АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА АРТЕМА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 июля 2004 г. N 737
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АРТЕМА
В связи с введением в действие с 1 июля 2003 г.
Государственного стандарта Российской Федерации "Унифицированная
система организационно-распорядительной документации" (ГОСТ Р 6.30-
2003), руководствуясь постановлением Губернатора Приморского края
от 11.12.2003 N 400 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти
Приморского края, аппарате Администрации Приморского края", в
целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в
администрации города Артема постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
администрации города Артема.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в
администрации города Артема (далее - Инструкция) в течение 15 дней
со дня принятия настоящего постановления.
3. Управлению делами администрации города Артема (Русанова)
обеспечить структурные подразделения администрации города Артема и
поселковые администрации экземплярами Инструкции в электронном
варианте.
4. Считать утратившим силу постановление главы города Артема от
15.12.1999 N 961 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в
администрации города Артема".
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить
на заместителя главы города - руководителя аппарата администрации
города Артема Лемехову Т.Н.
Глава города Артема
В.М.НОВИКОВ
Приложение
Утверждена
постановлением
главы города Артема
от 06.07.2004 N 737
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АРТЕМА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города
Артема, (далее - Инструкция) разработана в соответствии с ГОСТом
Российской Федерации Р 6.30-2003, утвержденным постановлением
Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. N 65-ст,
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной
службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, а также с Инструкцией по
делопроизводству в Администрации Приморского края, органах
исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации
Приморского края, утвержденной постановлением Администрации
Приморского края от 11.12.2003 N 400.
Настоящая Инструкция распространяется на организационно-
распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы,
протоколы, письма и др. (далее - документы)), относящиеся к
Унифицированной системе организационно-распорядительной
документации (УСОРД) и устанавливает единые требования к
подготовке документов-организаций документооборота, ведению учета,
регистрации, контролю исполнения и хранения документов в
администрации города Артема (далее - администрация).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных
(компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в
администрации города Артема осуществляется управлением делами
администрации города Артема (далее - управление делами).
1.4. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей
Инструкцией правил и порядка работы с документами, письменными и
устными обращениями граждан возлагается на начальника управления
делами администрации города Артема, заместителя главы города -
руководителя аппарата администрации города Артема, руководителей
структурных подразделений администрации города Артема.
1.5. Проекты постановлений и распоряжений главы города Артема и
другие служебные документы на стадии их подготовки являются
конфиденциальными (см. п. 6.10).
1.6. Передача документов или их копий работникам сторонних
предприятий, учреждений осуществляется только с разрешения
руководителей структурных подразделений администрации по
согласованию с заместителем главы города - руководителем аппарата
администрации, а в его отсутствие - курирующим заместителем главы
города.
1.7. Взаимодействие с представителями средств массовой
информации, передача им какой-либо служебной информации или
документов осуществляется отделом прессы и информации управления
общественных связей и информации администрации, а в отдельных
случаях - по разрешению (указанию, поручению) главы города Артема
курирующего заместителя главы города.
1.8. Об утрате документов работники администрации немедленно
сообщают руководителю своего структурного подразделения.
Руководитель, которому поступила эта информация, назначает
служебное расследование и о его результатах информирует
должностных лиц администрации.
1.9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае
болезни работник по указанию своего руководителя передает
находящиеся у него на исполнении и контроле документы замещающему
его работнику; при увольнении - сдает числящиеся за ним документы
(по акту приема-передачи) и служебное удостоверение.
1.10. Должностные лица администрации, работники структурных
подразделений администрации несут персональную ответственность за
соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность
находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них
служебной информации.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1. Принятие решений в администрации города Артема
сопровождается изданием следующих нормативных правовых актов и
распорядительных документов:
постановлений главы города Артема;
распоряжений главы города Артема;
приказов главы города Артема.
2.2. Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных
органов, советов, собраниях, совещаниях и решения, принимаемые на
них, фиксируются в протоколах.
2.3. В процессе деятельности администрации города и
коллегиальных органов создаются различные информационные,
справочные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и
т.д.).
Для осуществления оперативных связей с другими предприятиями,
учреждениями и отдельными гражданами используются такие формы, как
письма, факсы, телеграммы, телефонограммы (см. приложения).
2.4. Для осуществления приема, увольнения, перемещения
работников, замещающих должности муниципальной службы,
предоставления им отпусков оформляются контракты, приказы по
личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.
(в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству).
3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ
3.1. Проекты постановлений и распоряжений главы города Артема
3.1.1. Основаниями для подготовки (разработки) нормативных
правовых и распорядительных актов главы города Артема являются
федеральные законы, указы и поручения Президента Российской
Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской
Федерации, нормативные правовые акты Законодательного Собрания
Приморского края и Губернатора Приморского края - Главы
Администрации Приморского края, решения коллегии при Губернаторе
Приморского края, совета глав муниципальных образований
Приморского края, иных советов и комиссий при Администрации
Приморского края, а также предложения органов, образующих систему
исполнительной власти в Приморском крае.
3.1.2. Подготовка нормативных правовых актов осуществляется по
поручению главы города Артема, первого заместителя главы города
Артема - заместителя главы города по курируемым направлениям
деятельности.
Поручение дается руководителю структурного подразделения
администрации города, имеющего непосредственное отношение к
содержанию проекта нормативного правового акта в соответствии с
направлением его деятельности, который назначает исполнителя из
числа работников своего структурного подразделения.
Срок подготовки проекта не должен превышать одного месяца. В
случае необходимости он может быть продлен курирующим заместителем
главы города.
Круг лиц, согласовывающих проекты нормативных правовых актов,
определяет руководитель структурного подразделения-исполнителя по
согласованию с правовым управлением администрации города Артема.
Все проекты нормативных правовых актов и распорядительных актов
главы города Артема в обязательном порядке согласовываются с
начальником правового управления и начальником управления делами
администрации города Артема.
При наличии у руководителя, визирующего проект, особого мнения
(замечания) он делает в листе согласования соответствующие
отметки; особое мнение (замечание), как правило, излагается на
отдельном листе и прилагается к проекту.
Основной разработчик проекта учитывает письменные замечания и
рекомендации лиц, согласовывающих проект, вносит, по
необходимости, в основные положения и текст документа, необходимые
правки и направляет его на окончательное согласование
руководителям, указанным в листе согласования.
Подготовленный проект нормативного правового акта с листом
согласования, подписанным вышеуказанными руководителями,
передается ответственным за разработку исполнителем проекта через
секретаря приемной для подписания главой города Артема.
3.1.3. Все проекты нормативных правовых и распорядительных
актов главы города Артема, предусматривающие расходы за счет
бюджетов всех уровней, в обязательном порядке согласовываются с
начальником финансового управления администрации города.
3.1.4. Ответственность за качество подготовки проектов
постановлений, распоряжений главы города Артема (далее -
проектов), их согласование с заинтересованными сторонами несут
руководители структурных подразделений администрации -
исполнителей.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных
правовых актов, а также актов, подготавливаемых несколькими
ведомствами, могут создаваться рабочие группы.
3.1.5. Если в тексте проекта упоминаются нормативные правовые
акты органов государственной власти, то делается ссылка на их
даты, номера и наименования.
Если подготавливаемый проект влечет за собой внесение изменений
и дополнений в другие нормативные правовые акты и распорядительные
документы, эти изменения или дополнения включаются в проект или
представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
3.1.6. Проекты в необходимых случаях должны содержать пункт о
возложении контроля за их выполнением.
3.1.7. Проекты по кадровым вопросам подготавливаются отделом
муниципальной службы и кадров управления делами администрации
города Артема (далее - отдел кадров).
3.1.8. Согласование подготовленных проектов оформляется на
листе согласования (приложение 1 к настоящей инструкции) путем
визирования должностными лицами администрации на лицевой стороне
листа в следующем порядке:
специалист администрации города - исполнитель (с обязательным
указанием номера рабочего телефона);
руководитель управления, отдела, имеющий прямое отношение к
содержанию проекта;
руководители структурных подразделений администрации города -
соисполнителей либо заинтересованных в указанном проекте;
руководители заинтересованных (взаимодействующих) учреждений,
предприятий и организаций;
заместитель главы города, курирующий исполнителя проекта;
заместители главы города, в чью сферу интересов входит
содержание проекта;
заместитель главы города - руководитель аппарата администрации
города;
начальник правового управления;
первый заместитель главы города;
начальник управления делами.
При необходимости внесения документа в Регистр нормативно-
правовых актов муниципальных образований Приморского края в левом
нижнем углу лицевой стороны листа согласования ставится виза
начальника правового управления администрации города "В регистр".
В этом случае исполнитель должен добавить в указатель рассылки
правовое управление с пометкой "В регистр".
На обратной стороне листа:
исполнитель обязан заполнить указатель рассылки, содержащий
перечень адресатов, которым следует направить документ или выписку
из него (с указанием точного адреса телефона), и количество
экземпляров. Ответственность за достоверность данных в указателе
рассылки несет лично руководитель структурного подразделения
администрации-исполнителя.
3.1.9. Проект документа, переданный должностному лицу на
согласование, рассматривается им в установленные сроки:
один день - заместители главы города, руководители структурных
подразделений, руководители заинтересованных учреждений;
2 дня - заместитель главы города, курирующий структурное
подразделение, подготовившее проект;
3 дня - правовое управление, управление делами;
3 дня - для дополнительного изучения и проработки вопроса.
3.1.10. По проектам, имеющим замечания, исполнителем
подготавливаются предложения для их рассмотрения заместителем
главы города, курирующим данный вопрос.
3.1.11. Если в ходе согласования проекта в него внесены
изменения принципиального характера, то он подлежит возвращению
исполнителю для доработки и повторного согласования.
Повторного согласования не требуется, если при доработке и
проект внесены уточнения, не меняющие его сути.
3.1.12. На этапе согласования ответственный работник прилагает
к проекту нормативные правовые акты, на которые имеется ссылки в
проекте, и другие материалы, использованные при его подготовке.
3.1.13. Подписанные проекты передаются в управление делами для
регистрации и выпуска.
3.1.14. Постановления, распоряжения главы города Артема в 3-
дневный срок направляются адресатам (в виде копий) в соответствии
с указателями рассылки. Одна копия документа направляется в
прокуратуру г. Артема.
3.1.15. Подлинник постановления (распоряжения) и лист
согласования к нему остаются в управлении делами, остальные
материалы возвращаются в структурное подразделение-исполнитель для
формирования дела.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по
усмотрению запросившей его организации.
3.1.16. Проекты печатаются на бланках установленной формы
(приложения 2, 3, 4, 5 к настоящей инструкции) шрифтом Times New
Roman (Cyr) размером 12.
Проекты имеют следующие реквизиты:
герб города Артема;
наименование органа, издавшего акт или документ - администрация
города Артема Приморского края;
наименование вида акта и документа - постановление,
распоряжение;
дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2
одинарными межстрочными интервалами, оформляется цифровым
способом. Дата печатается от левой границы текстового поля.
Элементы даты пишутся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год, например: 13.01.2004 г. В
текстах актов и документов, содержащих сведения нормативного и
финансового характера, применяется словесно-цифровой способ
оформления дат: 17 июля 2001 года.
Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и
порядкового номера документа, например: N 143. К порядковому
номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N
153-р. Для распоряжений, касающихся кадров, добавляется буква "к",
например: N 154-к;
место издания - печатается на одном уровне с реквизитами "Дата"
и "Номер" и оформляется центрированным способом;
заголовок печатается на расстоянии 3 одинарных межстрочных
интервалов от предыдущего реквизита, пишется с прописной буквы.
Отвечает, как правило, на вопрос "о чем? (о ком?)" издан документ.
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух
и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок
составляется исполнителем проекта документа.
Начало и конец каждой строки заголовка оформляется флаговым
способом. Длина строки заголовка не должна превышать 50 знаков;
текст отделяется от заголовка 2 - 3 одинарными межстрочными
интервалами и печатается через 1,5 интервала. Текст печатается от
левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой
границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 1,0 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -
преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении -
распорядительную часть).
Преамбула в проектах постановлений главы города завершается
словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами без
разбивки с новой строки от границы левого поля.
Постановляющая (распорядительная) часть постановлений
(распоряжений), как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не
имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в
тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии одного
приложения - (прилагается); при наличии нескольких приложений -
(приложение 1), (приложение 2).
Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными
интервалами и состоит из слов "Глава города Артема" или "И.о.
главы города Артема", печатается в одну строку. Инициалы имени,
отчества и фамилия главы города, и.о. главы города печатаются у
правой границы текстового поля.
3.1.17. Приложения к проектам постановлений и распоряжений
главы города печатаются на отдельных листах и нумеруются
самостоятельно, начиная со второго листа.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении
текстов постановлений (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, таблицы,
списки, образцы, документов и др. Приложения подписываются
руководителем структурного подразделения, являющегося
разработчиком проекта.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется слово
"Приложение", ниже через одинарный межстрочный интервал дается
ссылка на постановление или распоряжение главы города Артема. Все
составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым
полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение 2
к постановлению
главы города Артема
от 13.06.2002 N 181
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить"
(прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и
т.д.) на приложении в правом верхнем углу располагается слово
"УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА", написанное прописными
буквами, со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату, номер.
Например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
главы города Артема
от 13.06.2002 N 181
Слова "утверждено" и "утвержден" согласуются в роде и числе с
первым словом наименования приложения: положение - утверждено,
программа - утверждена, мероприятия - утверждены, перечень -
утвержден.
Заголовок к тексту приложения оформляется центрированным
способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово
заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным
шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал
между первой строкой заголовка и последующими строками может быть
увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4
одинарными межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3
межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их
заголовки печатаются флаговым способом (относительно абзацного
отступа). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается
выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и
строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, нумерация
граф повторяется на каждой странице. Шапка таблицы печатается
через одинарный межстрочный интервал стандартным шрифтом (размер N
10).
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго
листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она
1)
оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или . Текст
сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой
страницы или после приложения в целом под чертой. После символа
сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста
сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах
разделы и главы, пункты и подпункты нумеруются так же, как и в
тексте постановления (распоряжения) арабскими цифрами. В указанных
документах их составные части (разделы, подразделы, пункты,
подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы
нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из
номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.).
Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и
пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при
необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны
иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,
1.2.2.1.). После точки текст печатается с большой буквы.
3.2. Приказ
3.2.1. Приказами оформляются решения по оперативным,
организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы
администрации города.
3.2.2. Приказы (приложение 6 к настоящей инструкции)
подписываются главой города Артема или лицом, исполняющим его
обязанности.
3.2.3. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел
муниципальной службы и кадров на основании соответствующих
представлений или поручений, в соответствии с постановлением
Госкомстата от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и
настоящей инструкцией.
3.2.4. Подписанные приказы оформляются и выпускаются отделом
кадров. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по
единой нумерации в пределах календарного года.
Копии приказов заверяются печатью и направляются адресатам
согласно указателям рассылки.
4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Положение, правила, инструкция
4.1.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции администрации города Артема.
Положение устанавливает порядок образования, структуру, задачи
и функции, объем прав и обязанностей, организацию работы
администрации города Артема.
Текст положения, как правило, состоит из следующих разделов:
общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности,
руководство, взаимоотношения, организация работы.
Положение утверждается актом администрации города Артема.
4.1.2. В правилах устанавливаются нормы и требования,
обязательные для выполнения.
4.1.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и
иных нормативных актов.
4.1.4. Заголовок к тексту положения, правил, инструкции
отвечает на вопрос "о чем?" (напр.: Положение об управлении
жизнеобеспечения); заголовок к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ (должностная инструкция),
отвечает на вопрос "кого?" (должностная инструкция главного
специалиста).
Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение документа.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Название
главы печатается флаговым способом, прописными буквами, выделяется
полужирным шрифтом и выравнивается по абзацному отступу.
Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами внутри каждой главы.
4.2. Протокол
4.2.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных
органов, собраниях, совещаниях, конференциях.
4.2.2. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных
тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других
материалов.
4.2.3. Организационное обеспечение совещаний, проводимых с
участием главы города Артема, возлагается на организационно-
контрольное управление администрации города Артема, а проводимых с
участием заместителей главы города - на их секретарей.
4.2.4. Решения, принятые на совещаниях, оформляются в тексте
протокола в срок до 3 рабочих дней со дня заседания.
Протокол совещания составляется работником структурного
подразделения администрации города Артема, ответственного за его
проведение.
Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом
производится соответствующая запись в протоколе.
Подготовка протокола заседания коллегиального органа, записи во
время заседания, сбор материалов возлагается на его секретаря.
4.2.5. Протокол заседания коллегиального органа подписывается
председательствующим на заседании и секретарем.
4.2.6. Датой протокола является дата заседания.
4.2.7. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих
участие в заседании.
4.2.8. На протоколе, содержащем служебную информацию
ограниченного распространения, проставляется пометка "Для
служебного пользования", которая печатается в правом верхнем углу
первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа
(пометки) через 1,5 межстрочных интервала.
4.2.9. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки,
подписанный руководителем структурного подразделения администрации
города Артема, ответственного за подготовку совещания, или
должностным лицом, курирующим деятельность аппарата администрации
города. Копии протоколов заверяются печатью управления делами.
4.2.10. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги
формата А4 шрифтом размером N 12.
4.2.11. Протокол имеет следующие реквизиты:
наименование вида Документа - слово "П Р О Т О К О Л"
печатается на 2 см ниже от границы верхнего поля прописными
буквами, вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита
2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1
интервал и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и
печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего
реквизита от левой границы текстового поля, а номер - после слова
"протокол":
место проведения заседания указывается при оформлении протокола
совещания в том случае, если оно происходило не в здании
администрации города Артема, выравнивается по центру на одной
линии с датой:
текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и
основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности
председательствующего и секретаря заседания или совещания. После
слова "Присутствовали" указываются инициалы, фамилии и должности
всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или
сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15,
то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной
части протокола указывается только их общее количество.
Далее оформляется повестка дня заседания (совещания). Каждый
вопрос повестки дня оформляется с красной строки, нумеруется
арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О"
("Об"). Слова "Повестка дня:" выравниваются по центру. По каждому
вопросу повестки дня указываются инициалы, фамилия и должность
докладчика.
Основная часть текста протокола печатается через 1, 5
межстрочных интервала, состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и
строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
Разделы отделяются друг от друга дополнительным 1,5 межстрочным
интервалом.
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются
прописными буквами, без разбивки, каждое с новой строки от левой
границы текстового поля.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела. После слова
СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной строки указываются
инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже; после фамилии
ставится тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме
прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен
докладчиком, то после тире, также с прописной буквы, пишется
"Доклад прилагается". Например:
1. СЛУШАЛИ:
В.В. Зорина - Доклад прилагается.
После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, через 1,5
интервала, с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и
фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы
излагается текст выступления, например:
ВЫСТУПИЛИ:
В.А. Лебедев - Краткая запись выступления.
Содержание выступлений излагается от третьего лица
единственного числа.
Вопросы к докладчику и ответы на них оформляются по той же
схеме (вместо слов "вопрос" и "ответ" пишут инициалы и фамилию).
В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль
выступающего начинать с абзаца.
После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) ставится двоеточие, а ниже,
через 1,5 интервала, с красной строки приводится текст решения.
Если решение является самостоятельным документом, то после
двоеточия пишется "Решение прилагается".
Например:
РЕШИЛИ:
Решение прилагается.
Решение заседания, если оно содержит различные вопросы,
подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Если решением (постановлением) или одним из его пунктов
утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к
протоколу.
Если один из вопросов повестки дня на данном заседании не
рассматривается, это фиксируют в протоколе.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после
соответствующего протокольного решения.
Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись председателя включает наименование должности лица,
председательствовавшего на заседании (совещании), его личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование
должности печатается от левой границы текстового поля через 1
межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне
последней строки наименования должности. Последняя буква в
расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря
включает его личную подпись и расшифровку подписи.
4.2.12. Организация записи хода заседания (совещания) на
магнитной ленте (магнитофон или диктофон) возлагается на
работников структурных подразделений администрации города Артема,
ответственных за его проведение. В ходе такого заседания
(совещания) председательствующий должен ясно и четко называть
должность, фамилию, имя и отчество выступающего.
4.3. Служебные письма
4.3.1. Служебные письма по своему содержанию могут быть
инструктивными, сопроводительными, информационными, гарантийными,
письмами-запросами, письмами-напоминаниями, письмами-
подтверждениями и т.д.
4.3.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной
формы шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 12.
Письмо имеет следующие реквизиты:
дата - оформляется цифровым способом;
исходящий номер в письмах за подписью руководства администрации
города Артема состоит из индекса сектора служебной корреспонденции
управления делопроизводства, индекса темы содержания письма и
порядкового номера;
адрес печатается в верхней правой части бланка письма и
ограничивается правым полем.
В состав адреса входит наименование организации (или ее
структурного подразделения), наименование должности, инициалы и
фамилия получателя, а если письмо адресовано физическому лицу -
фамилия и инициалы, адрес получателя.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в
случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный
указатель рассылки, или частному лицу.
Наименование организации или ее структурного подразделения, а
также наименование должности печатаются через 1 межстрочный
интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5
межстрочным интервалом.
При адресовании служебного письма организации или ее
структурному подразделению без указания должностного лица их
наименования пишутся в именительном падеже, например:
Управление культуры
Администрации
Приморского края
При направлении служебного письма конкретному должностному лицу
наименование организации и структурного подразделения организации
указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в
дательном, например:
Управление культуры
Администрации
Приморского края
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании служебного письма руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
М.П. Иванову
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно,
например:
Главам муниципальных
образований края
При адресовании служебного письма физическому лицу указываются
фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5. кв. 12,
г. Дальнереченск
Приморского края, 692130
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово
"копия" не указывается.
Если количество адресатов письма более четырех, то составляется
указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило,
указывается только один адресат.
Исполнитель передает в управление делами копии писем,
подписанные должностными лицами администрации города Артема,
которые остаются в управлении делами.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными
буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный
интервал.
Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных
знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных
знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных
знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами,
печатается через 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по
ширине текстового поля.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного
вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут
рассматриваться в одном структурном подразделении организации.
Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части
излагается причина, основание или обоснование составления письма,
приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки
письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы-
предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Управление делами администрации города Артема считает...".
"Финансовое управление администрации города Артема просит..."
Если письмо оформлено на бланке должностного лица. то его текст
излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...",
"направляю...".
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к
адресату, которое оформляется центрированным способом, например:
Уважаемый _______________ !
Приложение отделяется от текста 1.5 - 2 межстрочными
интервалами. Слово "Приложение" печатается от левой границы
текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие.
Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о
нем делается ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если в тексте названо несколько приложений или если приложения
в тексте документа не названы, то наименования приложенных
документов перечисляются после текста с указанием количества
листов и экземпляров каждого документа, например:
Приложение: 1. Проект закона Приморского края "О ...," на 7 л.
в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту закона Приморского края "О
..." на 3 л. в 1 экз.
3. Заключение Администрации Приморского края по законопроекту
на 3 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в письме
адреса, то отметка наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными
межстрочными интервалами.
Если письмо оформляется на бланке структурного подразделения,
то подпись включает сокращенное наименование должности, личную
подпись, инициалы и фамилию:
Начальник управления И.О. Фамилия
Если письмо оформляется на должностном бланке, то наименование
должности в подписи не указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается
полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:
Начальник
управления здравоохранения
администрации города Артема И.О. Фамилия
При подписании письма несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании письма несколькими должностными лицами одного
ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются,
соответственно, левой и правой границами текстового поля, а
расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и
отделяются от них дополнительными 1,5 интервалами, например:
Начальник Начальник управления
управления жизнеобеспечения потребительского рынка
администрации города Артема администрации города Артема
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
При подписании совместного документа первый его лист оформляют
не на бланке.
Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются стандартным
шрифтом размером N 12 на лицевой или оборотной стороне последнего
листа документа в левом нижнем углу. Например:
Иванов
4-42-63
4.3.1. Порядок подготовки писем за подписью главы города Артема
Письма за подписью главы города Артема на бланках с
изображением герба города Артема готовятся по указанию главы
города, первого заместителя главы города, заместителей главы
города Артема.
Тип бланка, на котором будет печататься письмо, определяет
руководитель структурного подразделения администрации города
Артема, готовившего письмо.
Тексты писем на бланках с изображением герба города Артема за
подписью главы города Артема на иностранных языках и по вопросам
внешнеэкономической деятельности предварительно согласовываются с
начальником отдела международных отношений администрации города
Артема.
Отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу
на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника
документа. Отметка включает фамилию исполнителя и номер его
телефона.
Отпечатанное на бланке письмо передается в приемную главы
города Артема для подписи главой города.
Подписанное главой города Артема письмо регистрируется в
приемной главы города и передается исполнителю для отправки
адресату.
Копия письма после его регистрации остается в управлении делами
для оформления в дело.
4.4. Служебные телеграммы
4.4.1. Проекты служебных телеграмм оформляются на стандартных
листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N
12 прописными буквами (приложение 10 к настоящей инструкции).
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
адрес (куда, кому). Текст адреса печатается через 1 межстрочный
интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный
адрес организации:
МОСКВА УЛИЦА КОРОЛЕВА 8
или
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 "ВОСХОД"
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в
городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо
указывать наименование соответствующей области или края, например:
ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ
или
ХАНТЫ-МАНСИЙСК ТЮМЕНСКОЙ
или
АНАДЫРЬ МАГАДАНСКОЙ
Наименование организации печатается в именительном падеже:
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ НАДЕЖДИНСКИЙ РАЙОН
При направлении телеграммы должностному или физическому лицу
должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,
например:
ГЛАВЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ Г. АРСЕНЬЕВ БЕСПАЛОВУ
Если телеграмма направляется в несколько однородных
организаций, то их наименование следует указывать обобщенно,
например:
ГЛАВАМ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ КРАЯ
При направлении телеграммы в четыре и более адресов
составляется указатель рассылки, который подписывается
исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами и печатается через 1,5 интервала.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,
которое оформляется центрированным способом, например:
УВАЖАЕМЫЙ ____________________!
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов.
Знаки препинания сокращаются следующими буквами: ТЧК - точка, ЗПТ
- запятая. ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки.
Текст печатается на лицевой стороне листа без переносов слов,
абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных
страниц. Нельзя делать в тексте вставки.
Телеграмма составляется и передается на отправку в двух
экземплярах.
Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными
интервалами и включает наименование должности лица и ее
расшифровку (инициалы имени, отчества и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалом имени и
фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается
правым полем.
Исходящий номер и дата печатаются двумя межстрочными
интервалами ниже реквизита "подпись" и состоят из порядкового
номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и
включают в себя: наименование органа, его почтовый адрес,
наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму, его
личную подпись и ее расшифровку.
Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы
исполнителя и руководителя структурного подразделения
администрации города Артема, подготовившего телеграмму.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в
тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа,
на который дается ответ.
При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны
быть напечатаны латинскими буквами.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей
последовательности:
наименование адресата (в именительном падеже);
наименование организации или местожительства адресат (улица,
номер дома);
наименование пункта и страны назначения (город, страна).
Тип (или вид) поздравительных телеграмм (правительственная,
"люкс", простая) определяет исполнитель.
4.5. Акт
4.5.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий остановленные факты и события.
Акты составляются по результатам ревизии финансово-
хозяйственной деятельности, приема - передачи дел, проверки
наличия, инвентаризации и др.
Акт составляется комиссионно (не менее двух составителей) или
специально уполномоченным должностным лицом.
4.5.2. Акт оформляется на стандартных листах бумаги шрифтом
Times New Roman (Cyr) размером N 12 и имеет следующие реквизиты:
гриф утверждения включает слово "утверждаю", которое печатается
прописными буквами, без кавычек, наименование должности лица,
утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Слово "утверждаю", наименование должности лица, утвердившего
документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочными
интервалами;
наименование вида документа - акт. Наименование вида документа
отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными
интервалами, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом
другой насыщенности и выравнивается центру;
номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова
акт, на той же строке;
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или
события и оформляется словесно-цифровым способом через 2 одинарных
межстрочных интервала от заголовка;
место издания указывается на одной линии с датой;
заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными
межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется
полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце
заголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается
название или краткое содержание актируемого факта или события,
Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?" составлен акт,
например:
"О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих
дальнейшему хранению";
текст отделяется от даты и места издания акта 3 межстрочными
интервалами и печатается через 1,5 интервала.
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
Вводная часть текста акта начинается словом "Основание:" после
которого указывается наименование документа, послужившего
основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок.
С новой строки от левой границы текстового поля документа
печатается слово "Составлен", ставится двоеточие, и далее
перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав
комиссии, например:
Составлен: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
или
Составлен:
Председатель комиссии И.О. Фамилия
Члены комиссии: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней
излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной
составителями акта, ее результаты.
В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных
экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они
направляются.
Например:
Составлен в двух экземплярах:
1-й экземпляр - управление делами;
2-й экземпляр - управление социальной защиты населения.
Количество экземпляров акта определяется количеством
заинтересованных сторон или нормативными правовыми документами,
регламентирующими составление акта;
подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными
интервалами.
Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами,
принимавшими участие в его составлении, например:
Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Бланки документов
5.1.1. Бланки, используемые в администрации города и ее
структурных подразделениях, изготавливаются на компьютере, на
стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х
210), А6 (105 х 148), и имеют установленный комплекс обязательных
реквизитов и порядок их расположения. Выбор формата бланка зависит
от вида и объема документа.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как
правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
5.1.2. Для документирования управленческой деятельности
администрации города Артема применяются следующие виды бланков
документов (прилагаются к настоящей инструкции):
бланк постановления главы города Артема (приложение 2);
бланк распоряжения главы города Артема (приложение 3);
бланк приказа главы города Артема (приложение 6);
бланк письма администрации города Артема (приложение 8);
бланк письма структурного подразделения администрации города
Артема (приложение 9 к настоящей инструкции).
5.1.3. Бланки документов структурных подразделений подлежат
согласованию с управлением делами.
5.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям и лицам.
5.2. Общие требования к оформлению документов
5.2.1. Документы, создаваемые в администрации города Артема,
печатаются шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 12 - 14 через
1 - 1,5 межстрочных интервала.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания
могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или
смещение относительно границ основного текста.
5.2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на
бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - 3,0 см;
правое - 1,0 см;
верхнее - 2,0 см - для текста, 0,5 см - на бланке с гербом
города Артема;
нижнее - 2,0 см.
5.2.3. При оформлении текста документа на двух и более
страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля
страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков
препинания.
5.2.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из
нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.
Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения
документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования"
отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.
Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3
одинарными межстрочными интервалами.
5.2.5. Требования к составлению и расположению отдельных
реквизитов следующие:
наименование вида документа печатается прописными буквами,
указывается на всех видах документов, кроме письма;
заголовок к тексту составляется ко всем документам, за
исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов,
оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа
(о чем составлен документ).
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных
в предложном падеже ("Об отмене...". "Об организации...", "О
состоянии...").
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы
текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1
межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится;
текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,
обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем
информации.
Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от
заголовка в установленных границах полей через 1,5 межстрочных
интервала. На бланках формата А5 текст документа печатается через
1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля:
подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3
межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от
левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и
центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на
уровне последней строки наименования должности без пробела между
инициалами имени и фамилией. Последняя буква фамилии в расшифровке
подписи ограничивается правым полем.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным
способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать
документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед
наименованием должности:
дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата
проставляется под наименованием должности лица, подписавшего
документ, и печатается от левой границы текстового поля на
расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита,
если иное не оговорено в правилах оформления отдельных видов
документов;
индекс (номер) документа, оформленного на бланках,
проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер
проставляется под датой, если иное не оговорено в правилах
оформлений отдельных видов документов.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же
межстрочным интервалом, с каким печатался документ;
при заверении копий документов реквизит "Отметка о заверении
копии" следует оформлять следующим образом: ниже реквизита
"Подпись" необходимо проставлять:
заверительную надпись "Верно";
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения, например:
Подпись
Верно
Начальник управления делами
администрации города Артема подпись И.О. Фамилия
07.01.2004
Согласование документа оформляется визой на документе или
грифом согласования.
Визирование проектов нормативных правовых актов,
распорядительных документов проводится при необходимости оценки их
обоснованности, соответствия действующему законодательству.
Проекты документов визируются руководителями структурных
подразделений, имеющих прямое отношение к содержанию документа,
должностными лицами администрации города Артема.
Виза включает в себя должность лица, визирующего документ,
дату, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа
первого экземпляра документа в нижней его части.
Внешнее согласование с организациями, интересы которых
затрагиваются в проекте документа, оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование предприятия, организации и учреждения),
личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или
название документа, подтверждающего согласование, его дату и
индекс. Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра путей сообщения
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.02.2004
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.02.2004 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций, структурных подразделений администрации
города Артема.
Согласование документа в зависимости от его содержания
происходит в следующей последовательности:
с руководителями структурных подразделений администрации города
Артема;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в
документе;
с территориальными органами федеральных органов исполнительной
власти (по согласованию);
с должностными лицами администрации города;
с начальником правового управления администрации города;
с первым заместителем главы города Артема;
с управлением делами администрации города.
Утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению,
гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа
документа (приложение 11 к настоящей инструкции).
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
главы города Артема
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
16.02.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением,
решением, приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО
(без кавычек), в соответствующих роде, числе и падеже (УТВЕРЖДЕН,
УТВЕРЖДЕНА и т.д.), наименования утверждающего документа или
органа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
главы города Артема
от 15.02.2004 N 14
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 16.02.2004 N 1505
резолюция - это указания руководителей по исполнению
документов. Текст резолюции, как правили, оформляется на бланке
поручения (приложение 12 к настоящей инструкции), который
прилагается к лицевой стороне первого листа документа. Если
резолюция оформляется не на бланке, то она пишется на первом листе
подлинника документа на свободном от текста месте.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дата, например:
И.О. Фамилия
Прошу подготовить проект мероприятий
по усилению контроля за исполнением
документов в администрации города Артема
к 18.02.2004
________________________________________
(подпись руководителя)
10.02.2004
отметки об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка включает фамилию исполнителя и номер его телефона,
например:
Максимова
4-16-89
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Движение документов с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки образует документооборот.
6.1. Доставка документов
6.1.1. Доставка, документов в администрацию города Артема
осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и
электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная
корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых
карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
6.1.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы,
телефонограммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.
6.2. Прием и обработка поступающих документов
6.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и
регистрация поступающей в администрацию города Артема
корреспонденции производится в следующем порядке;
корреспонденция на имя главы города Артема, включая письменные
обращения граждан, регистрируется в управлении делами
администрации города;
структурные подразделения аппарата администрации города
получают свою корреспонденцию в отделении связи и регистрируют
самостоятельно.
Телеграммы доставляются в администрацию города Артема
работниками телеграфа по мере их поступления.
6.2.2. Полученные управлением делами конверты с
корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие
вложений, а также указанных и документах приложений.
В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в
двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту,
другой остается в управлении делами. Акт подписывается начальником
управления делами.
6.2.3. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по
принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае
корреспонденция возвращается отправителю.
6.2.4. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и
прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним
можно установить адрес отправителя или когда дата почтового
штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени
получения документа (документы, поступающие из суда, прокуратуры и
т.п.).
При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются
для бухгалтерии администрации города Артема в качестве
доказательства оплаты доставки.
6.2.5. Работниками управления делами не вскрываются конверты
писем с надписью "лично". Они передаются по назначению.
6.2.6. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в
выходные и праздничные дни, принимается диспетчером администрации
города Артема, о чем делается отметка в журнале регистрации. О
документах и телеграммах, требующих незамедлительного решения,
докладывается руководству администрации города Артема. Поступившие
документы передаются диспетчером в управление делами для
последующего оформления и организации исполнения.
6.3. Регистрация документов
6.3.1. В администрации города Артема документы, адресованные
администрации либо главе города Артема, в зависимости от вида
регистрируются:
в управлении делами:
федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской
Федерации;
постановления и распоряжения Правительства Российской
Федерации;
документы Федерального Собрания Российской Федерации;
выписки из протоколов заседаний Правительства Российской
Федерации;
постановления и распоряжения Губернатора Приморского края и
Администрации Приморского края;
постановления и распоряжения главы города Артема, и.о. главы
города Артема (приложение 13 к настоящей инструкции);
соглашения и договоры между администрацией города Артема и
федеральными органами исполнительной власти, организациями,
предприятиями, учреждениями любых форм собственности и т.д.;
входящая и исходящая корреспонденция (правительственные
поручения, служебные письма и другие документы) (приложения 14 и
15 к настоящей инструкции):
письменные обращения граждан;
в мобилизационном отделе:
документы секретного характера по формам, установленным
специальной инструкцией;
в отделе кадров:
распоряжения и приказы главы города Артема по кадрам, о
направлении в командировку;
указы и др. документы о награждении, переписка, связанная с
награждением.
Телеграммы и факсограммы, поступившие в адрес администрации
города Артема, регистрируются в управлении делами входящим
порядковым номером, который вносится в базу данных входящих
документов.
6.3.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно
заместителям главы города, а также структурным подразделениям
администрации города, регистрируется получателем самостоятельно (в
журналах или на карточках).
6.3.3. Не подлежат регистрации поступающие книги, газеты,
журналы и другие периодические издания, рекламные извещения,
программы совещаний, конференций, поздравительные письма и
телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная
корреспонденция.
6.3.4. На всех документах, поступающих в адрес администрации
города Артема, в правом углу нижнего поля лицевой стороны
документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и
порядкового регистрационного номера. В его состав обязательно
входит порядковый номер регистрации, который может дополняться
индексом дела.
6.3.5. Одновременно к регистрируемому документу оформляется
бланк поручения с указанием даты, регистрационного номера, фамилии
и инициалов руководителя администрации города Артема.
6.3.6. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан)
присваиваются самостоятельные регистрационные номера.
6.3.7. Для обеспечения учета и поиска документов, а также
правильной группировки документов в дела производится индексация
структурных подразделений администрации города Артема.
Каждому комитету, управлению, отделу присваивается условный
цифровой индекс согласно утвержденной номенклатуре дел (приложение
16 к настоящей инструкции).
6.3.8. Индекс входящего и исходящего документа состоит из
индекса комитета, управления, отдела и регистрационного номера.
Исключение составляют индексы нормативных правовых актов и
распорядительных документов (постановлений, распоряжений), а также
письменных и устных обращений граждан. Их индексами являются
регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в
пределах каждого вида документа.
6.3.9. Номером постановления главы города Артема является его
регистрационный порядковый номер в пределах календарного года.
Номер распоряжения главы города состоит:
по основной деятельности - из регистрационного порядкового
номера распоряжения с добавлением буквы "р";
по личному составу - из регистрационного порядкового номера
распоряжения с добавлением "к-1";
о командировании - из регистрационного порядкового номера
распоряжения с добавлением "к-2".
6.3.10. При регистрации поступившего документа в электронную
карточку системы "Делопроизводство" вводятся необходимые данные о
документе. В целях страховки информации осуществляется ежедневное
архивирование баз данных (создаются страховочные копии) на
отдельных электронных носителях. Данные о зарегистрированных
документах хранятся в системе "Делопроизводство" не менее 5 лет.
6.3.11. Нерегистрируемые документы после их соответствующего
оформления (проставляется регистрационный штамп с указанием даты
поступления) передаются по назначению.
6.3.12. Основным принципом регистрации документов является
однократность. Служебные письма, адресованные администрации города
Артема, регистрируются в управлении делами, и под
зарегистрированными номерами проходят исполнение во всех
структурных подразделениях администрации города, в которых
фиксируются регистрационные номера сектора и фактическая дата
поступления.
Повторное присвоение регистрационного номера не допускается.
6.4. Распределение поступающих документов
6.4.1. Главе города Артема направляются на рассмотрение:
федеральные законы;
акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации;
документы из Совета Федерации и Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации;
от полномочного представителя Президента Российской Федерации в
Дальневосточном федеральном округе;
документы из Администрации Приморского края;
корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и
организаций и др.;
письменные жалобы и обращения граждан.
Вся другая корреспонденция рассматривается заместителем главы
города, руководителем аппарата администрации города Артема в
соответствии с возложенными на него обязанностями, с учетом
вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений
администрации города Артема.
В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на
другие документы, последние подбираются и передаются должностным
лицам администрации города Артема вместе с поступившим документом.
6.4.2. Рассмотрение документов должно производиться
должностными лицами администрации и руководителями структурных
подразделений администрации, как правило, в день их поступления.
Указание по исполнению документа дается в форме резолюции
должностного лица на бланке поручения.
6.4.3. Рассмотренные должностными лицами администрации города
Артема документы возвращаются их секретарями в управление делами
для внесения текста резолюции и сроков исполнения документов, даты
передачи (отправки) документов непосредственным исполнителям в
память персонального компьютера.
Служебные документы, поступившие в администрацию города Артема
минуя управление делами, после их рассмотрения в тот же день
передаются секретариатом в управление делами для последующего
оформления и передачи исполнителям.
6.4.4. Подлинник документа, который исполняется несколькими
должностными лицами и структурными подразделениями администрации
города Артема, получает ответственный исполнитель, остальным
исполнителям передаются копии, о чем делается отметка на листе
поручения и в регистрационной карточке.
6.4.5. Исполненные документы с пометкой "Подлежит возврату" в
обязательном порядке передаются в управление делами для снятия с
контроля и оформления на архивное хранение.
6.4.6. В обязанности секретарей главы города, первого
заместителя главы города, заместителей главы города Артема входят
следующие функции:
прием и учет поступающих документов, проверка правильности их
регистрации;
передача документов на рассмотрение должностному лицу
администрации города Артема и после получения революции возврат в
управление делами;
проверка правильности оформления и передача исходящих
документов на отправку в управление делами;
контроль за прохождением документов с резолюцией главы города
Артема, первого заместителя главы города Артема, заместителей
главы города Артема;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных
документов.
6.4.7. Переадресовка документов с поручениями должностных лиц
администрации города производится с разрешения должностного лица,
давшего поручения;
переадресовка документов, направленных после регистрации
непосредственно в структурные подразделения, производится по
договоренности между их руководителями или между курирующими
заместителями главы города.
6.4.8. Передача документов, зарегистрированных в управлении
делами, от одного исполнителя к другому, а также из одного
структурного подразделения в другое осуществляется только через
управление делами.
6.5. Обработка и передача отправляемых документов
6.5.1. Проекты служебных писем и телеграмм оформляются в
соответствии с требованиями, изложенными в главе 4 "Подготовка и
оформление отдельных видов документов", и печатаются на бланках
установленной формы.
Письма на бланках "Администрация города Артема" подписываются
главой города Артема или исполняющим его обязанности,
заместителями главы города Артема.
Документы на бланках структурных подразделений администрации
города подписываются руководителями структурных подразделений
администрации города.
Письма, подписываемые главой города Артема, в обязательном
порядке регистрируются в приемной главы города.
6.5.2. Если письмо или телеграмма направляются не более чем в 4
адреса, то подписывается каждый экземпляр.
6.5.3. При направлении письма или телеграммы более чем в 4
адреса, исполнителем составляется указатель рассылки (в 2 экз.) с
указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель
прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.
6.5.4. Подготовленный проект письма или телеграммы после
необходимых согласований представляется исполнителем секретарю
приемной главы города, первого заместителя главы города для
подписи.
6.5.5. Письма Президенту Российской Федерации, в адрес
Администрации Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации, полномочного представителя Президента
Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе,
руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации,
руководителей органов исполнительной власти РФ и субъектов РФ
подписываются только главой города Артема или исполняющим его
обязанности должностным лицом.
Специалист приемной главы города проверяет правильность
оформления документов и наличие приложений к основному документу.
Правильно оформленным документам присваиваются регистрационные
номера. Один экземпляр отправляемых зарегистрированных документов
и копий телеграмм остается в приемной и оформляется на архивное
хранение в соответствии с номенклатурой дел.
6.5.6. Срочная корреспонденция оформляется и отправляется
незамедлительно в рабочее время - секретарем приемной главы города
Артема.
6.5.7. На исполненных документах ставится отметка об
исполнении, включающая следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его
исполнении;
при отсутствии такого документа - краткие сведения об
исполнении: слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться
документ.
Например:
отправлено письмо от 01.04.2001 N 11-2/131;
в дело N 01-15;
личная подпись;
01.04.2004.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы
автоматизации документооборота, средство доставки, отправки
информации и ее передачи между пользователями, имеющими
соответствующие аппаратные и программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажные носителях, с учетом
определенной специфики в процессе исполнения.
Электронные сообщения принимаются и рассылаются в соответствии
с общим порядком работы со служебной корреспонденцией.
6.6.3. Средства факсимильной связи предназначаются для
оперативной передачи (приема) текстов документов и служебных
материалов адресатам (от адресатов), размещенным вне здания
администрации города Артема. Факсимильный аппарат с официальным
номером администрации города Артема установлен в управлении
делами, приемной главы города Артема.
6.6.4. Передача с использованием средств факсимильной связи
документов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометкой "Для служебного
пользования", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной
связи секретных документов.
6.6.5. С использованием средств факсимильной связи могут быть
переданы материалы текстового, табличного или графического
характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным
способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным
изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге
с минимальной высотой букв и цифр 2 миллиметра.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа,
выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
6.6.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой с
использованием средств факсимильной связи, возлагается на
исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и
руководителя соответствующего структурного подразделения.
6.7. Учет количества документов
6.7.1. Учет количества документов за определенный период (год,
месяц) проводится по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются управлением
делами и представляются руководству.
6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании и
размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в машинописном
бюро.
Поступающие и созданные документы подсчитываются отдельно.
6.7.3. Ежеквартально все структурные подразделения
администрации города Артема подают сведения об объеме
документооборота по установленной форме в управление делами для
подсчета общего документооборота по администрации города Артема.
6.8. Работа с обращениями и запросами депутатов
6.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы
депутатов равных уровней (далее - запросы) осуществляются в
соответствии с законодательством Российской Федерации и
Приморского края о статусе депутата.
В качестве обращения и запроса рассматривается письмо на бланке
депутата, имеющее подпись депутата и дату.
6.8.2. При обращении депутата в администрацию города Артема
должностные лица должны предоставить ему информацию, связанную с
его депутатской деятельностью.
В поручении по исполнению запроса должностными лицами
администрации города Артема даются указания по его рассмотрению в
пределах их компетенции, а копия ответа представляется в
управление делами.
6.8.3. В случае, когда глава города Артема определяет
необходимость личного ответа на запрос, в поручении структурным
подразделениям или должностным лицам даются указания о подготовке
проекта соответствующего ответа.
Срок выполнения поручения устанавливается исходя из
необходимости представления ответа на запрос, не позднее чем через
30 календарных дней со дня поступления его в администрацию города
Артема. В случае необходимости проведения в связи с обращением или
запросом дополнительной проверки следует сообщить об этом автору
обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.
6.8.4. В соответствии с пунктом 3 статьи 14 Федерального закона
от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и
статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации", "должностное лицо, которому направлен
запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее
чем через 30 дней со дня его получения или в иной согласованный с
инициатором запроса срок".
6.8.5. Отработанный запрос (обращение) с копией ответа на него,
а также материалы по его рассмотрению, передаются исполнителем в
управление делами для снятия с контроля и формирования в дело в
соответствии с номенклатурой дел.
Управление делами анализирует количество, характер и содержание
обращений и запросов депутатов и информирует об этом должностных
лиц администрации города Артема.
6.9. Работа с обращениями граждан
6.9.1. В администрации города Артема делопроизводство по
письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов
делопроизводства и осуществляется специалистом управления делами
(далее - специалист).
6.9.2. Поступившие в адрес администрации города Артема
письменные обращения граждан регистрируются специалистом в день их
поступления. Сведения о регистрации вносятся в электронную базу
данных ЭВТ. Одновременно к регистрируемому документу оформляется
бланк поручения (приложение 35 к настоящей инструкции) с указанием
даты, регистрационного номера и срока исполнения документа.
Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по
ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового
штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и
получения предложения, заявления и жалобы.
6.9.3. На всех письменных обращениях граждан, поступивших в
адрес должностных лиц администрации города Артема, в правом нижнем
углу лицевой стороны проставляется регистрационный штамп с
указанием даты и регистрационного номера.
Для автоматизированного учета и анализа письменных обращений в
управлении делами применяются средства электронно-вычислительной
техники с соответствующим программным обеспечением.
6.9 4. На каждое письменное обращение граждан заводится дело.
6.9.5. Повторным письменным обращениям граждан присваивается
очередной регистрационный номер, через косую дробь указывается
регистрационный номер первого обращения. На бланке поручения
делается пометка "повторно".
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы,
поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу
для рассмотрения в один и тот же орган исполнительной власти
Приморского края, а также в случае несогласия автора обращения с
ответом.
6.9.6. Поступившие в адрес администрации города Артема
письменные обращения граждан после их регистрации и оформления
специалистом передаются через секретарей приемных главе города
Артема, заместителю главы города - руководителю аппарата
администрации города Артема, затем направляются для исполнения в
соответствии с резолюцией по принадлежности руководителям
структурных подразделений администрации города Артема.
6.9.7. Срок рассмотрения обращения у руководителя не должен
превышать 3 (трех) дней. Срок рассмотрения письма у исполнителя
отсчитывается от даты поступления в администрацию города и не
должен превышать 30 дней, а не требующих проверки -
безотлагательно, но не более 15 дней.
6.9.8. Регистрационный индекс письменною обращения граждан
состоит из порядкового номера обращения в пределах каждого
календарного года и первой буквы фамилии заявителя.
При отправке ответа ставится регистрационный номер письма.
Других регистрационных номеров в делопроизводстве по обращениям
граждан не существует.
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются
промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль
завершается только после принятия окончательного решения и
исчерпывающих мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб,
решение об этом принимают заместители главы города Артема,
курирующие вопросы, изложенные в обращении.
6.9.9. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают
руководители в письменной или устной форме. В случае устного
ответа делается соответствующая запись на бланке поручения.
6.9.10. Материалы по анализу и обобщению обращений
ежеквартально подготавливаются специалистом управления делами и
оформляются в виде аналитических справок и статистических отчетов.
6.9.11. Предложения, заявления и жалобы граждан, направляемые
администрацией города в поселковые и сельскую администрации, а
также в организации, учреждения и на предприятия города, подлежат
возврату в управление делами вместе с ответом на них - для
централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у
исполнителя запрещается.
Ответы на обращения граждан, подготовленные в адрес федеральных
органов государственной власти, передаются на подпись главе города
Артема. Регистрацию их осуществляет только управление делами.
На бланке ответа по каждому обращению граждан в нижнем левом
углу должна быть надпись "В дело", личная подпись должностного
лица, принявшего это решение, дата.
Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и
документы, связанные с их разрешением, а также документы по
личному приему граждан формируются в дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел. Документы в этих делах
располагаются в хронологическом порядке. Повторные письменные
обращения или дополнительные материалы подшиваются к данной группе
документов.
При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, полнота (комплектность). Неразрешенные
предложения, заявления, жалобы граждан, а также неправильно
оформленные документы подшивать в дело запрещается.
6.9.12. Ответственность за сохранность документов по
предложениям, заявлениям, жалобам граждан возлагается на
руководителей структурных подразделений администрации, а также
организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией
документов.
Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан определяется по согласованию с экспертной комиссией
администрации города и архивным отделом администрации города
Артема. В необходимых случаях может быть принято решение об
увеличении срока хранения или о постоянном хранении обращений
граждан и документов по их рассмотрению.
6.9.13. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше
5 лет) хранению, через год после завершения делопроизводства по
ним передаются в ведомственный архив управления делами.
По истечении установленных сроков хранения документы по
обращениям граждан передаются на постоянное хранение в архивный
отдел администрации города Артема или, по заключению экспертной
комиссии, подлежат уничтожению.
6.9.14. Устные обращения граждан на личном приеме у должностных
лиц администрации города Артема предварительно фиксируются в
специальном журнале и учетной карточке с последующим вводом данных
в память персонального компьютера (приложения N 36, 37). Затем
передаются руководителям структурных подразделений администрации
города для рассмотрения.
Обращения граждан, поступающие в ходе выездных встреч,
передаются для автоматизированного учета и контроля за их
исполнением в управление делами администрации города Артема.
6.10. Информационная безопасность
6.10.1. Информационные ресурсы администрации города Артема по
доступу (возможности использования) подразделяются на открытую
(общедоступную) информацию, служебную информацию и информацию
ограниченного распространения (доступа).
К категории открытой информации относится информация,
содержащаяся в документах и базах данных администрации города
Артема, непосредственно затрагивающая права и интересы граждан.
К категории служебной информации относится информация,
содержащаяся в документах и базах данных администрации города
Артема, предназначенная для должностных лиц и работников
администрации города при выполнении ими своих функциональных
обязанностей, не затрагивающая напрямую права и интересы граждан и
не относящаяся к категории ограниченного распространения
(доступа).
К категории информации ограниченного распространения (доступа)
относится информация, содержащаяся в документах и базах данных,
включающая сведения конфиденциального характера.
Вся информация, содержащаяся в документах и базах данных
администрации города Артема, по умолчанию является открытой и
общедоступной. Исключение составляет информация, отнесенная к
категориям служебной и ограниченного распространения (доступа).
6.10.2. Политически, экономически и социально значимая
информация, относящаяся к категории открытой, доводится до граждан
либо путем ее опубликования в СМИ, либо размещением на официальном
сайте администрации города в сети Интернет.
6.10.3. Доступ пользователей к информации ограничивается путем
отнесения информации к соответствующей категории и наложением на
нее соответствующего грифа ограничения распространения. Информация
ограниченного доступа снабжается грифом "Для служебного
пользования".
Правом отнесения информации к категории ограниченного доступа и
наложения соответствующего грифа обладает автор документа по
согласованию с курирующим заместителем главы города, руководителем
структурного подразделения администрации города.
Документированная информация ограниченного распространения без
санкции должностного лица, установившего режим ограниченною
распространения для данного документа, не подлежит разглашению
(распространению). Предоставление пользователям доступа к данной
информации осуществляется исключительно по согласованию с
указанным должностным лицом путем подачи соответствующей заявки.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации,
зафиксированной в документе, к категории ограниченного
распространения, несут ответственность за обоснованность принятого
решения и его соответствие действующему законодательству.
6.10.4. Размещение данных, представленных в электронной форме и
содержащих информацию ограниченного распространения,
осуществляется только в специально предназначенных для этого
разделах файл-сервера администрации города Артема. Хранение
информации ограниченного распространения на компьютерах локальной
сети администрации города строго запрещено.
6.10.5. Число пользователей, имеющих доступ ко всей информации
ограниченного распространения, находящейся на файл-сервере
администрации города Артема, ограничивается следующим крутом лиц:
глава города Артема;
специалист управления делами, отвечающий за информатизацию,
непосредственно занимающийся администрированием файл-сервера;
работники администрации города Артема, отвечающие за
информационную безопасность, непосредственно занимающиеся
контролем правомерности ограничения доступа к информации.
В случае несанкционированной утечки информации, произошедшей по
их вине, указанные лица несут за это персональную ответственность
в соответствии с действующим законодательством.
6.10.6. Установка и эксплуатация программного обеспечения,
полученного из любых источников и выполняющего функции, не
связанные непосредственно с выполнением работниками своих
должностных обязанностей, категорически запрещена.
Список программного обеспечения, предназначенного для
выполнения работниками своих должностных обязанностей, в
обязательном порядке согласовывается со специалистом, отвечающим
за информатизацию.
6.10.7. Вся представленная в электронном виде информация,
поступающая в структурные подразделения администрации города
Артема, в обязательном порядке подлежит проверке антивирусными
средствами. В случае обнаружения вируса работник обязан
проинформировать об этом своего руководителя и специалиста
управления делами, отвечающего за информатизацию,
6.10.8. Работники структурных подразделений администрации
города Артема для рабочей переписки обязаны использовать
исключительно почтовый ящик на сервере администрации города
Артема.
6.10.9. Электронная почта может использоваться пользователями
только для обмена информацией, относящейся к категории открытой и
служебной. Запрещено использовать электронную почту для передачи
информации, относящейся к категории ограниченного распространения.
6.10.10. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
печатаются в машинописном бюро управления делами;
на обороте последнего листа каждого экземпляра документа
машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров,
свою фамилию и дату печатания документа.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации
работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты
уничтожаются этим работником.
Передача таких документов работникам структурных подразделений
администрации города Артема осуществляется под расписку, а
пересылка производится заказными или ценными почтовыми
отправлениями.
Копируются (тиражируются) они только с письменного разрешения
соответствующего руководителя. Учет откопированных документов
осуществляется поэкземплярно.
6.10.11. При необходимости направления документов с пометкой
"Для служебного пользования" в несколько адресов составляется
указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера
экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки
подписывается исполнителем и руководителем структурного
подразделения администрации города Артема, готовившего документ.
6.10.12. Исполненные документы с пометкой "Для служебного
пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой
дел несекретного делопроизводства.
6.10.13. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного
пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих
исторической ценности, производится по акту, копия которого
хранится в управлении делами.
6.10.14. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного
пользования" от одного работника к другому осуществляется с
разрешения их руководителя.
6.10.15. Ознакомление работников структурных подразделений
администрации города Артема с документами, имеющими пометку "Для
служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в
управлении делами, осуществляется с согласия должностного лица,
курирующего деятельность аппарата администрации города Артема. При
этом указанные документы могут быть выданы работникам под расписку
во временное пользование на срок не более 10 дней.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
АРТЕМА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
7.1. Делопроизводство администрации города Артема ведется:
в структурных подразделениях администрации - работником, на
которого распоряжением главы города Артема возложены указанные
обязанности;
в приемных заместителей главы города - секретарями приемных,
ведущими специалистами управления делами.
7.2. На вышеуказанных работников возлагаются следующие функции:
прием, учет и распределение поступающих документов;
передача документов на рассмотрение своему руководителю и после
получения соответствующей резолюции - исполнителю;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности
оформления и их отправка;
контроль за прохождением документов;
подготовка своему руководству информации об исполненных и о
находящихся на исполнении документах;
ведение журнала о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у
работников;
печатание проектов нормативных правовых актов и
распорядительных документов, служебных писем за подписью
руководителя;
контроль за своевременным направлением в дела исполненных
документов.
7.3. Общий контроль делопроизводства в администрации города
Артема осуществляет управление делами.
В задачи управления делами входят:
разработка номенклатуры дел администрации города Артема;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение
использования дел в процессе делопроизводства и законченных
делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на
архивное хранение в архивный отдел администрации города Артема;
прием и передача служебной информации средствами факсимильной
связи;
организация использования средств копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых на работу работников по
вопросам организации работы с документами.
7.4. Обязанности и права работника структурного подразделения
администрации города Артема, занимающегося делопроизводством,
определяются должностей инструкцией, а также настоящей
Инструкцией.
7.5. Корреспонденцию, адресованную структурному подразделению
администрации города, получают в установленное время работники,
ответственные за ведение делопроизводства, в управлении делами,
приемной главы города Артема или отделении связи.
7.6. Для учета и регистрации документов применяются специальные
формы журнала или средства ЭВТ.
7.7. Регистрации подлежат следующие виды документов:
постановления и распоряжения главы города Артема;
корреспонденция, непосредственно адресованная администрации
города, главе города либо его заместителям, структурному
подразделению администрации города Артема;
приказы;
письменные и устные обращения граждан;
исходящие документы.
7.8. Рассмотрение поступивших документов должностным лицом,
руководителем структурного подразделения администрации города
Артема, как правило, проводится в день поступления. Документы
передаются исполнителю согласно резолюции руководителя, о чем
работник, отвечающий за ведение делопроизводства, делает
соответствующие отметки в журнале регистрации.
7.9. Документы, зарегистрированные в управлении делами, в
обязательном порядке возвращаются в управление делами.
7.10. Исполненные должностным лицом или структурным
подразделением администрации города Артема документы с грифом
"Подлежит возврату" работники, отвечающие за ведение
делопроизводства, в обязательном порядке передают в управление
делами для снятия с контроля и оформления их на архивное хранение.
7.11. Работники, занимающиеся делопроизводством в структурных
подразделениях администрации города Артема, могут использовать в
работе не противоречащие настоящей Инструкции методические
документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации
делопроизводства.
7.12. При составлении и оформлении документов работники
руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней.
8. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Контроль за исполнением документов включает:
учет;
постановку на контроль;
контроль за сроками исполнения;
непосредственную проверку хода исполнения;
проверку качества исполнения;
анализ результатов исполнения.
8.2. Контролю подлежат:
нормативные правовые акты, распорядительные документы, изданные
Губернатором Приморского края и Администрацией Приморского края;
письменные указания Губернатора Приморского края;
поручения, содержащиеся в протоколах совещаний (заседаний) с
участием Губернатора Приморского края;
решения коллегии при Губернаторе Приморского края;
решения Совета глав муниципальных образований Приморского края;
письменные указания первых вице-губернаторов Приморского края,
вице-губернаторов Приморского края;
поручения Губернатора Приморского края, первых вице-
губернаторов Приморскою края, вице-губернаторов Приморского края
по рассмотренным документам;
план работы Администрации Приморского края, органов
исполнительной власти Приморского края;
план работы администрации города Артема;
запросы депутатов Федерального Собрания Российской Федерации,
Законодательного Собрания Приморского края, Думы города Артема;
обращения граждан.
8.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
При постановке документа на контроль, на бланке поручения к
документу делается отметка о контроле, которую обозначают буквой
"К" или словом (штампом) "контроль".
8.4. Структурные подразделения администрации города Артема
исполняют и контролируют исполнение документов и поручений по
вопросам, относящимся к их сфере ведения, и регистрируют
информацию об исполнении контролируемых документов.
8.5. Организационно-контрольное управление контролирует
исполнение следующих документов, поступивших от вышестоящих
органов власти с контрольным листом:
постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края;
постановлений и распоряжений Администрации Приморского края;
решений коллегии при Губернаторе Приморского края;
протоколов заседаний Совета глав муниципальных образований;
материалов проверок деятельности администрации города Артема
федеральными органами исполнительной власти;
постановлений и распоряжений главы города Артема, изданных во
исполнение постановлений и распоряжений Губернатора Приморского
края;
постановлений главы города Артема по выполнению планов
мероприятий по устранению замечаний, выявленных во время
комплексных проверок администрации города Артема работниками
аппарата полномочного представителя Президента РФ по
Дальневосточному федеральному округу.
Организационно-контрольное управление в своей деятельности по
организации контроля за исполнением поручений, содержащихся в
распорядительных документах, руководствуется Регламентом
администрации города Артема, утвержденным постановлением главы
города Артема от 24.09.2001 N 1034 "Об утверждении Регламента
администрации города Артема", и Положением об организации
контроля, утвержденным постановлением главы города Артема от
05.02.2003 N 143 "О совершенствовании системы планирования,
анализа и контроля деятельности администрации города Артема".
Организационно-контрольное управление снимает с контроля
распорядительные документы главы города Артема на основании
итоговой справки о его выполнении с резолюцией курирующего
заместителя главы города Артема о снятии документа с контроля.
8.6. Управление делами контролирует сроки исполнения следующих
документов:
поручений Губернатора Приморского края, первых вице-
губернаторов Приморского края или вице-губернаторов Приморского
края по рассмотренным документам;
запросов депутатов Федерального Собрания Российской Федерации и
Законодательного Собрания Приморского края, Думы города Артема;
обращений граждан.
8.7. При осуществлении своих контрольных функций управление
делами запрашивает сведения о ходе исполнения поручений у их
исполнителей, должностных лиц и структурных подразделений
администрации города Артема.
Управление делами готовит информацию о ходе исполнения
находящихся на контроле поручений и документов и представляет ее
главе города Артема в установленные им сроки.
8.8. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступившие из федеральных органов исполнительной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а
поступившие из других органов исполнительной власти, организаций и
обращения граждан - с даты их поступления.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок;
имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца;
по запросам и обращениям депутатов разных уровней (депутатскому
запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
по обращениям граждан, поступившим в администрацию города
Артема и требующим дополнительного изучения и проверки, - в срок
до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям -
не более 15 дней.
8.9. Если последний день срока исполнения документа приходится
на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, следующего за нерабочим.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого
срока представляет на имя руководителя, давшего поручение,
мотивированную просьбу о его продлении.
Продление срока исполнения поручений Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации,
полномочного представителя Президента Российской Федерации в
Дальневосточном округе, Правительства Российской Федерации
допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения
невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В
этом случае должностные лица администрации города Артема
представляют автору поручения мотивированные предложения о
продлении срока, с указанием планируемой даты исполнения. Такие
предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты
подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных
поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует управление
делами для внесения изменений в бланк поручений, базу данных ЭВТ
(новый срок, дата изменения, подпись).
Изменить сроки исполнения документов имеют право должностные
лица администрации города Артема - авторы резолюции.
8.10. В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями Администрации города Артема, подлинник документа
направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители
получают копии документа.
8.11. Проверка хода исполнения контролируемых документов
осуществляется до истечения сроков исполнения документов
(предупредительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза
в месяц;
задания текущего месяца - каждые 7 дней и за 7 дней до
истечения срока.
Все напоминания исполнителям передаются по реестру
предупредительного контроля.
8.12. Снятие документа с контроля осуществляют глава города
Артема и его заместители. При этом оформляется отметка об
исполнении документа и направлении его в дело:
краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и
номер), свидетельствующий об исполнении;
отметка "в дело";
номер дела, в котором будет храниться документ;
дата;
подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения
администрации города Артема, в котором исполнен документ. В бланке
поручения проставляется отметка об исполнении, подпись лица,
подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
8.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений, документированного
подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения
заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных
по нему карточках поручений не дано дополнительных поручений,
материалы не возвращены на доработку.
8.14. Управление делами на основании ежемесячных справок,
получаемых от структурных подразделений администрации города
Артема, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о
состоянии исполнительской дисциплины, на основании которых
формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования
должностных лиц администрации города Артема, Администрации
Приморского края в установленные сроки или по запросам.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕЧАТНЫХ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
9.1. Организация машинописных работ
9.1.1. В машинописном бюро управления делами печатаются только
служебные материалы, исходящие от должностных лиц администрации
города Артема.
9.1.2. Все служебные документы структурных подразделений
администрации города Артема печатаются их работниками
самостоятельно.
9.1.3. В машинописном бюро управления делами печатаются
документы за подписью главы города Артема, материалы по поручению
заместителя главы города - руководителя аппарата администрации
города Артема.
9.1.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны
разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил
синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для
печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво,
исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные
копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует
обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются
только общепринятые сокращения слов.
В случае, если документ первоначально готовился в структурном
подразделении администрации города Артема, исполнитель
представляет электронную копию документа на дискете 3.5 дюйма в
формате текстового редактора WinWord 97 или в друге совместимом с
ним.
При передаче исполнителем материала, записанного на дискете,
она проверятся на наличие компьютерных вирусов. В случае их
обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом
возвращается исполнителю.
Печатание документов под диктовку не производится.
Сверка напечатанного материала производится исполнителем,
подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал
вносятся специалистом машинописного бюро.
9.1.5. Печатание документов производится на бланках
установленной формы или бумаге формата А4, на одной стороне листа.
При печатании документов соблюдаются установленный порядок
расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ
печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком
передается исполнителю.
9.1.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного
пользования" вместе с черновиком под расписку передаются
исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа
другому исполнителю запрещена.
9.2. Организация копировально-множительных работ
9.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в
администрации города Артема производится управлением делами, а
также на копировальных аппаратах, установленных в других
структурных подразделениях администрации города.
9.2.2. В управлении делами копируются служебные материалы и
документы по заказам работников администрации города Артема.
9.2.3. Ксерокопирование материалов служебного характера в
копировально-множительном бюро управления делами производится в
соответствии с карточкой заказа (приложение 20 к настоящей
инструкции), подписанной руководителем структурного подразделения
(его заместителем) и начальником управления делами.
9.2.4. Целесообразность копирования документов и их тираж
определяют руководители вышеназванных органов или их заместители.
9.2.5. Материалы, подлежащие копированию, должны быть
разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не
должен превышать формат А3.
9.2.6. Копирование материалов и документов осуществляется в
порядке их поступления. В первоочередном порядке множатся
постановления и распоряжения главы города Артема.
9.2.7. Обязательно визируются у должностных лиц администрации
города Артема бланки заказа на копирование документов с пометкой
"Для служебного пользования".
9.2.8. Копирование нормативных правовых актов и
распорядительных документов администрации города Артема, главы
города Артема, протоколов заседаний коллегии и комиссий при главе
города Артема (кроме того количества, которое указано в рассылке)
производится по заказам работника управления делами.
9.2.9. Копии из архивных дел делаются по заказам, подписанным
начальником управления делами или уполномоченным специалистом
управления.
9.2.10. Работники машинописного бюро управления делами несут
ответственность за исполнение работ в точном соответствии с
требованиями, указанными в заказе.
10. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
10.1. Эскизы печатей и штампов, необходимых для обеспечения
деятельности администрации города Артема и ее структурных
подразделений, согласовываются с начальником управления делами.
10.2. Изготовленные печати и штампы регистрируются в
мобилизационном отделе администрации города Артема и выдаются под
расписку работникам, отвечающим за их использование и сохранность.
10.3. Об утере печати незамедлительно ставится в известность
руководитель структурного подразделения администрации города,
управление делами, мобилизационный отдел.
10.4 Пришедшие в негодность и утратившие значение печати
подлежат возврату в управление делами, где они уничтожаются по
акту.
10.5. Контроль за использованием и хранением печатей
возлагается на руководителей структурных подразделений
администрации города Артема.
10.6. Работник, которому была выдана печать, при оставлении
должности обязан сдать ее в управление делами.
10.7. Гербовая печать администрации города Артема находится в
управлении делами. Примерный перечень документов, на которые
ставится печать с изображением герба Российской Федерации, и
перечень должностей, занимаемых лицами, подписи которых заверяются
гербовой печатью администрации города Артема, приведены в
приложении 21 к настоящей инструкции.
11. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
11.1. Составление номенклатуры дел
11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города
Артема, структурных подразделениях администрации города, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
(приложение 23 к настоящей инструкции).
11.1.2. Номенклатура дел составляется управлением делами на
основании перечня типовых управленческих документов, образующихся
в процессе деятельности организации, с указанием сроков хранения,
подписывается начальником управления делами и после согласования с
архивным отделом администрации города Артема утверждается
заместителем главы города - руководителем аппарата администрации
города Артема.
11.1.3. Номенклатура дел структурных подразделений
администрации города Артема, являющихся самостоятельными
источниками комплектования архивного фонда города Артема, не
входящих в сводную номенклатуру дел, согласовывается с архивным
отделом администрации города и утверждается руководителем
структурного подразделения администрации города Артема.
11.1.4. После утверждения номенклатуры дел выписки из ее
соответствующих разделов направляются в структурные подразделения
администрации города Артема.
11.1.5. Номенклатура дел составляется на 2 - 3 года, в конце
каждого календарного года уточняется, перепечатывается,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.
Согласованный и утвержденный экземпляр номенклатуры дел
подлежит постоянному хранению.
11.1.6. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение
состава, содержания и количества документов, образующихся в
процессе деятельности администрации города и ее структурных
подразделений. При этом используются: положения о структурных
подразделениях администрации города Артема, планы и отчеты об их
работе: штатные расписания; действующие перечни документов;
номенклатура дел за прошлые годы, их перечень: описи дел
постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет).
11.1.7. Схема построения номенклатуры дел основывается на
штатных расписаниях администрации города Артема. Номенклатура дел
состоит из разделов, одноименных с названиями этих органов.
11.1.8. В номенклатуру дел включаются все документы,
образующиеся в процессе деятельности органов власти и структурных
подразделений администрации города Артема, коллегиальных органов.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники
постановлений Правительства Российской Федерации и Приморского
края, бюллетени нормативных актов министерств и ведомств,
бюллетени текущего законодательства и т.д.
11.1.9. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь
строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из
индексов структурных подразделений администрации города Артема и
порядкового номера дела.
11.1.10. Основой для наименования (заголовка) дел являются
вопросы, отражающие задачи и функции органов власти и аппарата
администрации города Артема. Наименования дополняются указанием
рода заводимого дела или разновидности документов (постановления,
распоряжения, приказы, протоколы и т.д.).
Заведение дел с заголовками неконкретного характера ("Разная
переписка", "Общие вопросы" и т.д.) не допускается. Заголовки дел
должны быть конкретными, краткими, но полно отражающими содержание
всех документов, относящихся к деятельности департамента,
комитета, управления, отдела, службы.
11.1.11. Дела по вопросам, решающимся в течение двух и более
лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с
одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для
решения вопроса.
11.1.12. Если в течение года в администрации города Артема
возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные
дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
11.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).
11.1.14. Заполнение граф номенклатуры дел
В графе 1 "Индексы дел" указывается условное обозначение органа
власти, структурного подразделения администрации города Артема
(или направления деятельности) и порядковый номер дела в данном
подразделении. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 09-15, где 09 - обозначение органа власти, структурного
подразделения администрации города Артема. 15 - порядковый номер
заголовка дела в номенклатуре.
В графе 2 "Наименование подразделений (или направлений
деятельности) и дел" указывается заголовок заводимых дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих организационно-
распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы и т.д.
Графа 3 "Количество томов" заполняется в конце года. В ней
указывается действительное количество томов (частей) под данным
наименованием.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей по
перечню.
Если статья по перечню имеет отметку "ЭК", то ее следует
переносить в номенклатуру дел, так как она означает, что данное
дело подлежит просмотру экспертной комиссией. Окончательное
решение о дальнейшем хранении документов с отметкой "ЭК" принимает
экспертная комиссия администрации города Артема.
Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными,
сокращение их не допускается. Разрешается хранить документы свыше
установленного срока, если в том есть практическая необходимость.
В графе 5 "Примечание" делаются отметки о заведении дел,
передаче дел в архив, о выделении дел к уничтожению и т.д.
11.1.15. При наличии в структурных подразделениях администрации
города Артема вычислительной техники утвержденная номенклатура дел
вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения,
корректировки, а в необходимых случаях - переработки.
11.2. Формирование и оформление дел
11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
Формированием дел занимаются работники, ответственные за
делопроизводство.
Контроль за формированием дел осуществляется управлением делами
и архивным отделом администрации города Артема.
11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного
вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и
временных сроков хранения;
помещать в дела машинограммы, факсы, телеграммы на общих
основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики. Объем дела не должен превышать 250
листов.
11.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяет исполнитель. На документе проставляется отметка "В дело
N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения администрации города Артема. При направлении
документа в дело проверяется правильность оформления документов
(наличие подписей, даты, номера и т.п.). Недооформленные и
неправильно оформленные документы возвращаются на доработку.
11.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными
правовыми актами и распорядительными документами, являются
приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках,
взысканиях) формируются в отдельное дело.
Приказы об отпусках без содержания формируются вместе с
приказами по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Переписка группируется, как правило, за период в календарный
год и систематизируется в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
Лицевые счета работников администрации города Артема
группируются в самостоятельные дела в пределах года и
располагаются в них по структурным подразделениям, в алфавитном
порядке по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по всем вопросам работы
структурных подразделений администрации города Артема, все
документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно
от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
11.2.5. В дело подшиваются все документы по данному вопросу
вместе с приложениями, указанными в документах.
Приложения, объем которых превышает 100 листов, формируются в
отдельные тома.
11.2.6. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие
и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в
один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по
истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего
года с обязательными взаимными ссылками.
11.2.7. В случае выхода актов главы города Артема во
исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие
годы, документы, послужившие основанием для их выпуска,
формируются в дело текущего года. При этом работником,
ответственным за делопроизводство, делаются соответствующие ссылки
в делах, заведенных на эти акты.
11.2.8. Включение в дело документов по актам главы города
Артема, администрации города, принятым в разные годы, а также
черновиков, вариантов, копий документов и документов, подлежащих
возврату, как правило, не допускается.
11.2.9. Дела администрации города Артема и ее структурных
подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении
года. Оформление дела включает комплекс работ по технической
обработке (описание дела на обложке, подшивка, нумерация листов и
составление заверительной надписи) и проводится работниками
соответствующего структурного подразделения администрации города
Артема при методической помощи и под контролем архивного отдела
администрации города Артема.
11.2.10. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
подшивку дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.2.11. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляются по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты:
наименование структурного подразделения администрации города
Артема;
индекс дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
наименование структурного подразделения администрации города
Артема записывается в соответствии с утвержденной структурой
администрации города Артема;
индекс дела - представляется цифровое обозначение дела по
номенклатуре дел;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной
с ЭК и архивным отделом администрации города Артема;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также
дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты
документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело,
все его листы, кроме листа-заверителя, нумеруются. Листы
нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество
листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с
заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне
документов, образующихся в результате деятельности администрации
города Артема или ее структурного подразделения, с указанием
сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
11.2.12. Для документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись
составляется на отдельном листе по установленной форме, которая
содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их
индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых
расположен каждый документ.
11.2.13. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
11.3. Организация оперативного хранения документов
11.3.1. С момента заведения и до передачи в управление делами
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений администрации города
Артема и работники, отвечающие за делопроизводство, несут
ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их
полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света. В целях повышения оперативности поиска
документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней
стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по
номенклатуре.
11.3.2. Выдача дел и копий документов другим пользователям
производится с разрешения главы города, заместителей главы города
или руководителя структурного подразделения администрации города
Артема. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение
25 к настоящей инструкции). В ней указываются индекс дела, дата
его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения;
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных
подразделений администрации города Артема на срок не более одного
месяца. После истечения указанного срока дело должно быть
возвращено на место его хранения.
Сторонним пользователям дела выдаются на основании их
письменных запросов с разрешения главы города Артема или
должностного лица, курирующего деятельность аппарата администрации
города Артема, по актам.
Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения главы города
Артема или должностного лица, курирующего деятельность аппарата
администрации города, при этом в деле остается заверенная копия
документа и акт о причинах выдачи подлинника.
12. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы администрации города Артема и ее структурных
подразделений являются собственностью муниципального образования
г. Артем и после проведения экспертизы их ценности в порядке,
установленном Федеральной архивной службой России, подлежат
обязательной передаче на государственное хранение в архивный отдел
администрации города Артема.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает
работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию
и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел.
12.1. Экспертиза ценности документов
12.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности
документов с целью отбора их на государственное хранение и
установления сроков хранения на основе принятых критериев.
12.1.2. Экспертиза ценности документов проводится:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения
документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению.
12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов создается постоянно действующая экспертная комиссия
(ЭК). Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее
работы определяется положением об этой комиссии. Положение об ЭК
администрации города Артема утверждается должностным лицом,
курирующим деятельность аппарата администрации города, после
согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК)
архивного отдела аппарата Администрации Приморского края.
12.1.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно
силами структурных подразделений администрации города Артема при
методической помощи архивного отдела администрации города Артема.
12.1.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием срока их хранения и
номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается
отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на
основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат
изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные
копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными
сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭК" подвергаются также полистному просмотру
для определения и выделения из их состава документов, подлежащих
постоянному хранению. Выделенные из их состава документы
постоянного хранения присоединяются к однородным делам или
оформляются в самостоятельные дела.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел проводится
отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими
сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в
номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии
завершения ревизий" и т.д.
12.1.6. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу (приложение 46), а также акты о
выделении дел к уничтожению (приложение 47). На дела временного
(до 10 лет хранения) описи не составляются.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной
комиссии администрации города Артема одновременно. Одобренные
комиссией акты утверждаются должностным лицом, курирующим
деятельность аппарата администрации города Артема, только после
утверждения ЭК архивного отдела администрации города Артема описей
дел постоянного хранения. После этого структурное подразделение
администрации города Артема имеет право уничтожать дела,
включенные в акт.
12.2. Подготовка и передача документов в архив
12.2.1. Описи составляются отдельно:
на дела постоянного хранения;
на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
на дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
12.2.2. В опись дел постоянного срока хранения включаются все
заведенные дела в порядке возрастания их номеров. При этом каждый
том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные
тома, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного
порядкового номера.
12.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации дел на основе номенклатуры дел;
заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то
каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным
номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям устанавливается по
согласованию архивным отделом администрации города Артема;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые внесены на обложку дела;
при внесении в опись нескольких подряд дел с одинаковыми
заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все
остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения вносятся в опись полностью;
для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи
каждого следующего года, за которые имеются документы в данном
деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за
данный год (после интервала за последней описательной статьей
каждого последующего года);
графа описи "примечания" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
органам исполнительной власти Приморского края или структурным
подразделениям администрации города Артема со ссылкой на
необходимый акт и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается
итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а
также оговариваются особенности нумерации дел к описи (литерные
номера дел, пропущенные номера).
12.2.4. Разделы описи на дела постоянного хранения составляются
в 4 (четырех) экземплярах, по личному составу - в 3 (трех)
экземплярах, заверяются работником, ответственным за ведение
делопроизводства, согласовываются с ЭК, утверждаются должностным
лицом администрации города Артема и направляются:
описи дел постоянного хранения - на утверждение,
описи дел по личному составу - на согласование с ЭК
администрации города Артема, затем передаются в архивный отдел
администрации города Артема для утверждения на ЭПМК.
Первые три экземпляра описи после согласования остаются в
архивном отделе администрации города Артема, четвертый
возвращается в управление делами.
При передаче документов на государственное хранение описи
должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие,
указатели.
12.2.5. Описи дел подписывает ответственный за делопроизводство
в структурных подразделениях администрации города Артема и
работник архивного отдела, осуществляющий прием дел (с указанием
даты приема). Первый экземпляр подписанной описи вместе с
электронной версией остается в архивном отделе, а второй хранится
в управлении делами постоянно.
12.2.6. Законченные делопроизводством дела постоянного срока
хранения через 5 лет передаются в архивный отдел администрации
города Артема, в соответствии с графиком, утверждаемым
постановлением главы города Артема.
12.2.7. Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения
хранятся в структурных подразделениях администрации города Артема
и по истечении сроков хранения уничтожаются по акту установленной
формы.
12.2.8. При реорганизации или ликвидации структурных
подразделений администрации города Артема образовавшиеся в
процессе их деятельности документы постоянного срока хранения в
упорядоченном состоянии передаются правопреемнику, в управление
делами администрации города Артема.
12.3. Оперативное использование архивных документов, хранящихся
в ведомственном архиве
12.3.1. Работники администрации города Артема допускаются к
работе с архивными документами, находящимися в ведомственном
архиве управления делами, в целях исполнения своих служебных
обязанностей.
12.3.2. Архивные документы предоставляются им для работы в
помещении ведомственного архива управления делами или во временное
(не более одного месяца) пользование вне этого помещения под
расписку, что регистрируется в учетной карточке выдачи документов.
12.3.3. Архивные дела предоставляются работникам структурных
подразделений администрации города Артема, передававших эти
документы на архивное хранение.
Работникам иных структурных подразделений администрации города
архивные документы предоставляются по письменному запросу их
руководителей, согласованному с руководством органа, передавшего
дела и документы в архив. В случае его ликвидации или отсутствия
его правопреемника - с разрешения должностного лица, курирующего
деятельность аппарата администрации города Артема или начальника
управления делами.
12.3.4. Работники несут ответственность за сохранность
полученных архивных документов и использование полученной
информации в соответствии с действующим законодательством.
12.3.5. Запрещается изъятие документов из дел, передача другим
лицам архивных документов или их копий.
12.3.6. При работе с архивными документами не разрешается
вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне
служебных помещений.
12.3.7. Подлинники актов администрации города Артема,
протоколов совещаний у главы города Артема, протоколов заседаний и
указатели рассылки этих документов из ведомственного архива
управления делами не выдаются.
12.3.8. Ознакомление работников с архивными документами,
имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в
соответствии с требованиями раздела 6.10 настоящей Инструкции.
12.3.9. Дополнительная рассылка актов администрации города
Артема по истечении 10 дней со дня их выпуска производится
управлением делами по письменной заявке исполнителя, о чем
делается отметка в указателе рассылки.
12.3.10. Управление делами предоставляет по письменным запросам
организаций и граждан копии находящихся на хранении нормативных
правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, если
они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных
интересов организаций и граждан.
В иных случаях архивные документы и их копии могут
предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам
с разрешения должностного лица, курирующего деятельность аппарата
администрации города Артема.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК архивного отдела
администрации города Артема
от ___________ N _______
Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проект постановления (распоряжения)
главы города Артема
__________________________________________________________________
(заголовок распорядительного документа)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
-----------------------T----------------------T--------------T-------------------¬
¦ Должность ¦Фамилия, имя, отчество¦ Дата ¦Замечание, подпись,¦
¦ ¦ ¦поступления на¦ дата ¦
¦ ¦ ¦ согласование ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Первый заместитель ¦ ¦ ¦ ¦
¦главы города Артема ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Заместитель главы ¦ ¦ ¦ ¦
¦города - руководитель ¦ ¦ ¦ ¦
¦аппарата администрации¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Заместитель главы ¦ ¦ ¦ ¦
¦города Артема +----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Начальник правового ¦ ¦ ¦ ¦
¦управления ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Начальник управления ¦ ¦ ¦ ¦
¦делами (проверка) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Руководитель ¦ ¦ ¦ ¦
¦структурного ¦ ¦ ¦ ¦
¦подразделения, ¦ ¦ ¦ ¦
¦имеющего прямое ¦ ¦ ¦ ¦
¦отношение к содержанию¦ ¦ ¦ ¦
¦постановления или ¦ ¦ ¦ ¦
¦распоряжения ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Руководитель ¦ ¦ ¦ ¦
¦структурного ¦ ¦ ¦ ¦
¦подразделения, ¦ ¦ ¦ ¦
¦подготовивший проект ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Исполнитель (тел.) ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦Руководители ¦ ¦ ¦ ¦
¦заинтересованных ¦ ¦ ¦ ¦
¦(взаимодействующих) ¦ ¦ ¦ ¦
¦учреждений. ¦ ¦ ¦ ¦
¦предприятий и ¦ ¦ ¦ ¦
¦организаций ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------------+--------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------+----------------------+--------------+--------------------
Постановление (распоряжение) разослать:
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, организации,
телефон/адрес, кол-во экземпляров
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
ПРИМЕЧАНИЕ: Копии решений рассылаются в строгом соответствии с
вышеуказанным списком. Ответственность за качество указанной
рассылки несет руководитель отдела, управления, подготовивший
проект.
Начальник управления (отдела) __________________ инициалы, фамилия
подпись
Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА АРТЕМА ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_______________ г. Артем N _______________
Приложение 3
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА АРТЕМА ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________ г. Артем N _______________
Приложение 4
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА АРТЕМА ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
T
¦ 2 одинарных интервала (при размере шрифт 8)
+
_______________ г. Артем N _______________
T
¦ 3 одинарных интервала
+
T Об обеспечении общественного порядка и охраны
1 инт. ¦ материальных и культурных ценностей при
¦ возникновении чрезвычайных ситуаций на
+ территории города Артема
T
¦ 2 - 3 одинарных интервала
+
T 1,0 см
1,5 ¦ +----+Во исполнение Федерального закона от N "О защите
инт. ¦ населения и территорий от чрезвычайных ситуаций
+ природного характера"
T
¦ 2 одинарных интервала
+
ПОСТАНОВЛЯЮ:
T
¦ 2 одинарных интервала
+
T Возложить на управление внутренних дел Приморского
1,5 ¦ края функции по обеспечению общественного порядка,
инт. ¦ усилению охраны особо важных объектов при возникновении
+ чрезвычайных ситуаций на территории муниципального
образования город Артем
T
¦ 3 одинарных интервала
+
Глава города Артема И.О. Фамилия
30 мм 10 мм
+-----+ +----+
T
¦ 20 мм
+
Приложение 5
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА АРТЕМА ПРИМОРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
T
¦ 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)
+
_______________ г. Артем N _______________
T
¦ 3 одинарных интервала
+
T Об утверждении стоимости
1 инт. ¦ проведения работ
+ по сертификации услуг питания
T
¦ 2 - 3 одинарных интервала
+
T 1,0 см
1,5 ¦ +----+Во исполнение постановления Губернатора
инт. ¦ Приморского края от 21 мая 1996 г. N 310 "О
¦ первоочередных мерах по подготовке к введению в
+ Приморском крае системы сертификации услуг питания"
T
¦ 1 одинарный интервал
+
Утвердить методику расчета стоимости проведения работ по
сертификации услуг питания (прилагается).
T
¦ 3 одинарных интервала
+
Глава города Артема И.О. Фамилия
30 мм 10 мм
+-----+ +----+
T
¦ 20 мм
+
Приложение 6
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА АРТЕМА ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
_______________ г. Артем N _______________
Приложение 7
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ На одном Начальнику
ГОРОДА АРТЕМА уровне Главного управления
ПРИМОРСКОГО КРАЯ Министерства юстиции
Российской Федерации
ул. Кирова, 48, г. Артем, 692760 по Приморскому краю
тел. +7(42337)433-61, факс +7(42337)479-34, В.Н. Мышкину
E-mail: admartm@mail.primorye.ru
____________________ N _____________
На N ______________ от ____________
T
¦ 2 одинарных интервала
+
О направлении постановления
главы города Артема
Уважаемый Владимир Николаевич!
T
¦ 2 одинарных интервала
+
30 мм Направляю Вам для сведения и использования в работе
+-----+ постановление главы города Артема от __ N __ "Об
установлении..."...
(текст письма печатается с использованием шрифта 10 мм
Times New Roman, +-----+
размер 12, через 1,5 межстрочных интервала)
T
¦ 2 одинарных интервала
+
Если есть несколько разных
Приложения: 1. на 5 л. в 2 экз. приложений, то ссылки на них
2. на 4 л. в 1 экз. печатаются одна под другой с
одинарным межстрочным
T интервалом и расстоянием между
¦ ними 1,5 интервала.
¦ 3 одинарных интервала
+
Заместитель
главы города Артема И.О. Фамилия
И.И. Иванов
4-43-52 +----- Печатается в левом нижнем углу листа. Размер
шрифта N 12.
Приложение 8
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА АРТЕМА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ул. Кирова, 48, г. Артем, 692760
тел. +7(42337)433-61, факс +7(42337)479-34,
E-mail: admartm@mail.primorye.ru
____________________ N _____________
На N ______________ от ____________
Приложение 9
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА АРТЕМА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
ул. Кирова, 48, г. Артем, 692760
тел. +7(42337)439-48, факс +7(42337)479-34,
E-mail: admartm@mail.primorye.ru
____________________ N _____________
На N ______________ от ____________
Приложение 10
к Инструкции
по делопроизводству
ТЕЛЕГРАММА
МОСКВА КИТАЙСКИЙ ПРОЕЗД 7
МИНТОПЭНЕРГО ЗАМЕСТИТЕЛЮ МИНИСТРА
РЕШЕТНИКОВУ
ПОДТВЕРЖДАЕМ ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ПРОБЛЕМАМ УГЛЕДОБЫВАЮЩЕЙ
ПРОМЫШЛЕННОСТИ ПРИМОРЬЯ ДНИ РАБОТЫ КОНФЕРЕНЦИИ 18-21 ОКТЯБРЯ
2004 ГОДА =
ГЛАВА ГОРОДА АРТЕМА И.О. ФАМИЛИЯ
24 АПРЕЛЯ 1999 ГОДА НР 211
__________________________________________________________________
Администрация города Артема Приморского
края, ул. Кирова, 48, г. Артем
Глава города Артема И.О. Фамилия
Инициалы, фамилия
телефон исполнителя
Приложение 11
к Инструкции
по делопроизводству
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ УТВЕРЖДЕНИЯ
АКТЫ (проверок и ревизий, приема законченных строительством
объектов, оборудования, экспертизы, передачи дел, уничтожения
документов и дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий
и т.д.):
ИНСТРУКЦИИ (правила) - должностные, по делопроизводству,
технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.;
ОПИСИ ДЕЛ постоянного хранения и по личному составу;
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках
и т.д.);
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем,
предприятий, организаций, учреждений, на которые распространяются
определенные льготы, типовых документальных материалов,
образующихся в деятельности предприятий, организаций и учреждений
с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
ПЛАНЫ (работы коллегии, учебы, проведения мероприятий, совета
и т.д.);
ПОЛОЖЕНИЯ (об органе исполнительной власти муниципального
образования, структурном подразделении администрации, премировании
и т.д.);
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок
и т.д.);
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления,
сооружений);
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;
ФОРМЫ унифицированных документов;
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
Приложение 12
к Инструкции
по делопроизводству
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА АРТЕМА ¦
¦ Регистрационный N ______ дата _________ ¦
¦ ______________________________________________________________ ¦
¦ Направлено на рассмотрение ___________________________________ ¦
¦ ¦
¦ СОДЕРЖАНИЕ ПОРУЧЕНИЯ ¦
¦ __________ В.М. Новиков "___" ________ 2004 г. ¦
¦ ______________________________________________________________ ¦
¦ Направлено на исполнение _____________________________________ ¦
¦ ______________________________________________________________ ¦
¦ ¦
¦Поручение исполнителю ¦ Дата получения документа исполнителем ¦
¦ ¦ "___" _____________ 2004 г. ¦
¦ ¦ Срок исполнения документа ¦
¦ ¦ "___" _____________ 2004 г. ¦
¦ ¦ Дата и номер исполненного документа ¦
¦ ¦ "___" _____________ 2004 г. N _____ ¦
¦Подпись ______ "__" ___ 2004 г. ¦ "В дело" "___" ______ 2004 г. _________ ¦
¦ ¦ (подпись) ¦
L--------------------------------+------------------------------------------
Приложение 13
к Инструкции
по делопроизводству
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
постановлений и распоряжений главы города Артема
-----------T-----------T-----------------------------T-----------¬
¦Порядковый¦ Дата ¦ Заголовок документа ¦Исполнитель¦
¦ номер ¦регистрации¦ ¦ ¦
+----------+-----------+-----------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+-----------+-----------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------+-----------+-----------------------------+------------
Приложение 14
к Инструкции
по делопроизводству
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
------------T---------------T--------------------T-----------T---------T-----------T----------T----------T-----------¬
¦ Дата ¦Регистрационный¦ Корреспондент ¦ Заголовок ¦ Автор ¦Исполнитель¦ Срок ¦ Отметка ¦ Отметка ¦
¦поступления¦ номер ¦ ¦ документа ¦резолюции¦ ¦исполнения¦ об ¦ о ¦
¦ ¦ ¦ ¦или краткое¦ ¦ ¦ ¦исполнении¦направлении¦
¦ ¦ ¦ ¦содержание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ в дело ¦
+-----------+---------------+-----T---------T----+-----------+---------+-----------+----------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦автор¦ вид ¦дата¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦документа¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------------+-----+---------+----+-----------+---------+-----------+----------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦
+-----------+---------------+-----+---------+----+-----------+---------+-----------+----------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------------+-----+---------+----+-----------+---------+-----------+----------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+---------------+-----+---------+----+-----------+---------+-----------+----------+----------+------------
Приложение 15
к Инструкции
по делопроизводству
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих и внутренних документов
----T-----------T-------------T---------------------------T------------------------------¬
¦ N ¦ Дата ¦Корреспондент¦ Заголовок ¦ Ответственный за исполнение ¦
¦п/п¦отправления¦ ¦ или краткое содержание ¦и направление документа в дело¦
+---+-----------+-------------+---------------------------+------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-----------+-------------+---------------------------+------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+-------------+---------------------------+------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-----------+-------------+---------------------------+-------------------------------
Приложение 16
к Инструкции
по делопроизводству
ИНДЕКСЫ
СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АРТЕМА
01 - управление делами
02 - отдел муниципальной службы и кадров
03 - организационно-контрольное управление
04 - правовое управление
05 - управление жизнеобеспечения
06 - отдел учета и распределения жилья
07 - бухгалтерия
08 - комитет по работе с общественностью
09 - отдел прессы и информации
10 - комитет промышленности, транспорта и связи
11 - муниципальная природоохранная инспекция
12 - отдел по труду, занятости и созданию рабочих мест
13 - комитет физкультуры, спорта и туризма
14 - комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав
15 - отдел молодежи
16 - управление потребительского рынка
17 - отдел по защите прав потребителей
18 - отдел по управлению средствами господдержки ликвидируемых
шахт
Приложение 17
к Инструкции
по делопроизводству
ЖУРНАЛ
приема граждан
-------T------------T---------------------------------T----------¬
¦Ф.И.О.¦ Домашний ¦ Содержание обращения ¦ Принятые ¦
¦ ¦ адрес ¦ ¦ меры ¦
+------+------------+---------------------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+------------+---------------------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+------------+---------------------------------+-----------
Приложение 18
к Инструкции
по делопроизводству
-------T---------------T------------------------T-----------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Фимилия, имя, отчество ¦ Адрес ¦
¦ ¦ ¦ заявителя ¦ ¦
¦ ¦ +------------------------+-----------------¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+------------------------+-----------------¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Содержание заявления +------------------------------------------¦
¦ ¦ Инициалы и фамилия ведущего прием ¦
¦ ¦ ¦
¦ +------------------------------------------¦
¦ ¦ Результаты рассмотрения заявления ¦
¦ ¦ ¦
+----------------------+ ¦
¦ ¦ ¦
+----------------------+------------------------------------------¦
¦ ¦ ¦
+----------------------+------------------------------------------¦
¦ ¦ ¦
+----------------------+------------------------------------------¦
¦ ¦ ¦
+----------------------+------------------------------------------¦
¦ ¦ ¦
+----------------------+------------------------------------------¦
¦ ¦ ¦
L----------------------+-------------------------------------------
Приложение 19
к Инструкции
по делопроизводству
(герб)
АДМИНИСТРАЦИЯ Для служебного пользования
ГОРОДА АРТЕМА экз. N 1
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ул. Кирова, 48, г. Артем, 692760
тел. +7(42337)433-61, факс +7(42337)479-34,
E-mail: admartm@mail.primorye.ru
____________________ N _____________ Адресат
На N ______________ от ____________
В соответствии с планом учения по мобилизационной подготовке
проведение совещания у вице-губернатора Приморского края
переносится на 01.04.2004.
Первый заместитель
главы города Артема И.О. Фамилия
Исполнитель
N телефона
Приложение 20
к Инструкции
по делопроизводству
КАРТОЧКА ЗАКАЗА
на копировально-множительные работы
Дата _______________________
Управление, комитет, отдел _______________________________________
----T-------------------------------------T----------T-----------¬
¦ N ¦ Наименование документа ¦Количество¦Количество ¦
¦п/п¦ ¦ листов ¦экземпляров¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------------------+----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-------------------------------------+----------+------------
Начальник управления (комитета, отдела) __________________________
Приложение 21
к Инструкции
по делопроизводству
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ С ИЗОБРАЖЕНИЕМ
ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования,
выполненных работ: списания; экспертизы и т.д.)
Архивные справки
Архивные копии
Благодарственные письма
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,
ведение дел в суде и т.д.)
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах,
научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о
производстве работ и т.д.)
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство, техническое и т.д.)
Заключения и отзывы
Исполнительные листы
Командировочные удостоверения
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями,
премиями и т.д.)
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные,
сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты,
на импорт и т.д.)
Положения об организациях
Почетные грамоты
Подлинники постановлений и распоряжений
Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк)
Сметы расходов (на содержание аппарата администрации города
Артема, на калькуляцию к договору и т.д.)
Соглашения
Справки (лимитные, о выполнении страховых сумм, использовании
бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся
зарплате и т.д.)
Трудовые книжки
Удостоверения
Штатные расписания.
Приложение 22
к Инструкции
по делопроизводству
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОЛЖНОСТЕЙ, ЗАНИМАЕМЫХ ЛИЦАМИ, ПОДПИСИ КОТОРЫХ ЗАВЕРЯЮТСЯ
ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТЬЮ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АРТЕМА
1. Глава города Артема.
2. Первый заместитель главы города Артема.
3. Заместители главы города Артема.
4. Главный бухгалтер администрации города Артема.
Приложение 23
к Инструкции
по делопроизводству
Администрация УТВЕРЖДАЮ
города Артема Заместитель главы города -
руководитель аппарата
администрации города Артема
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ N _____ Подпись И.О. Фамилия
на ____________ год Дата
------------T-------------------T---------------T------------------T----------¬
¦Индекс дела¦ Наименование ¦Количество дел ¦Срок хранения дела¦Примечания¦
¦ ¦ структурных ¦(томов, частей)¦(тома, части) и NN¦ ¦
¦ ¦подразделений и дел¦ ¦ статей по перечню¦ ¦
+-----------+-------------------+---------------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-----------+-------------------+---------------+------------------+-----------
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
подразделения
Дата
Специалист I категории -
архивист Подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивным отделом Протокол ЭК
администрации города Артема администрации города Артема
Подпись И.О. Фамилия от _____________ N ________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ________ году
-------------------T--------------T--------------------------------¬
¦По срокам хранения¦ Всего ¦ В том числе: ¦
+------------------+--------------+---------------T----------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦
+------------------+--------------+---------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------------------+--------------+---------------+----------------+
¦постоянно ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+--------------+---------------+----------------+
¦долговременного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+--------------+---------------+----------------+
¦временного (до 10 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+--------------+---------------+----------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------+--------------+---------------+-----------------
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Приложение 24
к Инструкции
по делопроизводству
Наименование организации
КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
(N и заголовок)
Опись ____________________________________________________________
(N и название)
Выдано ___________________________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Наименование должности
сотрудника, выдавшего дело подпись И.О. Фамилия
Приложение 25
к Инструкции
по делопроизводству
АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
ГОРОДА АРТЕМА
Фонд N __________ Наименование должности
Опись N _________ руководителя
дел постоянного хранения (комитета, управления, отдела)
за _________ год
подпись (И.О. Фамилия)
дата
-----------------------------------------------------------------------------¬
¦ (наименование органа исполнительной власти, ¦
¦ структурного подразделения администрации города) ¦
+---T-----------T----------------T------------------T-------------T----------+
¦ N ¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦ Дата дела (тома, ¦Кол-во листов¦Примечание¦
¦п/п¦ ¦ (тома, части) ¦ части) ¦в деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+---+-----------+----------------+------------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------+----------------+------------------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-----------+----------------+------------------+-------------+-----------
В данный раздел описи внесено _________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ________ по N _________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись И.О. Фамилия
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК архивного отдела Протокол ЭК
Администрации Приморского края администрации города Артема
от __________ N _____ от __________ N _____
Приложение 26
к Инструкции
по делопроизводству
Администрация города Артема УТВЕРЖДАЮ
АКТ Заместитель главы города -
руководитель аппарата
____________ N _____________ администрации города Артема
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению Подпись И.О. Фамилия
документов, не подлежащих хранению
Дата
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы _____________________
__________________________________________________________________
(название органа исполнительной власти, структурного
подразделения администрации)
----T---------T---------T------------------T-----------T---------T----------¬
¦ N ¦Заголовок¦Дата дела¦Индекс дела (тома,¦Количество ¦ Сроки ¦Примечание¦
¦п/п¦дела или ¦ или ¦ части) по ¦дел (томов,¦хранения ¦ ¦
¦ ¦групповой¦ крайние ¦ номенклатуре или ¦ частей) ¦дела и N ¦ ¦
¦ ¦заголовок¦ даты дел¦ N дела по описи ¦ ¦статей по¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+---+---------+---------+------------------+-----------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+---------+---------+------------------+-----------+---------+-----------
Итого ___________________ дел за ____________________________ годы
цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭК администрации города Артема
(протокол от _________________ N _________)
Наименование должностного лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Архивным отделом
администрации города Артема
Приложение 27
ЗАМЕЧАНИЯ
ПРАВОВОГО УПРАВЛЕНИЯ К ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В п. 3.1.8 добавить: исполнитель при наличии визы начальника
правового управления "В регистр" должен добавить в указатель
рассылки правовое управление с пометкой "В регистр"
В п. 3.1 добавить: все проекты нормативных правовых актов и
распорядительных актов главы города Артема в обязательном порядке
согласовываются с начальником правового управления администрации
города и с начальником управления делами администрации города.
В п. 3.1.9 установить срок рассмотрения проекта документа,
поступившего на согласование начальнику правового управления и
начальнику управления делами, до 5 дней в связи с большим объемом
проектов документов, поступающих на согласование.
В листе согласования исполнитель указывает номер телефона, по
которому с ним можно связаться.
В п. 4.3 указать, каким размером шрифта печатаются фамилия и
номер телефона исполнителя.
Начальник правового управления
Р.А.КУДЕЛЬСКИЙ
|
