно
- распорядительную документацию в органах государственной власти,
местного самоуправления, предприятиях, организациях и учреждениях
всех форм собственности Приморского края".
2.3.11. Заверение копий документов
Копией документа следует считать документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние
признаки или часть их.
При заверении копии документа реквизит "Отметка о заверении
копии" следует оформлять следующим образом: ниже реквизита
"Подпись" необходимо проставлять заверительную надпись "Верно";
должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку
подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,
например:
Верно
Заведующая протокольным отделом
управления делопроизводства
администрации края личная подпись И.О. Фамилия
26.11.98
Печати на копии документов ставятся для удостоверения их
соответствия подлинникам.
В аппарате администрации края копии рассылаемых
распорядительных документов и выписки, как правило, заверяются
печатью с наименованием "Протокольный отдел управления
делопроизводства администрации Приморского края". В отдельных
случаях копии документов могут заверяться гербовой печатью.
2.3.12. Резолюция
Результаты рассмотрения руководителями документов отражаются в
их резолюциях. В резолюции руководителя даются указания по
исполнению документа. Текст резолюции, как правило, оформляется на
бланке поручения (приложение 14), который прилагается к лицевой
стороне первого листа документа. Если резолюция оформляется не на
бланке, то она пишется на первом листе подлинника документа на
свободном от текста месте.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата.
Например:
Фамилия, И.О.
Прошу подготовить проект мероприятий
по усилению контроля за исполнением
документов в аппарате администрации
края к 25.11.99
___________________________________
(подпись руководителя)
05.11.99
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается
ответственный исполнитель. Если не указано, то ответственным
является должностное лицо, названное в резолюции первым.
2.3.13. Гриф ограничения доступа к документу
Наличие данного грифа на документе свидетельствует об особом
характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к
документу.
К служебной информации ограниченного распространения относится
несекретная информация, касающаяся деятельности учреждений и
организаций, ограничения на распространение которой диктуются
служебной необходимостью.
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного
распространения акты законодательства, постановления и
распоряжения Губернатора края и распоряжения администрации края,
устанавливающие правовой статус исполнительно - распорядительных
органов, организаций, общественных объединений, а также права,
свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях
и процессах, экологическая, гидрометеорологическая,
гидрогеологическая, демографическая, санитарно -
эпидемиологическая и другая информация, необходимая для
обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан
и населения края в целом, а также производственных объектов;
описание структуры администрации края, функций, направлений и
форм деятельности, а также юридические адреса подразделений;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращения
граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц,
рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других
ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и
архивов, информационных системах учреждений и организаций,
необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
На документах (в необходимых случаях и на их проектах),
содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
проставляется пометка "Для служебного пользования" (приложение
15).
Вице-губернатор края - руководитель аппарата администрации
края определяет:
категории документов, которые подлежат отнесению к разряду
ограниченного распространения;
целесообразность передачи служебной информации ограниченного
распространения другим органам и организациям;
по предложению исполнителя и должностного лица, подписавшего
или утвердившего документ, необходимость снятия пометки "Для
служебного пользования" с носителей информации ограниченного
распространения.
Должностное лицо, принявшее решение об отнесении служебной
информации к разряду ограниченного распространения, несет
персональную ответственность за обоснованность принятого решения и
за соблюдение предусмотренных ограничений.
Служебная информация ограниченного распространения без санкции
соответствующего должностного лица не подлежит разглашению
(распространению).
За разглашение служебной информации ограниченного
распространения, а также нарушение порядка обращения с
документами, содержащими такую информацию, государственный
служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной
предусмотренной законодательством ответственности.
В случае ликвидации органа исполнительной власти решение о
дальнейшем использовании служебной информации ограниченного
распространения принимает ликвидационная комиссия.
Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра
проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на
обложке и титульном листе издания, а также на первой странице
сопроводительного письма к таким документам.
Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, осуществляется:
постановлений и распоряжений - протокольным отделом управления
делопроизводства администрации края;
писем - канцелярией управления делопроизводства администрации
края.
Документы с пометкой "Для служебного пользования":
печатаются в машинописном бюро;
на обороте последнего листа каждого экземпляра документа
машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров,
свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и
подписанные документы передаются для регистрации работнику,
осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим
работником.
При незначительном объеме таких документов разрешается вести
их учет совместно с другими несекретными документами. К
регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,
заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения
соответствующего руководителя. Учет размноженных документов
осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках,
хранилищах).
При необходимости направления документов с пометкой "Для
служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель
рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров
отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается
исполнителем и руководителем структурного подразделения,
готовившего документ.
Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования"
группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое
помещены такие документы, также проставляется пометка "Для
служебного пользования".
Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного
пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих
исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об
этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Передача документов и дел с пометкой "Для служебного
пользования" от одного работника к другому осуществляется с
разрешения соответствующего руководителя.
При смене работника, ответственного за учет документов с
пометкой "Для служебного пользования", составляется акт
приема - сдачи этих документов, который утверждается
соответствующим руководителем.
Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для
служебного пользования" проводится не реже одного раза в год
комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких
комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и
хранение этих материалов.
Результаты проверки оформляются актом.
О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения либо
разглашения этой информации, ставится в известность руководитель
организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств
утраты и разглашения. Результаты расследования докладываются
руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для
служебного пользования" составляется акт.
При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах
(делах или изданиях, а также в учетных формах) делаются
соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти
документы (издания) направлялись.
2.4. Правила изготовления документов с помощью
печатающих устройств
2.4.1. В аппарате и структурных подразделениях администрации
края, как правило, документы изготовляются при помощи печатающих
устройств средств ЭВТ или на пишущей машинке.
Образцы оформления распорядительных документов даны в
приложениях 16, 17.
2.4.2. В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и
включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы,
допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне
листа.
2.4.3. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по
ГОСТ 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного
знака); 4,25 - межстрочный интервал. При изготовлении документа
средствами ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов
используется шрифт Times New Roman Cyr, размер 13.
2.4.4. Текст документов рекомендуется печатать на бланках
формата А4 через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5
- через 1 межстрочный интервал.
2.4.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из
нескольких срок, печатаются через 1 межстрочный интервал.
Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения
документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования"
отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.
2.4.6. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 -
3 межстрочными интервалами
2.4.7. Наименование вида документа печатается прописными
буквами.
2.4.8. Инициалы и фамилия в реквизите "подпись" печатаются с
пробелом на уровне последней строки наименования должности.
Например:
Начальник Управления И.О.Фамилия
2.4.9. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку
допускается продлевать до границы правого поля или переносить на
следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.
2.4.10. Рекомендуется при печатании документов соблюдать
отступ от левой границы текстового поля (в печатных знаках):
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст (без
абзацев)", "Отметка о наличии приложения", "Отметка об
исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело"; наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф
согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также
слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 - для начала абзаца в тексте;
32 - для реквизита "Адресат";
40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф
ограничения доступа к документу";
16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;
48 - для расшифровки подписи в реквизите "подпись".
2.4.11. Если в тексте документа имеются примечания или
выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший
основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание"
печатаются от левой границы текстового поля.
2.4.12. При наличии нескольких грифов утверждения и
согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных
ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля,
второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого
поля.
2.4.13. При изготовлении документов на двух и более листах
второй и последующие нумеруются.
Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине
верхнего поля, без знаков препинания.
2.4.14. Допускается печатание документов с использованием
оборотной стороны листа.
2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов
2.5.1. Постановление, распоряжение
Постановление - правовой документ, издаваемый Губернатором
края для разрешения наиболее важных и принципиальных задач,
возложенных на него Конституцией Российской Федерации,
федеральными законами, указами Президента Российской Федерации,
решениями Правительства Российской Федерации и правовыми актами
Думы Приморского края.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый Губернатором края,
вице-губернаторами по вопросам, вытекающим из функции оперативного
руководства. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и
касается определенного круга исполнителей.
Проект распорядительного документа (постановления,
распоряжения) должен содержать заголовок. Заголовок должен быть
сформулирован четко, кратко выражая содержание документа.
Текст распорядительного документа должен, как правило,
состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В
констатирующей (описательной) части проекта распорядительного
документа излагаются цели и задачи предписываемых действий и
основания, служащие причиной издания документа. Если проект
распорядительного документа готовится на основании Указа или
распоряжения Президента Российской Федерации, постановления или
распоряжения Правительства Российской Федерации, констатирующая
часть начинается словами "В соответствии...", "В целях...", "Во
исполнение..." и указываются их реквизиты в следующей
последовательности: наименование вида документа, автор, дата,
номер и заголовок.
Распорядительные документы, дополняющие ранее изданные, должны
иметь оговорку в тексте "В дополнение к распоряжению
от.......N.......".
Констатирующая часть проекта документа может отсутствовать,
если предписываемые им действия не нуждаются в разъяснениях и
обоснованиях (о назначении комиссий, утверждении инструкций, актов
и т. п.).
Распорядительная часть проекта постановления начинается со
слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое располагается на отдельной строке,
начиная от границы левого поля, после чего ставится двоеточие,
затем последовательно в повелительной форме указывается, кому,
какие действия и в какие сроки необходимо выполнить.
Распорядительная часть проекта распоряжения непосредственно
начинается с указания, кому, какие действия и в какие сроки
необходимо выполнить.
В зависимости от объема и содержания проект документа
подразделяется на пункты. Нумерация пунктов сквозная и выполняется
арабскими цифрами.
Каждый пункт проекта документа необходимо начинать с указания
исполнителя. В последнем пункте указывается орган или должностное
лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Названия структурных подразделений администрации края,
предприятий, учреждений и организаций указываются в точном
соответствии с их наименованиями.
Использование сокращенных наименований допускается лишь в тех
случаях, когда такие сокращения являются официальными.
В конце проекта документа, когда в этом имеется необходимость,
в хронологическом порядке перечисляются решения или пункты
решений, отмененных или утративших силу: "Отменить...", "Признать
утратившим силу...".
Наименование документа, пункт которого утрачивает силу или
отменяется, должно быть приведено полностью с указанием его
наименования, даты, номера, заголовка.
Изменения в распорядительный документ администрации края
вносятся документом, соответствующим ранее принятому (т. е.
изменения в постановление вносятся только постановлением, а в
распоряжение - соответственно, распоряжением).
Прохождение и согласование проекта постановления, распоряжения
осуществляется в следующей последовательности:
руководитель структурного подразделения, подготовивший проект;
руководители департаментов, комитетов, управлений и отделов,
имеющие прямое отношение к содержанию постановления или
распоряжения;
директор департамента по организационно - контрольной и
кадровой работе;
сектор подготовки документов;
начальник правового управления администрации края;
вице-губернатор края по вопросам, входящим в его компетенцию;
руководитель аппарата администрации края.
Отредактированные сектором подготовки документов и
завизированные в правовом управлении проекты документов
представляются на рассмотрение вице-губернатору края (по вопросам,
входящим в его компетенцию).
Если в процессе доработки в проект вносятся существенные
изменения, он подлежит повторному визированию руководителями
заинтересованных органов и организаций. Повторное визирование не
требуется, если при доработке в проект документа внесены
уточнения, не изменившие его содержания.
Согласование проектов распорядительных документов, как
правило, должно проводиться безотлагательно, а если требуется
стилистическое или техническое редактирование или дополнительное
изучение и проработка вопроса - в течение трех рабочих дней.
Ответственность за качество и сроки подготовки проектов
документов возлагается на руководителей структурных подразделений
администрации края.
Полностью оформленные и согласованные с вице-губернаторами
края проекты постановлений и распоряжений передаются через
руководителя аппарата администрации края на подпись Губернатору
края или должностному лицу, исполняющему его обязанности.
Подписанные распорядительные документы незамедлительно
передаются в протокольный отдел управления делопроизводства для
регистрации и отправки в 3-дневный срок непосредственным
исполнителям, указанным на оборотной стороне листа согласования.
Необходимость осуществления контроля за исполнением
постановления, распоряжения Губернатора края и распоряжения
администрации края определяет начальник контрольного управления
департамента по организационно - контрольной и кадровой работе.
Два экземпляра постановления, распоряжения Губернатора края,
распоряжения администрации края, поставленного на контроль,
передается в контрольное управление департамента по
организационно - контрольной и кадровой работе.
Постановления и распоряжения без листа согласования не
принимаются к регистрации протокольным отделом управления
делопроизводства (за исключением распоряжений о командировках по
Российской Федерации и отпусках).
Протокольный отдел управления делопроизводства ежедекадно
направляет копии постановлений и распоряжений Губернатора края и
распоряжений администрации края в Администрацию Президента
Российской Федерации, Думу Приморского края, а также по запросам в
иные органы власти и управления.
2.5.2. Положение
Положение - правовой акт, устанавливающий порядок создания,
объем прав и обязанностей, организацию работы структурного
подразделения администрации края или учреждения, организации.
Текст положения, как правило, состоит из следующих разделов:
общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности,
зваимоотношения, связи, организация работы.
Проект положения визируется руководителем структурного
подразделения.
Положение подписывается руководителем структурного
подразделения и утверждается распорядительным документом
администрации края.
Если положение оформлено с грифом утверждения, то подпись
руководителя структурного подразделения под документом не
ставится.
2.5.3. Приказ
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной или только распорядительной,
если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
При составлении приказа используется форма изложения текста от
первого лица единственного числа.
В первой, констатирующей, части приказа указывается основание
или причина составления распорядительного документа.
Распорядительная часть приказа должна начинаться словом
"ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанными прописными буквами на отдельной строке
от левой границы текстового поля двумя машинописными интервалами
ниже констатирующей части, и содержать перечисление действий с
указанием необходимых мероприятий, сроков исполнения, конкретных
исполнителей.
Распорядительная часть приказа делится на пункты, если
исполнение приказа предполагает нескольких исполнителей и
выполнение различных по характеру действий. Действия одного
характера исполнения перечисляются в одном пункте. Пункты, которые
включают управленческие действия, носящие распорядительный
характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.
Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в составе...
В том случае, если задание или действие предполагает
конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен
начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в
тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
В качестве исполнителей могут быть указаны и структурные
подразделения.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику отдела по науке Дроздову А. Д. подготовить
проект положения об отделе.
2. Заведующему сектором кадров и делопроизводства Петровой
С. П. представить отделу по науке необходимые нормативно -
методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и
оформляется тремя парами арабских цифр.
Например:
Срок представления 15.10.98.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных
лиц, на которых возлагается контроль за исполнением
распорядительного документа.
Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
директора департамента Николаеву В. Н.
или
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Издаваемые приказы должны согласовываться с ранее изданными
приказами по тем же вопросам. Если новым приказом отменяется ранее
изданный по данному вопросу приказ, то об этом указывается в
тексте. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным приказам,
должны иметь в тексте соответствующую ссылку, например: "В
дополнение к приказу от 15.09.98 N 131 (далее следует заголовок
ранее изданного приказа)".
Приказ должен иметь заголовок, быть тщательно отредактирован и
напечатан на бланке установленной формы.
Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны
иметь все необходимые для документа элементы: наименование,
заголовок, подпись, дату и т. д.
Приложения к приказам содержат в верхнем правом углу первого
листа отметку:
Приложение
к приказу управления культуры
администрации края
от 00.00.00 N
В приказах ссылки на приложения указываются в его тексте.
Нумерация приказов ведется отдельно по основной деятельности и
по личному составу и начинается ежегодно с первого января с
единицы.
Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа
через тире присоединяется буквенный индекс "Л".
2.5.4. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных
органов, собраниях, совещаниях, конференциях.
Заголовком протокола являются названия вида коллегиальной
работы (совещания, собрания) или коллегиального органа.
Протоколы могут быть трех видов:
краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии
докладчиков и выступающих, принятые решения; полные - содержат,
кроме вопросов и решений, краткую запись выступления докладчиков и
участников; стенографические - весь ход заседания записывается
дословно.
Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к
протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
В полных и стенографических протоколах должно быть отражено
содержание выступлений по рассматриваемым вопросам.
Протоколы ведут секретарь или секретариаты, избранные на
заседаниях, либо должностные лица.
В случае стенографирования выступлений на заседаниях или
совещаниях их содержание в протокол может не включаться, а
расшифрованные и соответствующим образом оформленные стенограммы
прилагаются к протоколам.
При записи хода заседания на магнитной ленте (магнитофон или
диктофон) ведущий заседание или совещание должен ясно и четко
называть должность, фамилию, имя, отчество выступающего: "Слово
предоставляются начальнику отдела международных связей Извекову
Василию Петровичу".
После заседания или совещания с фонограмм (магнитных лент,
кассет и т. д.) текст выступлений перепечатывается, оформляется
соответствующим образом и подписывается председательствующим и
секретарем. Тексты этих выступлений также прилагаются к протоколу.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во
вводной части после заголовка указываются фамилии и инициалы
председателя и секретаря заседания или совещания. После слова
"Присутствовали" указываются фамилии и инициалы всех
присутствующих на заседании членов коллегиального органа или
сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15,
то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной
части протокола указывается только их общее количество.
Основная часть текста протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и
строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются
прописными буквами, каждое с новой строки.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела. После слова
СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной строки указывается
фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии
ставится тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме
прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен
докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется -
"Доклад прилагается".
Например:
1. СЛУШАЛИ:
Зорина В. В. - Доклад прилагается.
После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной
строки в именительном падеже указываются фамилия и инициалы
выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы начинается
текст выступления.
Например:
ВЫСТУПИЛИ:
Лебедева В. А. - Краткая запись выступления. Содержание
выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел
ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов "вопрос" и
"ответ" пишут фамилию и инициалы).
В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль
выступающего начинать с абзаца.
После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) ставится двоеточие, а ниже с
красной строки приводится текст решения. Если решение является
самостоятельным документом, то после двоеточия пишется "решение
прилагается".
Например:
РЕШИЛИ: решение прилагается.
Решение заседания, если оно содержит различные вопросы,
подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Если решением (постановлением) или одним из его пунктов
утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к
протоколу.
Если один из вопросов повестки дня на данном заседании не
рассматривается, это фиксируют в протоколе.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после
соответствующего протокольного решения.
Протоколы должны подписывать председатель и секретарь. Текст
протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию,
всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года.
2.5.5. Служебные письма
Письма - это обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых по единому способу передачи текстов
(пересылка почтой).
Письма подготавливаются по указанию руководства или по
инициативе структурных подразделений, а также в ответ на
поступившие документы и печатаются на бланке письма, имеют
максимально краткий, емкий и точный заголовок.
Служебные письма имеют множество видов: инструктивные,
сопроводительные, информационные, гарантийные, письма -
подтверждения, письма - напоминания, письма - извещения и т. д.).
Письма следует составлять, как правило, по одному вопросу, так
как это значительно облегчает, убыстряет их обработку. Текст
письма должен быть кратким, ясным и состоять из двух логически
связанных частей. В первой части указываются факты, события,
причины, послужившие основанием для написания письма, а также
приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины
изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы,
заключения и т. д.
Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых
должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.
При обращении к адресату учитывается его служебное положение,
сфера деятельности и т. д.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются,
например:
Уважаемый Сергей Петрович!
Господин Титов!
Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов!
Уважаемый г-н Титов!
Уважаемая госпожа Петровская!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена
получателей письма).
При обращении к высшим должностным лицам органов власти,
депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а
также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение
с указанием должности без фамилии.
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой
вежливости. Например, "С уважением...", "Искренне Ваш...".
Заключительная формула вежливости отделяется от названия
должности запятой.
Например:
С уважением,
начальник управления личная подпись И.О. Фамилия
Если в обращении присутствует выражение "Уважаемый", в
заключительной формулировке не следует употреблять "С уважением".
Если адресат неизвестен, письмо пишется без обращения.
Изложение ведется в первом и втором лице множественного числа:
"Высылаем Вам...", "просим направить нам...", ("Вы", "Вас" и т. д.
пишется с прописной буквы, а "мы", "нас", "нам" и т. д. - со
строчной).
Форма изложения текста письма может быть и от первого лица
единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т. д.). Данную
форму изложения текста письма применяют тогда, когда письмо носит
конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к
адресату.
2.5.6. Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководителю и
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами
и предложениями составителя.
Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по
указанию руководителя.
Докладная записка оформляется на чистом листе бумаги формата
А4, имеет дату, заголовок к тексту, текст, подпись составителя.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части
(вводной) излагаются факты и приводится их анализ, во второй -
делаются выводы и предложения.
2.5.7. Заключение
Заключение - документ, содержащий мнение, вывод по какому-либо
документу или вопросу.
Печатается на общем бланке. В заголовке к тексту следует
указывать название документа или вопроса, на который подготовлено
заключение.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой - дается
общая оценка вопроса или документа и предложения по документу в
целом, во второй - конкретные замечания по существу каждого
рассматриваемого вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на
пункты.
2.5.8. Акт
Акт - документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленные факты и события.
Акты составляются по результатам ревизии финансово -
хозяйственной деятельности приема - передачи дел, проверки
наличия, инвентаризации и др.
Акт составляется комиссионно (не менее двух составителей) или
специально уполномоченным должностным лицом.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или
события.
Акты внутреннего характера оформляются на общем бланке.
Совместные с другими учреждениями акты печатаются на бланке
того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный
акт, или на чистом листе бумаги формата А4.
В заголовке акта следует писать название или краткое
содержание актируемого факта или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта строится по схеме:
Основание: указывается распорядительный документ, его номер и
дата.
Составлен комиссией в составе:
Председатель - должность, фамилия и инициалы.
Члены комиссии: должности, фамилии, инициалы.
Присутствовали: должности, фамилии, инициалы.
В необходимых случаях приводятся сведения о документах,
удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в
составлении акта, и их адреса.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность
и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а
также выводы, предложения и заключения.
В конце текста с красной строки указывается количество
экземпляров акта, место их нахождения или адресаты, которым они
направлены,
например:
Составлен в трех экземплярах:
1-й экземпляр - направлен (наименование структурного
подразделения);
2-й экземпляр - (наименование структурного подразделения);
3-й экземпляр - в дело (указывается номер дела).
Число экземпляров акта определяется нормативными документами
или практической необходимостью.
Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении или
присутствовавшие при составлении, при этом указываются не
наименования должностей, а распределение обязанностей при
составлении акта. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном
порядке.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ КРАЯ
И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Прием входящей корреспонденции
3.1.1. Поступившая в адрес администрации края корреспонденция
принимается работником канцелярии управления делопроизводства
(далее - канцелярия) непосредственно в отделении связи два раза в
день, в 9 и в 14 часов.
Телеграммы доставляются в канцелярию работниками отделения
связи по мере их поступления.
3.1.2. Полученная канцелярией корреспонденция
расконвертовывается, при этом проверяется наличие вложений, а
также указанных в документах приложений.
В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в
двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту,
другой остается в канцелярии. Акт подписывается заведующим
канцелярией.
3.1.3. Ошибочно засланная корреспонденция пересылается по
принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае
корреспонденция возвращается отправителю.
3.1.4. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и
прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним
можно установить адрес отправителя или когда дата почтового
штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки
и получения документа.
При получении доплатной корреспонденции конверты сохранятся
для бухгалтерии в качестве доказательства оплаты доставки.
3.1.5. Работниками канцелярии не вскрываются конверты писем с
надписью "лично", а также адресованные депутатам и общественным
организациям.
Указанная категория писем передается канцелярией по
назначению.
3.1.6. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в
выходные и праздничные дни, принимается приемной Губернатора края,
о чем делается отметка в журнале регистрации. О документах и
телеграммах, требующих незамедлительного решения, докладывается
руководству администрации. Поступившие документы передаются
приемной в канцелярию (или спецчасть) для последующего оформления
и организации исполнения.
3.1.7. Правительственные документы, а также документы
секретного характера доставляются фельдъегерской службой в
спецчасть. Порядок работы с этой категорией документов
определяется специальной инструкцией.
3.2. Регистрация документов
3.2.1. В аппарате администрации края документы в зависимости
от видов регистрируются:
в правовом управлении - законы Российской Федерации, указы
Президента Российской Федерации и другие нормативно -
распорядительные документы органов государственной власти
Российской Федерации;
в протокольном отделе - постановления и распоряжения
Губернатора края и распоряжения администрации края (журнал
регистрации - приложение 18);
в канцелярии - входящая и исходящая корреспонденция
(правительственные поручения, служебные письма и другие документы)
(приложения 19, 20, 21);
в отделе писем и приема граждан - письменные и устные
обращения граждан (приложение 22);
в спецчасти - документы секретного характера по формам,
установленным специальной инструкцией;
в управлении государственной службы и кадров - приказы по
аппарату;
в отделе наград и геральдики - указы о награждении, переписка,
связанная с награждением.
Телеграммы, поступившие в адрес администрации края,
регистрируются в канцелярии в специальном журнале (приложение 23).
3.2.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно
департаментам, комитетам, управлениям и отделам администрации
края, регистрируется в структурных подразделениях самостоятельно
(в журналах или на карточках).
3.2.3. Не подлежат регистрации поступающие книги, газеты,
журналы и другие периодические издания, рекламные извещения,
программы совещаний, конференций, поздравительные письма и
телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная
корреспонденция.
3.2.4. На всех документах, поступающих в адрес администрации
края, в правом углу нижнего поля лицевой стороны документа
проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового
регистрационного номера.
В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации,
который может дополняться индексом дела, в который будет подшит
документ, кодом документа, если он применяется в организации,
кодом автора, корреспондента и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую
черту в порядке указания авторов в документе.
3.2.5. Одновременно к регистрируемому документу оформляется
бланк поручения (приложение 14) с указанием даты, регистрационного
номера, фамилии и инициалов руководителя администрации края, а
также проставляется код для автоматизированной обработки
документа.
3.2.6. Для обеспечения учета и поиска документов, а также
правильной группировки в дела производится индексация документов
структурных подразделений администрации края.
Каждому департаменту, комитету, управлению, отделу
администрации края присваивается условный цифровой номер
(приложение 24).
3.2.7. Индекс входящего и исходящего документа состоит из
индекса департамента, комитета, управления, отдела и
регистрационного номера.
Исключение составляют индексы распорядительных документов
(постановлений, распоряжений), а также письменных и устных
обращений граждан. Их индексами являются регистрационные номера,
которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документа.
3.2.8. Номером постановления, распоряжения Губернатора края,
распоряжения администрации края является регистрационный
порядковый номер в пределах календарного года. Номер распоряжения
Губернатора края и администрации края также состоит из
регистрационного порядкового номера с добавлением буквы "Р"
(например, 130-Р).
3.2.9. При регистрации поступившего документа в электронную
карточку системы "Делопроизводство" вводятся необходимые данные о
документе и одновременно распечатываются регистрационно -
контрольные карточки документа. Данная регистрационная карточка
(приложение 21) используется в качестве вспомогательной справочной
карточки в канцелярии в целях страховки информации и
предотвращения повторной регистрации при передаче документа в
структурные подразделения администрации края. Данные о
зарегистрированных документах хранятся в системе
"Делопроизводство" не менее 5 лет.
3.2.10. Правительственные документы, поступившие в правовое
управление, после предварительного изучения начальником правового
управления и соответствующего оформления передаются для
рассмотрения Губернатору края, а в период временного отсутствия
Губернатора - вице-губернатору края, исполняющему его обязанности.
3.2.11. Поручения Правительства и письма, поступившие из
вышестоящих органов, ставятся на контроль канцелярией управления
делопроизводства.
3.2.12. Документы, подлежащие регистрации в канцелярии, после
их предварительного изучения (сортировки) заведующим канцелярией и
соответствующего оформления передаются через помощников
руководству администрации края в соответствии с распределением
обязанностей.
3.2.13. Нерегистрируемые документы после их соответствующего
оформления (проставляется регистрационный штамп с указанием даты
поступления) передаются по назначению.
3.3. Распределение входящих документов
3.3.1. Губернатору края направляются на рассмотрение акты
Президента Российской Федерации, правительственные документы, а
также законы, постановления и другие документы из Совета Федерации
и Государственной Думы Российской Федерации, Думы Приморского
края, федеральных министерств, комитетов и ведомств.
Вся другая корреспонденция рассматривается вице-губернаторами
края в соответствии с распределением обязанностей между ними, а
также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных
подразделений.
В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на
другие документы, последние подбираются и передаются руководителям
администрации края вместе с поступившим документом.
3.3.2. Рассмотрение документов должно производиться
руководителями администрации края и структурных подразделений, как
правило, в день их поступления. Указание по исполнению документа
дается в форме резолюции руководителя на бланке поручения.
3.3.3. Рассмотренные руководителями администрации края
документы возвращаются их помощникам в канцелярию управления
делопроизводства или в правовое управление для внесения текста
резолюции и сроков исполнения документов в память персонального
компьютера и регистрационные карточки, передачи (отправки)
документов в контрольное управление и непосредственным
исполнениям. Документы, зарегистрированные в правовом управлении,
доводятся помощниками до сведения непосредственных исполнителей
самостоятельно.
Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы
передаются работниками канцелярии исполнителям в первую очередь.
Служебные документы, поступившие руководителям администрации
края, минуя канцелярию, после их рассмотрения в тот же день
передаются помощниками в канцелярию для последующего оформления и
передачи исполнителям.
3.3.4. Документы, исполнение которых возлагается на нескольких
должностных лиц, передаются канцелярией каждому из них в копиях, о
чем делается отметка на листе поручения и в регистрационной
карточке.
3.3.5. Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в
обязательном порядке передаются структурными подразделениями в
канцелярию управления делопроизводства для снятия с контроля и
оформления на архивное хранение.
3.4. Прохождение исходящих и внутренних документов
3.4.1. Подписанные руководителями администрации края служебные
письма, информации, телеграммы и другие документы передаются
исполнителями в количестве экземпляров, соответствующем числу
адресатов плюс копия в канцелярию. Письма Президенту Российской
Федерации, в Администрацию Президента, Правительству Российской
Федерации, руководителям палат Федерального собрания подписываются
Губернатором края или исполняющим его обязанности.
Специалист канцелярии по исходящей корреспонденции проверяет
правильность оформления документов и наличие приложений к
основному документу.
Поступившим документам присваиваются номера и индексы. Один
экземпляр исходящих документов и копий телеграмм с указанием
исходящего номера и индекса, а также фамилии и номера телефона
исполнителя, подготовившего документ, остается в канцелярии и
оформляется на архивное хранение в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
3.4.2. Срочная корреспонденция и телеграммы оформляются и
отправляются незамедлительно: в рабочее время - канцелярией (или
спецчастью), в нерабочее, в субботние, воскресные и праздничные
дни - дежурными приемной Губернатора края, а в необходимых случаях
- службой специальной документальной связи.
3.4.3. Порядок подготовки и прохождения распорядительных
документов администрации края осуществляется в соответствии с
порядком, изложенным в разделе 2.5.1 настоящей инструкции.
3.4.4. Как правило, передача входящих, исходящих и внутренних
документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок,
но с обязательной отметкой в регистрационной карточке (или
журнале). Под расписку могут передаваться контрольные и другие
наиболее важные документы: законы российской Федерации, указы
Президента Российской Федерации, правительственные поручения и др.
3.4.5. Передача документов, зарегистрированных в канцелярии,
от одного исполнителя к другому, а также из одного структурного
подразделения в другое производится только через канцелярию
управления делопроизводства.
3.4.6. На исполненных документах ставится отметка об
исполнении, включающая следующие данные: ссылку на дату и номер
документа, свидетельствующего об его исполнении, или при
отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении:
слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
Например, отправлено письмо от 01.04.99 N 11-2/131:
В дело N 01-15
Личная подпись
01.04.99
3.5. Порядок составления и отправки
телеграмм и телефонограмм
3.5.1. Переписка по телеграфу ведется только по срочным
служебным вопросам. Телеграммы подписываются руководителем
администрации края или структурного подразделения.
3.5.2. Проекты телеграмм, представляемые на подпись
руководству администрации края, должны составляться кратко, четко
излагать содержание, визироваться исполнителями и руководителями
структурных подразделений, а, в случае необходимости,
согласовываться и визироваться руководителями других
заинтересованных подразделений.
3.5.3. Составление телеграмм производится с соблюдением
следующих правил:
перед адресом указывается, в случае необходимости, категория
телеграммы ("Правительственная", "Срочная");
при необходимости пишется полный условный или телеграфный
адрес получателя;
текст телеграммы пишется без предлогов, союзов и местоимений
(прописными буквами) на одной стороне листа бумаги. Знаки
препинания сокращаются следующими буквами: ТЧК - точка, ЗПТ -
запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки;
цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение,
рекомендуется во избежание искажения при передаче печатать
словами. Не рекомендуется начинать или заканчивать изложение
содержания телеграммы цифрами, так как эти цифры могут быть поняты
получателем как делопроизводственные индексы.
3.5.4. Телеграммы составляются по следующей форме: телеграфный
адрес получателя(ей), текст (содержание телеграммы), знак
равенства, подпись, исходящий номер; в нижней части телеграммы,
под чертой, пишется адрес и наименование учреждения, должность и
фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата, внизу слева - фамилия
и телефон исполнителя (приложение 25);
телеграммы одного и того же содержания, адресованные большому
количеству адресатов (по списку), размножаются в необходимом
количестве структурными подразделениями после подписи и
регистрации первого экземпляра.
3.5.5. В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается
номер документа, на который делается ответ. Исходящий номер
телеграммы помещают в конце текста.
3.5.6. Телеграммы за подписью руководства администрации края
передаются в канцелярию управления делопроизводства в 2-х
экземплярах, нескольким адресатам - в количестве экземпляров,
соответствующем числу адресатов плюс копия.
3.5.7. После регистрации подписанный экземпляр направляется на
телеграф (телетайп); один экземпляр (с визами составителей)
остается в канцелярии управления делопроизводства.
3.5.8. Телефонограммы передаются устно по каналам телефонной
связи и записываются (печатаются) получателем. Юридическая сила
поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью
отправителя;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью получателя;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного
решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по
телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами
передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и
т. д.).
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются
руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней
должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Тексты телефонограмм (получаемые и передаваемые) записываются
в журнал учета телефонограмм.
3.6. Порядок подготовки, приема и передачи
документов по факсимильной связи
3.6.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных
документов. Исполненное типографским, машинописным или рукописным
способом изображение должно быть черного цвета, минимальная
величина букв - 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не
менее 0.15 - 0.20 мм.
3.6.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются
документы с четким изображением, подлинник или подписанная копия,
на белой бумаге размером не более формата А4.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
3.6.3. Объем документов, передаваемых за один сеанс связи, не
должен превышать 5 листов.
3.6.4. На документе, отправляемом по факсимильной связи,
простым грифельным карандашом руководитель подразделения
администрации края, исполнившего документ, или его заместитель в
правом верхнем углу документа делает отметку "Факс с досылкой" или
"Факс без досылки" и ставит свою подпись.
3.6.5. После подписания документ регистрируется в канцелярии,
делается отметка "Факс", после чего направляется оператору
факсимильной связи.
3.6.6. По каналам факсимильной связи запрещается передавать
секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного
пользования" ("Не для печати").
3.6.7. Ответственность за содержание информации, передаваемой
по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя,
подготовившего материал к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения.
3.6.8. Передачу и прием информации по каналам факсимильной
связи осуществляет комитет информатизации администрации края
(регистрационные формы учета согласно приложению 26).
3.7. Организация машинописных и
копировально - множительных работ
3.7.1. В машинописном бюро управления делопроизводства
печатаются документы только служебного характера. Печатание
документов осуществляется компьютерным способом.
Рукопись, написанная разборчиво чернилами или пастой темного
цвета, вместе с карточкой заказа (приложение 27) и подписания
исполнителем, сдается заведующему машинописным бюро, который
устанавливает очередность исполнения машинописных работ с учетом
просьб ответственных работников аппарата.
Документы секретного характера печатаются машинисткой, имеющей
специальный допуск.
3.7.2. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность
печатания определяется руководителем структурного подразделения.
3.7.3. Использованные при печатании документов бланки, имеющие
номера, подлежат учету. Испорченные экземпляры отпечатанного
документа уничтожаются в машинах для измельчения бумаг.
3.7.4. В нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни
печатание служебных документов и материалов (объемом до 5 печатных
листов) для Губернатора края выполняется непосредственно дежурным
первой приемной, а для вице-губернаторов - секретарями приемных.
3.7.5. Печатание служебных документов и материалов (объемом
более 5 печатных листов) и их размножение в нерабочее время,
выходные и праздничные дни производится соответственно
машинописным и копировально - множительным бюро управления
делопроизводства.
Указание руководителей администрации края о необходимости
выполнения сверхурочных работ (или в выходные и праздничные дни)
должно быть, как правило, передано начальнику управления
делопроизводства, а в его отсутствие - заместителю не позднее чем
за 15 минут до окончания рабочего дня или рабочей недели.
3.7.6. Дежурство машинисток в субботние дни организуется в
соответствии с графиком, утвержденным начальником управления
делопроизводства, а в необходимых случаях - по вызову через первую
приемную.
3.7.7. Сверка напечатанного материала производится
исполнителем, подготовившим документ. Исправления в напечатанный
материал во все экземпляры вносятся специалистом машинописного
бюро.
3.7.8. Ксерокопирование материалов служебного характера в
копировально - множительном бюро управления делопроизводства
производится в соответствии с карточкой заказа (приложение 27),
подписанный руководителем структурного подразделения или его
заместителем. Заказы, как правило, выполняются в порядке
очередности их поступления. В случае срочного изготовления копий
документов исполнитель решает вопрос с заведующим копировально -
множительного бюро, а при необходимости - с начальником управления
делопроизводства.
3.7.9. Целесообразность копирования документов и их тираж
определяет руководитель структурного подразделения или его
заместитель.
3.7.10. На копирование передаются, как правило, первые
экземпляры (подлинники) документов. Снятие копий документов
вышестоящих организаций, а также имеющих суммарный объем более 50
листов с газетных и журнальных статей, бланочной продукции
допускается с разрешения начальника управления делопроизводства
или его заместителя.
Учет машинописных или светокопировальных работ ведут
заведующие машинописным и копировально - множительным бюро на
основании бланков - заказов.
3.7.11. Документы органов государственной власти и управления,
находящиеся на архивном хранении в управлении делопроизводства, а
также документы из архивных дел копируются по заказам, подписанным
начальником управления делопроизводства или его заместителем.
3.8. Организация работы с документами
в структурном подразделении
3.8.1. Делопроизводство в структурном подразделении
администрации края ведется службой делопроизводства, а при ее
отсутствии - должностным лицом, на которое руководитель своим
приказом возложит указанные обязанности.
3.8.2. На службы делопроизводства структурных подразделений
возлагаются следующие функции:
прием, учет и распределение поступающих в структурные
подразделения документов;
передача документов на рассмотрение руководителю структурного
подразделения и после получения соответствующей резолюции -
исполнителю;
учет и регистрация исходящих из структурного подразделения
документов, проверка правильности оформления и их отправка;
контроль за прохождением документов в структурном
подразделении;
подготовка руководству структурного подразделения информации
об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах
исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у
сотрудников структурного подразделения;
печатание проектов распорядительных документов, служебных
писем за подписью руководителя структурного подразделения;
контроль за своевременным направлением в дела исполненных
документов;
разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение
использования дел в процессе делопроизводства и законченных
делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на
архивное хранение в архив администрации края и госархив
Приморского края;
прием и передача служебной информации по средствам
факсимильной связи;
организация использования в структурном подразделения средств
копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых в структурное
подразделение сотрудников по вопросам организации работы с
документами;
подготовка заявок на получение, учет и выдача в структурном
подразделении канцелярских принадлежностей.
3.8.3. Обязанности и права работника структурного
подразделения администрации края, занимающегося делопроизводством,
определяются должностной инструкцией, а также данной инструкцией
по делопроизводству.
3.8.4. Адресованная структурному подразделению корреспонденция
получается в установленное время специалистом, ответственным за
ведение делопроизводства в канцелярии управления делопроизводства
или отделении связи.
3.8.5. Для учета и регистрации документов применяются
специальной формы журналы (регистрационные карточки) или средства
ЭВТ (приложения 18, 19, 20, 21, 22, 23, 26).
3.8.6. Регистрации подлежат следующие виды документов:
постановления и распоряжения Губернатора и распоряжения
администрации края;
корреспонденция, непосредственно адресованная структурному
подразделению;
приказы;
письменные и устные обращения граждан;
исходящие документы.
3.8.7. Рассмотрение руководителем структурного подразделения
поступивших документов, как правило, производится в день их
поступления. Документы передаются исполнителю согласно резолюции
руководителя, о чем специалист, отвечающий за ведение
делопроизводства, делает соответствующие отметки в журнале
(регистрационной карточке) или ЭВТ.
3.8.8. Документы, зарегистрированные в канцелярии управления
делопроизводства, возвращаются в канцелярию управления
делопроизводства администрации края.
3.8.9. Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в
обязательном порядке передаются структурным подразделениям в
канцелярию управления делопроизводства для снятия с контроля и
оформления на архивное хранение.
3.8.10. Структурное подразделение администрации края может
использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции
методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы
организации делопроизводства.
3.9. Учет объема документооборота
3.9.1. Все исходящие, входящие и внутренние документы, а также
предложения, заявления и жалобы подлежат количественному учету.
При определении документооборота раздельно подсчитывается
количество основных документов и количество экземпляров (копий),
изготовленных средствами оперативного размножения. Общее
количество выражается дробью, где числитель обозначает количество
основных документов, а знаменатель - экземпляров (копий)
документов.
3.9.2. Ежемесячно пятого числа правовое управление,
протокольный отдел, отдел писем и приема граждан дают сведения об
объеме документооборота по установленной форме заведующему
канцелярией управления делопроизводства для подсчета общего
документооборота по аппарату администрации края.
Сведения о документообороте и объеме документооборота
систематически анализируются и учитываются при осуществлении
мероприятий по совершенствованию делопроизводства.
3.10. Контроль за исполнением документов
3.10.1. Контролю подлежат все документы, требующие ответа или
принятие решения.
3.10.2. Сроки исполнения документов и резолюций руководителя
исчисляются в календарных днях со дня их регистрации.
3.10.3. Конечная дата исполнения указывается в резолюции
руководителя или в тексте документа.
3.10.4. Документы с пометкой "срочно" или "весьма срочно"
исполняются безотлагательно, а в исключительных случаях, с
согласия руководителей администрации края, не более чем в
3-дневный срок.
3.10.5. Документы, не требующие дополнительного изучения и
проверки, исполняются в срок не более 5 дней.
3.10.6. Если срок исполнения документа не определен в самом
документе или резолюции руководителя, то срок исполнения
устанавливается 1 месяц.
3.10.7. Изменение срока исполнения документа производится
руководителем, установившим этот срок. Данные об изменении сроков
вносятся специалистами канцелярии в регистрационно - контрольную
карточку и электронную базу данных.
3.10.8. Телеграммы, факсограммы и телефонограммы исполняются
безотлагательно, а в случаях, требующих уточнения или
дополнительной проверки, - до 3-х дней.
3.10.9. Рассмотренные документы с соответствующими резолюциями
руководителей администрации края передаются помощникам в
канцелярию управления делопроизводства. В зависимости от
содержания резолюции работники канцелярии проставляют на бланках
поручения грифы "контроль", "срочно" или "подлежит возврату".
3.10.10. Специалист канцелярии переносит содержание поручений,
сроки исполнения и фамилии исполнителей в регистрационные
карточки, проставляет на них дату возврата документа от
руководителей администрации края, снимает с них копии по числу
исполнителей, а затем передает документы в сектор по компьютерной
обработке документов для ввода корректировок в базу данных.
Документы в день поступления отправляются (передаются)
непосредственным исполнениям.
3.10.11. Канцелярией осуществляется автоматизированный
контроль за исполнением документов. В этих целях применяются
электронные средства с соответствующим программным обеспечением, с
помощью которых ведется оперативный контроль за исполнением
документов.
3.10.12. Проверка хода исполнения документов осуществляется в
следующем порядке: через каждые пять дней, за пять дней до
истечения конечного срока исполнения.
3.10.13. Контроль за исполнением федеральных законов, указов,
распоряжений, поручений Президента Российской Федерации,
постановлений, распоряжений, поручений Правительства Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора края
осуществляется в соответствии с утвержденным положением
контрольным управлением департамента по организационно -
контрольной и кадровой работе.
3.10.14. Контроль за исполнением документов секретного
характера осуществляется спецчастью, службой специальной
документальной связи.
3.10.15. Документ считается исполненным, если на нем
проставлена отметка об исполнении "В дело", подпись руководителя,
подтверждающего его исполнение, дата.
Исполненный документ передается в канцелярию управления
делопроизводства на архивное хранение.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
4.1. В аппарате администрации края и ее структурных
подразделениях делопроизводство по письменным и устным обращениям
ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется
непосредственно отделом писем и приема граждан управления
делопроизводства администрации края.
4.2. В структурных подразделениях администрации края ведение
делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан
осуществляется работником, на которого приказом руководителя
возложены данные обязанности.
4.3. Поступившие в адрес администрации края письменные и
устные обращения граждан регистрируются работниками отдела писем и
приема граждан в день их поступления. Данные о регистрации
вносятся в электронную базу данных ЭВТ.
В структурных подразделениях администрации края письменные и
устные обращения граждан, как правило, регистрируются в
специальных журналах.
Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по
ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового
штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и
получения предложения, заявления и жалобы.
4.4. На всех поступивших в адрес руководителей администрации
края письменных и устных обращениях граждан в правом нижнем углу
лицевой стороны обращения проставляется регистрационный штамп с
указанием даты и регистрационного номера.
Для автоматизированного учета и анализа письменных и устных
обращений в отделе писем и приема граждан применяются средства
электронно - вычислительной техники с соответствующим программным
обеспечением.
Запись на ЭВТ дублируется машинограммной регистрационно -
контрольной карточкой при помощи вывода ее на дисплей и
последующей распечатки на принтере (приложение 28).
Данная регистрационная карточка используется в качестве
вспомогательной справочной картотеки в целях страховки информации
об обращениях граждан от предотвращения их повторной регистрации.
4.5. Устные обращения граждан предварительно фиксируются в
специальном журнале и учетной карточке с последующим вводом данных
в память персонального компьютера (приложение 29).
4.6. На каждое письменное обращение граждан заводится дело и
регистрационная карточка в трех экземплярах.
Первый экземпляр карточки ставится в картотеку, второй -
остается в деле, третий - у помощника руководителя администрации
края.
4.7. Повторным письменным и устным обращениям граждан
присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей
графе регистрационно - контрольной карточке делается пометка
"повторно" и приобщается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы,
поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу и
поступившие для рассмотрения в один и тот же орган исполнительной
власти, в случае несогласия автора с ответом.
4.8. Поступившие в адрес администрации края письменные
обращения граждан после их регистрации и оформления отделом писем
и приема граждан передаются через помощников Губернатору края,
вице-губернатору края в соответствии с распределением обязанностей
или направляются по принадлежности руководителям структурных
подразделений администрации края и нижестоящих органов
исполнительной власти.
4.9. Письма рассматриваются в срок до одного месяца со дня их
регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и
проверки - не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения
письма должен быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но
не более чем на один месяц, о чем сообщается автору.
4.10. Регистрационный индекс письменного и устного обращения
граждан состоит из порядкового номера обращения в пределах каждого
календарного года.
Регистрационный индекс может иметь дополнительно и другие
обозначения, обеспечивающие систематизацию и поиск обращения в
валовой карточке (например: ЛП - личный прием).
При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется
их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются
промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль
завершается только после принятия окончательного решения и
исчерпывающих мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб,
решение об этом принимают руководители администрации края.
4.11. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают
руководители в письменной или устной форме. В случае устного
ответа делается соответствующая запись в регистрационно -
контрольной карточке.
4.12. Материалы для анализа и обобщения ежеквартально
подготавливаются отделом писем и приема граждан и оформляются в
виде аналитических справок и статистических отчетов.
4.13. Предложения, заявления и жалобы граждан после их
разрешения должны быть возвращены должностным лицом в отдел писем
и приема граждан для централизованного формирования дел.
Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.
Предложения, заявления и жалобы граждан, направляемые для
разрешения в департаменты, комитеты, управления, отделы
администрации края, нижестоящие органы исполнительной власти,
подлежат возврату в отдел писем и приема граждан вместе с ответом
на них. Ответы, подготовленные в структурных подразделениях
администрации края в адрес вышестоящих органов государственной
власти, регистрируются на отправку только в отделе писем и приема
граждан управления делопроизводства.
На каждом заявлении, предложении, жалобе после их исполнения
должны быть надпись "В дело", личная подпись должностного лица,
принявшего это решение, дата.
Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и
документы, связанные с их разрешением, а также документы по
личному приему граждан формируются в дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или
алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и другие
документы, связанные с их рассмотрением, составляют в деле
самостоятельную группу.
Повторные письменные обращения или дополнительные материалы
подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность). Не разрешенные
предложения, заявления, жалобы граждан, а также неправильно
оформленные документы подшивать в дело запрещается.
4.14. Ответственность за сохранность документов по
предложениям, заявлениям, жалобам граждан возлагается на
руководителей органов исполнительной власти, предприятий,
учреждений, организаций и должностных лиц, работающих с данной
категорией документов.
Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам
определяется по согласованию с экспертно - проверочной
методической комиссией архивного отдела администрации края. В
необходимых случаях может быть принято решение об увеличении срока
хранения или о постоянном хранении обращений граждан и документов
по их рассмотрению.
4.15. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше
5 лет) хранению, через год после завершения делопроизводства по
ним передаются в ведомственный архив администрации края.
По истечении установленных сроков хранения документы по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан передаются на
постоянное хранение в государственный архив Приморского края или
по заключению экспертной комиссии подлежат уничтожению.
5. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
5.1. Эскизы печатей и штампов, необходимых для обеспечения
деятельности аппарата администрации края и ее структурных
подразделений, согласовываются с начальником управления
делопроизводства.
5.2. Изготовленные печати и штампы регистрируются в спецчасти
и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за
их использование и сохранность.
5.3. Об утере печати незамедлительно ставится в известность
руководитель структурного подразделения, спецчасть.
5.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати
подлежат возврату в спецчасть, где они уничтожаются по акту.
5.5. Контроль за использованием печатей возлагается на
руководителей подразделений.
5.6. Сотрудник, которому была выдана печать, при оставлении
должности обязан сдать ее в спецчасть.
6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
6.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации края, с
указанием сроков их хранения и оформленных в установленном порядке
(приложение 30).
Номенклатура дел администрации края согласовывается с
экспертно - проверочной методической комиссией (ЭПМК) архивного
отела администрации края и после этого утверждается
вице-губернатором края - руководителем аппарата администрации
края.
Ответственность за разработку номенклатуры дел в аппарате
администрации возлагается на управление делопроизводства
администрации края.
6.2. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда
лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае
изменения функций и структуры администрации края. Если таких
изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, перепечатывается с учетом отдельных изменений и
автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
Согласованный и утвержденный экземпляр сводной номенклатуры
дел подлежит постоянному хранению.
6.3. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение
состава, содержания и количества документов, образующихся в
деятельности аппарата администрации края. При этом используются:
положения о структурных подразделениях, планы и отчеты об их
работе, штатные расписания, действующие перечни документов,
номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений
аппарата администрации края, описи дел постоянного и
долговременного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.
6.4. Схема построения номенклатуры дел основывается на штатном
расписании аппарата администрации края. Номенклатура дел состоит
из разделов, одноименных с названиями структурных подразделений;
разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
6.5. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся
в процессе деятельности администрации края и комиссий
администрации края, общественных организаций, действующих в ее
аппарате. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания,
сборники постановлений правительства, бюллетени нормативных актов
министерств и ведомств, бюллетени текущего законодательства и т.
д.
6.6. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь
строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из
индексов структурных подразделений (приложение 24) и порядкового
номера дела в пределах структурного подразделения. В течение срока
действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются отметки
о заведении дел, о передаче их в архив администрации края, о
переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое
учреждение для продолжения.
6.7. Основой для наименования (заголовка) дел являются
вопросы, отражающие задачи и функции администрации края и ее
структурных подразделений. Наименования дополняются указанием рода
заводимого дела или разновидности документов (постановления,
распоряжения, приказы, протоколы и т. д.).
Заведение дел с заголовками неконкретного характера ("Разная
переписка", "Общие вопросы" и т. д.) не допускается. Заголовки дел
должны быть конкретными, краткими, но полно отражающими содержание
всех документов, относящихся к деятельности департамента,
комитета, управления, отдела.
6.8. Дела по вопросам, решающимся в течение двух и более лет
(переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с
одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для
решения вопроса.
6.9. Если в течение года в аппарате администрации края
возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные
дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).
6.11. Заполнение граф номенклатуры дел
В графе 1 "Индексы дел" указывается условное обозначение
структурного подразделения (или направления деятельности) и
порядковый номер дела в данном подразделении. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 09-15, где 09 -
обозначение структурного подразделения, 15 - порядковый номер
заголовка дела в номенклатуре.
В графе 2 "Наименование структурных подразделений (или
направлений деятельности) и дел" указывается заголовок заводимых
дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно -
распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы и т. д.
Графа 3 "Количество томов" заполняется в конце года. В ней
указывается действительное количество томов (частей), отложившихся
под данным наименованием.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей по
перечню.
Если статья по перечню имеет отметку "ЭПК" или "ЭПК-в", то ее
следует переносить в номенклатуру дел, так как она означает, что
данное дело подлежит просмотру экспертной комиссией. Окончательное
решение о дальнейшем хранении документов с отметками "ЭПК",
"ЭПК-в" принимает экспертно - проверочная методическая комиссия
архивного отдела администрации Приморского края.
Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными
и уменьшение этих сроков не допускается. Разрешается хранить
документы свыше установленного срока, если в том есть практическая
необходимость.
В графе 5 "Примечание" делаются отметки о заведении дел,
передаче дел в архив, о выделении к уничтожению и т. д.
6.12. При наличии в администрации края и ее аппарате
вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и
хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в
необходимых случаях - переработки.
Технология автоматизированного составления номенклатуры дел,
как правило, принципиально не отличается от традиционной.
7. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
7.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за
делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в администрации края
осуществляется канцелярией управления делопроизводства.
7.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре:
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного
вопроса; группировать в дело документы одного календарного года за
исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела
документы постоянного хранения и временных сроков хранения;
помещать в дела машинограммы, факсы, телеграммы на общих
основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен
превышать 250 листов.
7.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяет исполнитель. На документе проставляется отметка "В дело
N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения. При направлении документа в дело проверяется
правильность оформления документов (наличие подписей, даты, номера
и т. п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы
возвращаются на доработку.
7.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно - логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках,
взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности:
документ - ответ помещается за документом - запросом. При
возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включается в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников аппарата группируются в
самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в
алфавитном порядке и фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по всем вопросам
работы администрации края и ее департаментов, комитетов,
управлений, отделов и все документы по их рассмотрению и
исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и
жалоб граждан по личным вопросам.
8. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ
ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
8.1. Подготовка дел к последующему хранению
и использованию
Подготовка дел к последующему хранению и использованию
включает экспертизу ценности документов, оформление дел,
составление описей дел, обеспечение сохранности документов,
передачу дел в архив администрации края.
8.2. Экспертиза ценности документов
8.2.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности
документов с целью отбора их на государственное хранение и
установления сроков хранения.
8.2.2. Экспертиза ценности документов в администрации края
проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел
и проверке правильности отнесения документов к делам, при
подготовке дел к последующему хранению.
8.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в администрации края создается постоянно действующая
экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии, а
также организация ее работы определяется положением об этой
комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового
положения. Положение об ЭК администрации края утверждается
руководителем аппарата администрации края после согласования с
ЭПМК архивного отдела администрации края.
8.2.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно
силами структурных подразделений администрации края при
методической помощи специалистов Государственного архива
Приморского края.
8.2.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием срока их хранения и
номенклатуры дел администрации края путем полистного просмотра
дела. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к
уничтожению только на основании заголовков дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру
для определения и выделения из их состава документов, подлежащих
постоянному хранению. Выделенные из их состава документы
постоянного хранения присоединяются к однородным делам или
оформляются в самостоятельные дела.
Одновременно с отбором документов постоянного и
долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в
ведомственный архив проводится отбор дел и документов временного
(до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом
учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования
надобности", "при условии завершения ревизий" и т. д.
8.2.6. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу (приложение 31), а также акты о
выделении дел к уничтожению (приложение 32). На дела временного
(до 10 лет хранения) описи не оставляются.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК
администрации края одновременно. Одобренные комиссией акты
утверждаются руководителем только после утверждения ЭПМК архивного
отдела администрации края описей дел постоянного хранения. После
этого администрация края имеет право уничтожать дела, включенные в
акт.
8.3. Оформление дел
8.3.1. Дела администрации края подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года. Оформление дела включает комплекс
работ по технической обработке (описание дела на обложке,
подшивка, нумерация листов и составление заверительной подписи) и
проводится сотрудниками соответствующего структурного
подразделения при методической помощи и под контролем
Государственного архива Приморского края.
8.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление
дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи (приложение 33);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи
документов дела (приложение 34), внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и
заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются
арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не
задевая текста документа, простым графическим карандашом или
нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются
отдельно.
8.3.3. Обложка дел постоянного и долговременного (свыше 10
лет) хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела
указывается: наименование структурного подразделения, индекс дела,
заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения
дела.
Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения:
проверяется соответствие заголовка дела на обложке содержанию
подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок вносятся
дополнительные сведения (проставляются номера постановлений,
распоряжений, приказов, протоколов, виды и формы отчетности и
т. п.).
8.4. Составление описей дел
8.4.1. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с
принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел;
заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то
каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным
номером); порядок нумерации дела в описи - валовый за несколько
лет; порядок присвоения номеров описям устанавливается по
согласованию с Государственным архивом Приморского края; графы
описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые
внесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела,
а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при
этом другие сведения вносятся в опись полностью; для дел,
содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого
следующего года, за который имеются документы в данном деле,
делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год
(после интервала за последней описательной статьей каждого
последующего года); графа описи "примечания" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям администрации со
ссылкой на необходимый акт и т. п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается
итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а
также оговариваются особенности нумерации дела в описи (литерные
номера дел, пропущенные номера).
8.4.2. Разделы описи на дела постоянного хранения составляются
в 4 экземплярах, по личному составу - в 3 экземплярах, заверяются
лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются
с ЭК, утверждаются руководством администрации края и направляются:
описи дел постоянного хранения - на утверждение, описи дел по
личному составу - на согласование с ЭПМК архивного отдела
администрации края.
Первые три экземпляра описи после согласования остаются в
Государственном архиве Приморского края, четвертый возвращается в
управление делопроизводства администрации края. При передаче
документов на государственное хранение описи должны
иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели.
8.5. Оперативное хранение документов и дел
8.5.1. С момента заведения и до передачи в архив управления
делопроизводства администрации края (ведомственный архив) дела
хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники,
отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за
сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения
оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии
с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее
помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по
номенклатуре.
Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,
формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
8.5.2. Выдача копий документов другим подразделениям или
сторонним организациям производится с разрешения руководства
аппарата администрации края. На выданное дело заводится карта -
заместитель дела (приложение 35). Сторонним организациям дела
выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения
допускается в исключительных случаях и производится с разрешения
руководителя с обязательным оставлением в копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
8.6. Передача дел на архивное хранение
8.6.1. Документы, образующиеся в деятельности администрации
края, имеющие историческое, культурное, социальное, научное,
экономическое или политическое значение, входят в состав Архивного
фонда Приморского края и независимо от времени происхождения,
места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат
передаче на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Приморского края и
документов длительного практического значения (в том числе
документов по личному составу), их учета, использования, отбора и
подготовки к передаче на государственное хранение администрация
края и структурные подразделения образуют ведомственный архив.
8.6.2. В своей практической деятельности ведомственный архив
руководствуется законодательством Российской Федерации и
Приморского края, распорядительными документами и указаниями
администрации края, нормативными и методическими документами
Федеральной архивной службы России, архивного отдела администрации
края и Государственного архива Приморского края.
8.6.3. Ведомственный архив хранит документы аппарата
администрации края, организаций - предшественников.
8.6.4. В ведомственный архив передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их
передача производится только по описям.
8.6.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они
хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием каждого дела производится заведующим ведомственным
архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника
структурного подразделения. Вместе с делами в ведомственный архив
передаются регистрационные картотеки на документы.
8.6.6. При реорганизации или ликвидации администрации края
образовавшиеся в ее деятельности документы в упорядоченном
состоянии передаются правопреемнику, а при отсутствии
правопреемника передаются в Государственный архив Приморского
края. В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте
их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи
дел и имущества, включаются представители архивной службы края.
8.6.7. Документы администрации края относятся к
государственной части Архивного фонда Приморского края и
независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа
закрепления информации подлежат обязательному учету в соответствии
с Регламентом Государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации.
Администрация края несет в установленном порядке
ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков
предоставления сведений в соответствии с Регламентом
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации.
8.7. Порядок передачи документов на
государственное хранение
8.7.1. Передача документов администрации края в
Государственный архив Приморского края производится в соответствии
с графиками комплектования госархива края.
8.7.2. Документы передаются на государственное хранение по
описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на
государственное хранение оформляется актом приема - передачи,
составляемым в двух экземплярах.
8.7.3. Перед передачей документов на государственное хранение
представитель госархива Приморского края проводит проверку
физического и санитарно - гигиенического состояния документов. При
обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт;
устранение обнаруженных дефектов производится силами администрации
края - сдатчика документов.
8.7.4. Передача дел производится поединично по описям, особо
ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На
всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в
государственный архив. Экземпляр описи вместе с экземпляром акта
возвращается администрации края - сдатчику документов.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой
записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи
делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое
наличие и номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема -
передачи документов на государственное хранение, а причины их
отсутствия - в прилагаемой к акту справке.
Приложение 1
ЖУРНАЛ
учета поступления и выдачи гербовых бланков (печатей)
1. Поступление бланков (печатей)
-------------T--------T---------T------------T-----------T-------¬
¦Наименование¦ Дата ¦ Номер ¦Наименование¦Количество ¦Серии и¦
¦вида бланка ¦поступл.¦сопровод.¦организации-¦поступивших¦номера ¦
¦ (печати) ¦ ¦документа¦ поставщика ¦экземпляров¦бланков¦
¦ ¦ ¦ ¦ бланков ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ (печатей) ¦ ¦ ¦
+------------+--------+---------+------------+-----------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------------+--------+---------+------------+-----------+--------
2. Выдача бланков (печатей)
-------------T--------T-------T-------------T--------T-----------¬
¦Наименование¦ Колич. ¦Серии и¦ Получатель ¦Расписка¦Примечание ¦
¦вида бланка ¦выданных¦номера ¦ бланков ¦ в ¦(отметка об¦
¦ (печати) ¦ экз. ¦бланков¦ (печати) ¦получен.¦уничтожен.,¦
¦ ¦ ¦ ¦(наименован. ¦ ¦ износе ¦
¦ ¦ ¦ ¦подразделен.,¦ ¦ печати ¦
¦ ¦ ¦ ¦ должность, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ получившего ¦ ¦ ¦
+------------+--------+-------+-------------+--------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------------+--------+-------+-------------+--------+------------
Приложение 2
(герб)
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________ г. Владивосток N ________________
Приложение 3
(герб)
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________________ г. Владивосток N ________________
Приложение 4
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________________ г. Владивосток N ________________
Приложение 5
(герб)
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ул. Светланская, 22, г. Владивосток, 690110
__________________________________________________________________
Приложение 6
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ул. Светланская, 22,
г. Владивосток, 690110
Телефон: 22-46-80
___________ N ________
На N _____ от ________
Приложение 7
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
_________ N ________
г. Владивосток
Приложение 8
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
УПРАВЛЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ул. Светланская, 22,
г. Владивосток, 690110
Телефон: 22-46-80
___________ N ________
На N _____ от ________
Приложение 9
--------------------------------------------------------¬
¦ ГУБЕРНАТОР ¦
¦ ПРИМОРСКОГО КРАЯ ¦
+-------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------
Приложение 10
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
по аппарату администрации
__________________ г. Владивосток N ________________
Приложение 11
(лицевая сторона)
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления /распоряжения/ Губернатора
Приморского края
__________________________________________________________________
/наименование вопроса/
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
----------T----------------T-------------T----------T------------¬
¦Должность¦ Фамилия, ¦ Дата ¦Замечания,¦ Дата ¦
¦ ¦ инициалы ¦поступления ¦ подпись ¦согласования¦
¦ ¦ ¦документа на ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦согласование ¦ ¦ ¦
+---------+----------------+-------------+----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+----------------+-------------+----------+-------------
(обратная сторона)
Постановление /распоряжение/ разослать:
__________________________________________________________________
/полное наименование организации, адрес/
Руководитель департамента
/ комитета / управления / отдела _____________________________
подпись инициалы, фамилия
Передано в канцелярию ____________________ 199___ г.
Примечания: Протокольный отдел рассылает копии постановлений и
распоряжений в строгом соответствии со списком. Ответственность за
качество указанного списка несет лично руководитель департамента,
комитета, управления, отдела, внесшего проект распорядительного
документа.
Приложение 12
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ УТВЕРЖДЕНИЯ
АКТЫ проверок и ревизий; приема законченных строительством
объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; уничтожения
документов и дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий
и т. д.;
ИНСТРУКЦИИ (правила) - должностные, по делопроизводству;
технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.;
ОПИСИ ДЕЛ постоянного хранения и по личному составу;
ОТЧЕТЫ о производственной деятельности, командировках и т. д.;
ПЕРЕЧНИ должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы;
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
учреждений и организаций с указанием сроков хранения материалов и
т. д.;
ПЛАНЫ работы коллегии, учебы, проведения мероприятий, совета и
т. д.;
ПОЛОЖЕНИЯ об организации; структурном подразделении;
премировании и т. д.;
ПРОГРАММЫ проведения работ и мероприятий; командировок и т.
д.;
СМЕТЫ расходов на содержание аппарата управления, сооружений;
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;
ФОРМЫ унифицированных документов;
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
Приложение 13
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
АКТЫ выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.;
АРХИВНЫЕ СПРАВКИ;
АРХИВНЫЕ КОПИИ;
ДОВЕРЕННОСТИ на получение товарно - материальных ценностей,
ведение дел в арбитраже и т. д.;
ДОГОВОРЫ о материальной ответственности, поставках, подрядах,
научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений; о
производстве работ и т. д.;
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ;
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;
ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово - хозяйственных операций;
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства о награждении орденами и медалями,
премиями и т. д.;
ПИСЬМА гарантийные на выполнение работ, услуг и т. д.;
ПОРУЧЕНИЯ бюджетные; банковские; пенсионные; платежные
(сводные), в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод
валюты; на импорт и т. д.;
ПОЛОЖЕНИЯ об организациях;
РЕЕСТРЫ чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк;
СМЕТЫ расходов на содержание аппарата управления; на
калькуляцию к договору и т. д.;
СОГЛАШЕНИЯ;
СПРАВКИ лимитные; о выплате страховых сумм; использовании
бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся
зарплате и т. д.;
УДОСТОВЕРЕНИЯ;
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.
Приложение 14
-----------------------------------------------------------------¬
¦ АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ ¦
¦ ¦
¦ О документе доложено ____________ Регистрационный N ____ ¦
¦ Направлено на исполнение ____________________________________ ¦
¦ _____________________________________________________________ ¦
¦ ¦
¦ СОДЕРЖАНИЕ ПОРУЧЕНИЯ: ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
+--------------------------------------T-------------------------+
¦ Дата получения документа исполнителем¦ ¦
¦ "_____"__________________ 199___ г. ¦ Поручения исполнителю ¦
¦ Дата и номер исполненного документа ¦ ¦
¦ "_____"__________________ 199___ г. ¦ ¦
¦ N ________________ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 15
(герб)
Для служебного пользования, экз. 1
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Адресат
ул. Светланская, 22,
г. Владивосток, 690110
Телефон: 22-46-80
___________ N ________
На N _____ от ________
В соответствии с планом учения по мобилизационной подготовке
проведение совещания у вице-губернатора края переносится на
01.04.99.
Вице-губернатор края И.О. Фамилия
Приложение 16
(герб)
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ
2 интервала
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
2 интервала
+--------+20.04.99 г.Владивосток N 350
не менее T
20 мм ¦ 3 интервала
+
Об обеспечении общественного
порядка и охраны материальных
1 инт. и культурных ценностей при
возникновении чрезвычайных
ситуаций на территории
Приморского края
T
¦ 2-3 интервала
+
1,25 см
+----+Во исполнение Федерального закона "О защите
населения и территорий от чрезвычайных ситуаций
природного характера"
T
¦ 2 интервала
+
ПОСТАНОВЛЯЮ:
T
¦ 2 интервала
+
Возложить на управление внутренних дел
Приморского края функции по обеспечению
1,5 инт. общественного порядка, усилению охраны особо
важных объектов при возникновении чрезвычайных
ситуаций на территории края.
T
¦ 3 интервала
+
Губернатор края И.О. Фамилия
+----+
не
менее
10 мм
T
¦ не менее 10 мм
+
Приложение 17
(герб)
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
+-------+19.04.99 г.Владивосток N 967-р
не менее T
20 мм ¦ 3 интервала
+
Об утверждении стоимости
проведения работ по
1 инт. сертификации услуг питания
T
¦ 2-3 интервала
+
1.25 см
+---+Во исполнение постановления Губернатора края
от 25 мая 1996 г. N 310 "О первоочередных мерах по
подготовке к введению в Приморском крае системы
1.5 инт. сертификации услуг питания"
Утвердить методику расчета стоимости проведения
работ по сертификации услуг питания (прилагается).
T
¦ 3 интервала
+
Губернатор края И.О. Фамилия
+----+
не
менее
10 мм
T
¦ не менее 10 мм
+
Приложение 18
ЖУРНАЛ
регистрации постановлений и распоряжений Губернатора края,
распоряжений администрации Приморского края
-------------T---------------T----------------------T------------¬
¦ Порядковый ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номер ¦
¦ номер ¦ регистрации ¦ документа ¦ гербового ¦
¦ ¦ ¦ ¦ бланка ¦
L------------+---------------+----------------------+-------------
Приложение 19
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
(1)
------------T---------------T-----------------------------------T
¦ Дата ¦Регистрационный¦ Корреспондент ¦
¦поступления¦ номер +-----T---------T---------T---------+
¦ ¦ ¦автор¦название ¦ дата ¦ индекс ¦
¦ ¦ ¦ ¦документа¦документа¦документа¦
+-----------+---------------+-----+---------+---------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L-----------+---------------+-----+---------+---------+---------+
(2)
T----------T---------T---------T---------T----------T-----------¬
¦Заголовок ¦ Автор ¦Исполнит.¦ Срок ¦Отметка об¦ Отметка о ¦
¦документа ¦резолюции¦ ¦исполнен.¦исполнении¦направлении¦
¦ или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦
¦ краткое ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ в дело ¦
¦содержание¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+---------+---------+---------+----------+-----------+
¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
+----------+---------+---------+---------+----------+------------
Приложение 20
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих и внутренних документов
-----T------T-------------T-----------T-------T-----------T------¬
¦Дата¦Индекс¦Корреспондент¦ Заголовок ¦ Срок ¦Отметка об ¦Номер ¦
¦ ¦ ¦ ¦или краткое¦исполн.¦исполнении ¦герб. ¦
¦ ¦ ¦ ¦содержание ¦ ¦документа ¦бланка¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦направлении¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦его в дело ¦ ¦
+----+------+-------------+-----------+-------+-----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L----+------+-------------+-----------+-------+-----------+-------
Приложение 21
------------------------------------------------------------------
Регистрационно-контрольная карточка Канцелярия
------------------------------------------------------------------
Рег. номер: Дата поступл.: Поручение
Корреспондент:
Дата и индекс:
Вышестоящая организация:
Район: Отдел:
Тема:
Краткое содержание:
Резолюция:
Автор резолюции:
Исполнитель:
Район исп.:
Отдел исп.:
Срок исполнения:
Дата ответа:
Контрольная дата: Номер дела:
------------------------------------------------------------------
Приложение 22
ЖУРНАЛ
регистрации приема граждан
---------------T--------------T------------T-----------T---------¬
¦ Фамилия, ¦Домашний адрес¦ Должность, ¦ Содержание¦ Принятые¦
¦имя, отчество ¦(город, район,¦место работы¦ обращения ¦ меры ¦
¦ ¦ улица, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ номер дома) ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+--------------+------------+-----------+---------+
+--------------+--------------+------------+-----------+---------+
+--------------+--------------+------------+-----------+---------+
+--------------+--------------+------------+-----------+---------+
+--------------+--------------+------------+-----------+---------+
+--------------+--------------+------------+-----------+---------+
+--------------+--------------+------------+-----------+---------+
L--------------+--------------+------------+-----------+----------
Приложение 23
ЖУРНАЛ
регистрации поступивших телеграмм
---------T-------T--------------T----------T------------T-------¬
¦Регистр.¦ Дата ¦Корреспондент,¦ Краткое ¦ Кому ¦ ¦
¦ номер ¦поступ.¦ город, ¦содержание¦ направлено ¦Роспись¦
¦ ¦ ¦ наименование ¦телеграммы¦ для ¦ ¦
¦ ¦ ¦ организации, ¦ ¦рассмотрения¦ ¦
¦ ¦ ¦ фамилия ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+-------+--------------+----------+------------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L--------+-------+--------------+----------+------------+--------
ЖУРНАЛ
регистрации отправленных телеграмм
-------T-----------T--------------T----------T-------T-----------¬
¦ Дата ¦ Регистрац.¦ Наименование ¦ Краткое ¦Автор ¦Исполнитель¦
¦ ¦ номер ¦ адресата ¦содержание¦ ¦ ¦
+------+-----------+--------------+----------+-------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------+-----------+--------------+----------+-------+------------
Приложение 24
ИНДЕКСЫ
структурных подразделений
1-10. Губернатор и вице-губернаторы
11. Канцелярия управления делопроизводства
12. Комитет по архитектуре и капитальному строительству
13. Комитет по внешнеэкономическим и региональным связям
14. Комитет по делам молодежи
15. Комитет дорожного хозяйства
16. Комитет по жилищно - коммунальному хозяйству
17. Комитет по защите прав потребителей
18. Комитет по земельным ресурсам и землеустройству
Приморского края
19. Департамент по профессиональному образованию, науке,
информации и связям с общественностью
20. Управление по организации строительства нефтегазового
комплекса Приморского края
21. Комитет пищевой и перерабатывающей промышленности
22. Комитет судоходства, портов, связи и транспорта
23. Комитет по природным ресурсам
24. Комитет по промышленности
25. Комитет рыбного хозяйства
26. Департамент потребительского рынка
27. Комитет по торговле и бытовому обслуживанию населения
28. Комитет по топливным ресурсам
29. Департамент по топливно - энергетическому комплексу
30. Комитет по туризму и санаторно - курортному делу
31. Комитет по управлению имуществом Приморского края
32. Комитет по ценообразованию и контролю за ценами
33. Комитет по физической культуре и спорту
34. Комитет экономики и планирования
35. Управление внутренних дел Приморского края
36. Департамент здравоохранения
37. Управление государственной службы и кадров
38. Управление культуры
39. Управление народного образования
40. Департамент по организационно - контрольной и кадровой
работе
41. Департамент по внешнеэкономическим и связям и туризму
42. Управление социальной защиты населения
43. Управление сельского хозяйства
44. Управление труда, занятости населения и демографической
политики
45. Финансовое управление
46. Хозяйственное управление
47. Управление юстиции
48. Управление делопроизводства
49. Правовое управление
50. Архивный отдел
51. Управление ЗАГС
52. Мобилизационный отдел
53. Инспекция по личному составу
54. Отдел лесной промышленности
55. Комитет информатизации
56. Управление по делам о несостоятельности (банкротстве)
предприятий
57. Представительство администрации края при Правительстве
Российской Федерации
58. Комитет прессы и информации
59. Административный департамент
60. Бухгалтерия
61. Главное управление по делам гражданской обороны и
чрезвычайным ситуациям при администрации края
62. Лицензионная палата
63. Департамент информации и анализа социальных процессов
региона
64. Комитет по связям с общественными организациями
65. Комитет по делам национальностей и взаимодействию с
религиозными объединениями
66. Комитет по твердому топливу и малым угольным разрезам
67. Отдел по поддержке и развитию малого предпринимательства
68. Департамент по жилищно - коммунальному хозяйству и
топливным ресурсам
69. Комитет по оборонной промышленности
70. Отдел по делам военнослужащих и казачества
71. Центр общественных связей при Губернаторе края
72. Департамент сельского хозяйства и продовольствия
73. Служба помощников и секретарей приемных руководителей
Приложение 25
ТЕЛЕГРАММА
МОСКВА КИТАЙСКИЙ ПРОЕЗД 7 МИНТОПЭНЕРГО ЗАМЕСТИТЕЛЮ МИНИСТРА
РЕШЕТНИКОВУ
ПОДТВЕРЖДАЕМ ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ПРОБЛЕМАМ УГЛЕДОБЫВАЮЩЕЙ
ПРОМЫШЛЕННОСТИ ПРИМОРЬЯ ДНИ РАБОТЫ МЕЖДУНАРОДНОЙ КОНФЕРЕНЦИИ
18-21 ОКТЯБРЯ 1999 ГОДА=
ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ И.ФАМИЛИЯ
--------------------------------------------------------------
ул. Светланская, 22, г. Владивосток, администрация Приморского
края
Губернатор края И.О.Фамилия
фамилия
телефон исполнителя
Приложение 26
ЖУРНАЛ
учета передачи документов
по факсимильному аппарату N
------------------T-----------------T------------T---------------¬
¦ Дата, ¦ Подписной номер ¦ Количество ¦ Адресат, город¦
¦ время передачи ¦ ¦ листов ¦ ¦
+-----------------+-----------------+------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L-----------------+-----------------+------------+----------------
ЖУРНАЛ
учета приема документов
по факсимильному аппарату N
------------------T---------T----------T------------T------------¬
¦ Дата, ¦Подписной¦Количество¦Отправитель,¦ Примечание ¦
¦ время приема ¦ номер ¦ листов ¦ город ¦ ¦
+-----------------+---------+----------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-----------------+---------+----------+------------+-------------
Приложение 27
-----------------------------------------------------------------¬
¦ КАРТОЧКА ЗАКАЗА N______ ¦
¦ ¦
¦ _____________________ ________________________ ¦
¦ (дата сдачи заказа) (дата исполнения заказа) ¦
¦ ¦
¦ Подразделение ¦
¦ ¦
¦ (фамилия заказчика)________________________________________ ¦
¦ ¦
¦ Вид документа: заявление, решение, справка ¦
¦ (информация), разное ¦
¦ ¦
¦ (нужное подчеркнуть) ¦
¦ ¦
¦ Количество страниц ______, тираж ______, всего листов _____ ¦
¦ ¦
¦ Роспись _________________ ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 28
-----------------------------------------------------------------¬
¦Регистрационно-контрольная карточка Отдел писем Адм. края¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Рег. номер: Дата поступления: / / Обращение¦
¦Корреспондент: ¦
¦Адрес: ¦
¦Вышестоящая организация: ¦
¦Район: ¦
¦Тема: ¦
¦Краткое содержание: ¦
¦ ¦
¦Резолюция: ¦
¦ ¦
¦Автор резолюции: ¦
¦Исполнитель: ¦
¦Район исп.: ¦
¦Отдел исп.: ¦
¦Срок исполнения: / / ¦
¦Дата ответа: / / ¦
¦Контрольная дата: / / ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 29
КАРТОЧКА
личного приема граждан
--------T---------------T----------------------T-----------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Фамилия, имя ¦ Адрес ¦
¦ ¦ ¦ отчество заявителя ¦ ¦
¦ ¦ +----------------------+-----------------+
+-------+---------------+----------------------|-----------------+
¦ +----------------------+-----------------+
¦ Содержание заявления ¦ Инициалы и фамилия ведущего прием ¦
¦ +----------------------------------------+
¦ ¦ Результаты рассмотрения заявления ¦
+-----------------------+ ¦
+-----------------------+ ¦
+-----------------------+----------------------------------------+
+-----------------------+----------------------------------------+
+-----------------------+----------------------------------------+
+-----------------------+----------------------------------------+
+-----------------------+-----------------------------------------
L------------------------
Приложение 30
(лицевая сторона)
Администрация
Приморского края УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ администрации
_________N_______ Подпись (инициалы,
на __________ год фамилия)
Дата
--------T-------------T-----------T------------------T-----------¬
¦Индекс ¦ Наименование¦Количество ¦Срок хранения дела¦Примечания ¦
¦ дела ¦ структурных ¦дел (томов,¦ (тома, части) и ¦ ¦
¦ ¦подразделений¦ частей) ¦ NN статей по ¦ ¦
¦ ¦ и дел ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+-------+-------------+-----------+------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-------+-------------+-----------+------------------+------------
Руководитель Подпись инициалы, фамилия
Дата
Заведующий архивом Подпись инициалы, фамилия
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПМК архивного отдела Протокол ЭК
администрации края администрации края
от ___________ N _________ от _________ N ___
(обратная сторона)
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в _______________ году
----------------------T-----------T------------------------------¬
¦ ¦ ¦ В том числе: ¦
¦ По срокам хранения ¦ Всего +-------------T----------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦
+---------------------+-----------+-------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------------------+-----------+-------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+-----------+-------------+----------------+
¦ долговременного ¦ ¦ ¦ ¦
¦ (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+-----------+-------------+----------------+
¦ временного (до 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+-----------+-------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ Итого: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------+-----------+-------------+-----------------
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение 31
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя департамента
(комитета, управления, отдела)
подпись (инициалы, фамилия)
дата
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
___________________________________________
(наименование структурного подразделения)
ФОНД N ______
ОПИСЬ N ______
дел постоянного хранения
за __________ год
----T-------T--------------T--------------T-----------T----------¬
¦ N ¦ Индекс¦Заголовок дела¦ Дата дела ¦Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦(тома, части) ¦(тома, части) ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+---+-------+--------------+--------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+-------+--------------+--------------+-----------+-----------
В данный раздел описи внесено _____________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _____ по N _____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись инициалы, фамилия
Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив) подпись инициалы, фамилия
Дата
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПМК архивного отдела Протокол ЭК
администрации Приморского края структурного подразделения
от ___________ N _________ от ___________ N _________
форма годового раздела описи дел постоянного хранения
Приложение 32
Администрация Приморского края УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
АКТ руководителя организации
________ N ____________ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранения
На основании ___________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение документы __________
________________________________________________________________
(название структурного подразделения)
-----T---------T------T------------T---------------T-------------¬
¦ N ¦Заголовок¦ Дата ¦ Количество ¦Сроки хранения ¦ ¦
¦п/п ¦дела или ¦ дела ¦ дел (томов,¦ дела ¦ Примечание ¦
¦ ¦групповой¦ ¦ частей) ¦ и NN статей ¦ ¦
¦ ¦заголовок¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------+------+------------+---------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+---------+------+------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+---------+------+------------+---------------+--------------
Итого _______________________ дела за ________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПМК архивного отдела
администрации края
(протокол от ________________ N _________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК администрации края
от ________________N__________
Приложение 33
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________
(цифрами и прописью)
лист(ов)
в том числе: литерные листы ____________________________
пропущенные номера _________________ + листов внутренней
описи __________________________________________________
------------------------------------------T---------------------
Особенности физического состояния ¦ Номера
и формирования дел ¦ листов
------------------------------------------+---------------------
¦
¦
Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись Подпись инициалы, фамилия
Дата
Приложение 34
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________
----T----------T---------T---------------T----------T------------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ ¦
¦ ¦документа ¦документа¦ документа ¦ листов ¦ Примечания ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа¦ ¦
+---+----------+---------+---------------+----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+----------+---------+---------------+----------+-------------
Итого ____________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела подпись инициалы, фамилия
Дата
Приложение 35
Наименование организации
КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись ____________________________________________________________
(N и название)
Фонд _____________________________________________________________
(N и название)
Выдано ___________________________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Наименование должности
сотрудника, выдавшего Подпись Расшифровка подписи
дело
_________________________________________________________
|
