ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 апреля 2006 г. N 580
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА И ЕГО ОТДЕЛАХ
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации",
Уставом города Владивостока, постановлением главы администрации от
10.03.2006 N 294 "О введении централизованной формы организации
работы с документами в администрации города Владивостока",
распоряжением главы администрации от 10.03.2006 N 181-р "О
внесении изменений в штатное расписание администрации города
Владивостока", постановляю:
1. Утвердить Положение об управлении делопроизводства аппарата
администрации города Владивостока (приложение N 1) и его отделах
(приложения N 2, N 3, N 4, N 5).
2. Постановление главы администрации от 29.12.2004 N 580 "Об
утверждении Положения об управлении делопроизводства администрации
города Владивостока и его отделах" признать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением постановления возложить на
руководителя аппарата администрации Бубела А.А.
Глава администрации
В.В.НИКОЛАЕВ
Приложение N 1
к постановлению
главы администрации
города Владивостока
от 10.04.2006 N 580
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА
1. Общие положения
1.1. Управление делопроизводства аппарата администрации (далее
- управление) является структурным подразделением (функциональным
органом) администрации города Владивостока (далее -
администрация), подчиненным руководителю аппарата администрации.
1.2. Структура управления определяет оптимальный состав
внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.
В состав управления входят: отдел документационного обеспечения
управления, отдел распорядительных документов, отдел унификации
документов и архивный отдел.
Штатная численность управления и финансирование его
деятельности устанавливается главой администрации.
1.3. Деятельность управления регламентируется настоящим
Положением, Положением об аппарате администрации города
Владивостока, утвержденным постановлением главы администрации от
28.09.2005 N 1075, и Инструкцией по делопроизводству в
администрации города Владивостока, утвержденной постановлением
главы администрации от 28.01.2004 N 200; работа специалистов
управления - должностными инструкциями.
1.4. Управление в своей деятельности руководствуется
нормативными правовыми актами Российской Федерации и Приморского
края, муниципальными правовыми актами города Владивостока,
решениями Думы города Владивостока, постановлениями и
распоряжениями главы администрации, Уставом города Владивостока,
инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного
агентства, другими действующими нормативами по вопросам
документационного обеспечения управления, а также настоящим
Положением.
1.5. Начальник управления назначается на должность и
освобождается от должности главой администрации по представлению
руководителя аппарата администрации. В период отсутствия
начальника управления исполнение его обязанностей возлагается на
заместителя начальника управления - заведующего отделом
документационного обеспечения управления.
Начальник управления осуществляет руководство управлением и
несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач
в соответствии с утвержденной главой администрации должностной
инструкцией.
1.6. Управление для оформления служебных документов и их копий
имеет:
- печать (негербовую) с наименованием "Администрация города
Владивостока. Управление делопроизводства";
- печать гербовую с наименованием "Администрация города
Владивостока. Архивный отдел управления делопроизводства";
- печать (негербовую) с наименованием "Администрация города
Владивостока. Управление делопроизводства. Для распорядительных
документов";
- регистрационный и архивные заверительные штампы;
- бланки письма управления и архивного отдела установленной
формы.
Порядок применения указанных печатей, штампов, бланков
устанавливается Инструкцией по делопроизводству в администрации
города Владивостока.
1.7. Управление работает со сведениями, отнесенными
законодательством Российской Федерации к конфиденциальной
информации, исполняет требования о конфиденциальных данных и
защите информации.
2. Цели и задачи
Основными целями управления являются: организация, руководство,
координация, контроль и реализация документационного обеспечения
управления в администрации.
Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:
- обеспечение единого порядка прохождения документов и
операций, производимых с ними;
- постоянное совершенствование форм и методов работы с
документами в администрации, ее структурных подразделениях,
муниципальных предприятиях и учреждениях;
- обеспечение унифицированного документирования и единого
порядка организации работы с документами;
- контроль за исполнением документов служебной переписки, за
подготовкой документов, передаваемых на архивное хранение, и за
обеспечением их сохранности в соответствии с действующими
нормативами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- выбор оптимальной организационной формы и современных
технологий работы с документами;
- разработка, внедрение и использование табеля унифицированных
форм документов администрации и ее структурных подразделений;
- обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности
регистрационно-поисковых ресурсов управления;
- развитие автоматизированных систем передачи и обработки
информации (электронного документооборота) между структурными
подразделениями администрации;
- соблюдение требований информационной безопасности
документооборота в администрации;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов
по совершенствованию документационного обеспечения управления в
администрации.
3. Функции
В соответствии с нормами действующих правовых актов,
определяющих компетенцию администрации как органа местного
самоуправления, управление выполняет следующие функции:
3.1. Формирование и содержание муниципального архива:
- организует работу архивного отдела, выполняющего функции
муниципального архива;
- разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации,
контролирует разработку и согласовывает номенклатуры дел
источников комплектования;
- обеспечивает организацию документов в делопроизводстве,
единый порядок хранения и использования архивных документов в
соответствии с установленными требованиями.
3.2. Применение централизованной формы организации работы с
документами.
3.2.1. Документирование управленческой деятельности:
- обеспечивает соблюдение единых требований к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
администрации;
- разрабатывает бланки организационно-распорядительных
документов администрации, ее структурных подразделений и
коллегиальных органов;
- обеспечивает тиражирование гербовых бланков и отдельных форм
документов типографским способом; ведет учет поступления, выдачи и
применения гербовых бланков строгой отчетности, контролирует
порядок их применения;
- обеспечивает согласование эскизов, изготовление, выдачу,
учет, порядок применения, изъятие и уничтожение печатей и штампов
администрации и ее структурных подразделений;
- контролирует соблюдение структурными подразделениями
установленных требований по оформлению отправляемых документов
администрации, документов внутренней переписки структурных
подразделений администрации;
- составляет, оформляет, печатает и тиражирует документы по
поручению руководства администрации.
- заверяет копии служебных документов в пределах своей
компетенции.
3.2.2. Работа с документами:
- централизовано принимает служебные документы, доставляемые
средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи,
электронной почтой, юридическими и физическими лицами, нарочными;
- осуществляет первичную (экспедиционную) обработку поступающих
и отправляемых служебных документов;
- организует предварительное рассмотрение, отбор и подготовку
документов служебной переписки к рассмотрению руководством
администрации;
- регистрирует распорядительные документы (постановления,
распоряжения, приказы), поступающие, отправляемые, внутренние
документы и выполняет по ним информационно-справочную работу;
- формирует электронный реестр распорядительных документов
администрации;
- исполняет запросы по предоставлению копий распорядительных
документов;
- выдает по согласованию с заместителем главы администрации
заверенные копни распорядительных документов по письменным
запросам;
- передает документы на рассмотрение главе администрации, его
заместителям и руководителю аппарата в соответствии с
распределением обязанностей;
- организует оперативную доставку служебных документов
непосредственным исполнителям;
- передает зарегистрированные документы служебной переписки,
адресованные структурным подразделениям администрации по
назначению;
- разрабатывает и ведет базы данных автоматизированного учета и
поиска документов;
- обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность
регистрационно-поисковых ресурсов управления;
- регулирует ход исполнения в установленные сроки документов
служебной переписки; обеспечивает контроль за их прохождением,
оформлением, исполнением, формированием в дела текущего хранения;
- осуществляет контроль за организацией работы с документами в
структурных подразделениях администрации;
- организует копирование и оперативное тиражирование документов
администрации;
- отправляет служебные документы, подписанные руководством
администрации, средствами почтовой, телеграфной, фельдъегерской и
электрической связи по назначению;
- разрабатывает предложения руководству администрации по
совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению
исполнительской дисциплины;
- организует контроль за правильностью оформления и
формирования дел в структурных подразделениях администрации;
- ведет табель унифицированных форм документов администрации и
ее структурных подразделений.
3.2.3. Организационные виды работ:
- обеспечивает методическое руководство постановкой
делопроизводства в структурных подразделениях;
- организует и проводит методические занятия по вопросам
документирования и работы с документами;
- организует ведение телефонных переговоров по движению
документов служебной переписки в администрации и прием
посетителей, доставляющих нарочно служебные документы;
- содействует повышению квалификации работников управления,
консультирует муниципальных служащих и специалистов сторонних
организаций по вопросам документационного обеспечения управления;
- организует рабочие места, автоматизированные рабочие места,
содействует обеспечению условий труда специалистов управления;
- организует разработку и нормативное закрепление мест, времени
и порядка передачи документируемой информации, ее поступления,
движения в администрации и ее структурных подразделениях.
4. Права и ответственность
4.1. Управлению предоставляются права:
- представлять администрацию по вопросам, входящим в
компетенцию управления;
- совместно с управлением информационных технологий,
безопасности и связи определять задачи документационного
обеспечения, подлежащие автоматизации;
- пользоваться в установленном порядке информационными базами
данных администрации и ее структурных подразделений;
- использовать системы связи и коммуникации;
- осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в
администрации и ее структурных подразделениях;
- контролировать сроки исполнения документов служебной
переписки, запрашивать в подразделениях сведения о ходе исполнения
документов;
- проводить проверки организации документационного обеспечения
управления в структурных подразделениях, муниципальных
предприятиях и учреждениях;
- получать от структурных подразделений, муниципальных
предприятий, учреждений необходимые сведения об организации
документов в делопроизводстве;
- проверять выполнение предприятиями, организациями и
учреждениями, расположенными на территории муниципального
образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм
собственности, требований законодательства и правовых актов в
области архивного дела и организации документов в
делопроизводстве;
- иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий
организаций для решения вопросов сохранности документов;
- подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции;
- требовать от руководителей структурных подразделений,
муниципальных служащих выполнения установленных Инструкцией по
делопроизводству правил работы с документами;
- не принимать от исполнителей к регистрации и отправке
неправильно оформленные документы;
- возвращать исполнителям на доработку документы,
подготовленные с нарушением установленных требований;
- заверять копии служебных документов в пределах своей
компетенции;
- выделять и согласовывать выделение к уничтожению служебных
документов с истекшими сроками хранения;
- выделять и согласовывать выделение к уничтожению гербовых
нумерованных бланков организационно-распорядительных документов,
печатей и штампов администрации и ее структурных подразделений,
изъятых из применения;
- вносить предложения руководству администрации о применении
мер дисциплинарного воздействия в случаях нарушения структурными
подразделениями и должностными лицами установленных правил работы
с документами;
- участвовать в обсуждении вопросов состояния работы с
документами, а также совершенствования форм и методов работы с
документами;
- разрабатывать предложения о структуре управления, должностные
инструкции работникам;
- вносить руководству предложения о назначении, перемещении и
увольнении работников управления, их поощрении и наложении на них
взысканий.
4.2. Управление несет ответственность за:
- обеспечение установленного порядка работы с документами;
- выполнение поручений и указаний руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников;
- невыполнение обязанностей и неиспользование предоставленных
прав, предусмотренных правовыми актами и данным Положением.
5. Взаимоотношения. Связи
Управление взаимодействует:
- со структурными подразделениями администрации, муниципальными
предприятиями, учреждениями и другими организациями - по вопросам
организации документов в делопроизводстве и использования
автоматизированных регистрационно-поисковых баз данных;
- с Государственным архивом Приморского края и архивным отделом
аппарата администрации Приморского края по вопросам архивного
дела;
- с правовым управлением - по вопросам, связанным с подготовкой
и согласованием проектов служебных документов;
- с управлением муниципальной службы и кадров - по вопросам
подбора кадров и повышения их квалификации;
- с управлением бухгалтерии, управлением финансов и экономики -
по вопросам оплаты расходов на отправляемую корреспонденцию,
изготовление бланков организационно-распорядительных документов,
печатей и штампов;
- с эксплуатационно-хозяйственным управлением - по вопросам
материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания;
- с управлением информационных технологий, безопасности и связи
- по вопросам разработки и ведения информационно-поисковых систем
(баз данных по всем направлениям деятельности).
6. Организация работы
6.1. Управление работает в соответствии с настоящим Положением,
Положением об аппарате администрации города Владивостока,
Правилами внутреннего трудового распорядка, Регламентом
администрации города Владивостока, утвержденными главой
администрации.
6.2. Исключение управления из штатного расписания
администрации, изменение его структуры, штатной численности,
Положения об управлении производится главой администрации в
соответствии с действующим законодательством.
Руководитель аппарата администрации
А.А.БУБЕЛА
Приложение N 2
к постановлению
главы администрации
города Владивостока
от 10.04.1006 N 580
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АППАРАТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА
1. Общие положения
1.1. Отдел документационного обеспечения управления (далее -
отдел ДОУ) является структурным подразделением управления
делопроизводства аппарата (далее - управления) администрации
города Владивостока (далее - администрации).
1.2. Отдел ДОУ в своей деятельности руководствуется
нормативными правовыми актами органов государственной власти
Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими
рекомендациями Федерального архивного агентства, другими
действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения
управления, Уставом города Владивостока, Инструкцией по
делопроизводству в администрации города Владивостока, Положением
об управлении делопроизводства, данным Положением.
1.3. Непосредственное руководство работой отдела ДОУ
осуществляет заместитель начальника управления - заведующий
отделом ДОУ в соответствии с Положением об отделе ДОУ и
должностной инструкцией.
Заместитель начальника управления - заведующий отделом ДОУ
назначается на должность и освобождается от должности заместителем
главы администрации, осуществляющим решение кадровых вопросов, по
представлению начальника управления, согласованному с
руководителем аппарата администрации.
В случае отсутствия заместителя начальника управления -
заведующего отделом ДОУ его обязанности исполняет главный
специалист этого отдела.
Общее руководство деятельностью отдела ДОУ осуществляет
начальник управления.
1.4. Заместитель начальника управления - заведующий отделом ДОУ
имеет право подписи следующих документов:
- реестров на отправляемую корреспонденцию администрации;
- актов о нарушении правил пересылки документов;
- реестров на отправку корреспонденции фельдъегерской связью.
1.5. Для регистрации, учета, оформления и отправки служебной
корреспонденции отдел ДОУ применяет угловой штамп администрации,
регистрационный штамп и печать с наименованием управления;
обеспечивает их надлежащее хранение.
2. Цели и задачи
Основными целями отдела ДОУ являются: организация, руководство,
координация, контроль и реализация централизованного
документационного обеспечения управления администрации города.
В соответствии с основными целями отдел ДОУ решает следующие
задачи:
- обеспечивает постоянное совершенствование форм и методов
работы со служебными документами в администрации и структурных
подразделениях;
- обеспечивает единый порядок документирования, организации
работы с документами, контроля за исполнением документов служебной
переписки, подготовки документов на архивное хранение и их
текущего хранения;
- участвует в разработке и организации введения в действие
методических документов по вопросам документирования и организации
документов в делопроизводстве;
- обеспечивает сокращение документооборота.
3. Функции
Отдел ДОУ в соответствии с основными задачами осуществляет
следующие функции:
3.1. Обеспечивает экспедиционную обработку, регистрацию
документов, учетно-справочную работу по ним:
- принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступившей
служебной корреспонденции на рассмотрение руководству
администрации в соответствии с распределением обязанностей;
- передает рассмотренные руководством служебные документы на
исполнение в структурные подразделения;
- осуществляет оперативный контроль за исполнением служебных
документов по срокам на основе автоматизированной системы учета и
поиска документов;
- осуществляет оформление исполненных документов служебной
переписки в дела временного хранения;
- обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов,
систематически информирует руководство администрации о состоянии
исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;
- информирует предприятия, организации, учреждения города,
структурные подразделения о движении документов;
- централизованно регистрирует, учитывает и передает служебные
документы, адресованные на имя руководителей структурных
подразделений;
- регистрирует, учитывает и передает внутренние документы
служебной переписки в администрации;
- организует ознакомление заместителей главы администрации,
руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений с
аналитическими, информационными материалами.
3.2. Организует документационный обмен между руководством
администрации и федеральными, краевыми органами представительной и
исполнительной власти, предприятиями, организациями, учреждениями
разных форм собственности.
3.3. Контролирует соблюдение структурными подразделениями
требований Инструкции по делопроизводству в администрации города
Владивостока, оказывает им методическую помощь, проводит обучение
специалистов основам делопроизводства.
3.4. Обеспечивает оформление заказов на изготовление гербовых
нумерованных бланков организационно-распорядительных документов
администрации, ведет их автоматизированный учет и выдачу
структурным подразделениям, оформляет их списание и уничтожение.
3.5. Участвует в подготовке проектов распорядительных
документов по вопросам организации документов в делопроизводстве.
3.6. Организует уничтожение по актам служебных документов по
истечении сроков хранения, не подлежащих передаче на архивное
хранение.
3.7. Выполняет машинописные и копировально-множительные работы
документов управления делопроизводства.
4. Права и обязанности
4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными
функциями отдел ДОУ имеет право:
- вносить предложения по вопросам совершенствования
документационного обеспечения управления в администрации города;
- контролировать и требовать от руководителей и специалистов
структурных подразделений соблюдения установленных правил работы с
документами;
- проводить проверку организации делопроизводства в структурных
подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей
подразделений для устранения замечаний;
- возвращать исполнителям на доработку документы,
подготовленные с нарушением установленных требований;
- проводить обучение сотрудников администрации города основам
делопроизводства;
- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением
избыточного документооборота в структурных подразделениях;
- совместно с управлением информационных технологий,
безопасности и связи определять и реализовывать задачи
документационного обеспечения управления, подлежащие
автоматизации.
4.2. Отдел ДОУ обязан:
- соблюдать установленные правила внутреннего трудового
распорядка должностные инструкции, поддерживать уровень
квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;
- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.
5. Ответственность
5.1. Отдел ДОУ несет ответственность за:
- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в
администрации города Владивостока порядка работы с документами, с
учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением;
- обеспечение конфиденциальности служебной информации в
соответствии с установленными требованиями;
- выполнение указаний и поручений начальника управления;
- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и
выполнение правил электро- и противопожарной безопасности.
5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или
ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются в
соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом
Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае".
5.3. Объем персональной ответственности специалистов отдела ДОУ
за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их
должностными инструкциями.
6. Взаимоотношения. Связи
6.1. Отдел ДОУ взаимодействует:
- по вопросам документационного обеспечения управления со
структурными подразделениями администрации, предприятиями,
организациями, учреждениями разных форм собственности в пределах
компетенции отдела ДОУ;
- по вопросам финансового, материально-технического снабжения и
хозяйственного обслуживания с управлением бухгалтерии, управлением
экономики и финансов, эксплуатационно-хозяйственным управлением;
- по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования
автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-
поисковых систем работы с документами с управлением информационных
технологий, безопасности и связи;
- по вопросам отправки и получения служебной корреспонденции с
работниками почтовой, телеграфной служб города и отделом
Государственной фельдъегерской службы РФ в г. Владивостоке.
7. Организация работы
Отдел ДОУ работает в соответствии с настоящим Положением,
Положением об управлении, Правилами внутреннего трудового
распорядка, Регламентом администрации города Владивостока,
утвержденными главой администрации.
Руководитель аппарата администрации
А.А.БУБЕЛА
Приложение N 3
к постановлению
главы администрации
города Владивостока
от 10.04.2006 N 580
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АППАРАТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА
1. Общие положения
1.1. Администрация города Владивостока осуществляет
деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по
решению вопросов местного значения, установленным Федеральным
законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в
Российской Федерации", Федеральным законом "Об архивном деле в
Российской Федерации", муниципальным правовым актом города
Владивостока "Положение о формировании и содержании муниципального
архива Владивостокского городского округа", принятым решением Думы
города Владивостока от 28.02.2006 N 191.
К полномочиям администрации города в области архивного дела
относятся:
- хранение, комплектование (формирование), учет и использование
архивных документов и архивных фондов, образовавшихся и
образующихся в управленческой деятельности органа местного
самоуправления, муниципальных унитарных предприятий и
муниципальных учреждений, а также архивных фондов и архивных
документов юридических и физических лиц, переданных на законном
основании в муниципальную собственность;
- решение вопросов о передаче права собственности на архивные
фонды и архивные документы, находящиеся в муниципальной
собственности.
1.2. Для реализации полномочий в области архивного дела в
структуре управления делопроизводства аппарата администрации
города Владивостока образован архивный отдел управления
делопроизводства аппарата администрации (далее - архивный отдел),
выполняющий функции муниципального архива.
Для заверения архивных копий, архивных справок и выписок
архивный отдел имеет гербовую печать с изображением в качестве
реквизита герба города Владивостока, штампы установленного
образца, бланк письма со своим наименованием.
Заведующий архивным отделом имеет право подписания архивных
справок, архивных выписок и архивных копий документов и заверения
их гербовой печатью архивного отдела управления делопроизводства
аппарата администрации.
Архивный отдел в своей деятельности руководствуется
нормативными правовыми актами Российской Федерации и Приморского
края, муниципальными правовыми актами города Владивостока,
решениями Думы города Владивостока, постановлениями и
распоряжениями главы администрации, Уставом города Владивостока, а
также нормативно-методическими документами Федерального архивного
агентства, архивного отдела аппарата администрации Приморского
края, Положением об управлении делопроизводства аппарата
администрации и настоящим Положением.
1.3. Положение об архивном отделе утверждается главой
администрации города Владивостока по согласованию с архивным
отделом аппарата Администрации Приморского края.
В Положении закрепляются организационно-правовой статус
архивного отдела, задачи и функции по руководству архивным делом,
полномочия по их реализации, ответственность за состояние,
развитие и совершенствование архивного дела.
Штатная численность служащих архивного отдела устанавливается
главой администрации города. Работники архивного отдела являются
муниципальными служащими и замещают должности, предусмотренные
реестром муниципальных должностей.
1.4. Администрация города Владивостока обеспечивает финансовые,
материально-технические и иные условия, необходимые для
комплектования, хранения, учета и использования архивных
документов, предоставляет помещения, отвечающие нормативным
требованиям хранения архивных документов и условиям труда служащих
архивного отдела.
Дополнительными источниками финансирования могут быть
спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
2. Задачи и функции
Архивный отдел осуществляет хранение, комплектование
(формирование), учет и использование архивных документов и
архивных фондов.
Основными задачами архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов,
подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет принятых документов;
- формирование электронного реестра переданных на хранение
постановлений администрации города по основной деятельности;
- представление в установленном порядке учетных данных в
архивный отдел Администрации Приморского края;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий
хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
- подготовка предложений руководству администрации города по
обеспечению сохранности архивных документов и их реализация.
Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах
носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в
состав архивного отдела, в числе образовавшихся в деятельности
органов местного самоуправления с момента их образования,
деятельности организаций, отнесенных к муниципальной
собственности;
- архивных фондов и архивных документов юридических и
физических лиц на различных видах носителей, переданных на
законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного
происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда
Приморского края;
- документов на различных видах носителей по личному составу
ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника),
действовавших на территории города;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих
фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других
материалов, необходимых для осуществления его практической
деятельности.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими
историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или
культурное значение для города Владивостока, в том числе:
- составление списков организаций-источников комплектования
архивного отдела, утверждаемых главой администрации города
Владивостока и согласовываемых с архивным отделом аппарата
Администрации Приморского края, систематическая работа по их
уточнению;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности
документов, отбор и прием документов постоянного (долговременного)
хранения и по личному составу в архивный отдел.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью
ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве
источников комплектования архивного отдела, а также иных
муниципальных предприятий, организаций и учреждений; содействие
организациям других форм собственности в сохранении,
комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и
ведомственного хранения документов, в том числе по личному
составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся
в организациях-источниках комплектования и других организациях на
территории Владивостокского городского округа;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных
архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-
источников комплектования и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу
действующих организаций - источников комплектования архивного
отдела и действующих муниципальных организаций;
- рассмотрение и представление в архивный отдел аппарата
администрации Приморского края поступивших от организаций описей
дел постоянного хранения и описей дел по личному составу
ликвидированных организаций, подлежащих приему в архивный отдел;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и
делопроизводственных служб, распространение их положительного
опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение
совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и
технологий работы с документами;
- разработка и реализация предложений по улучшению работы
ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве,
внедрению государственной системы делопроизводства и
унифицированных систем документации, повышению квалификации
работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение руководства администрации
города Владивостока, организация использования архивных
документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в
том числе:
- информирование руководства администрации города Владивостока,
муниципальных организаций о составе и содержании документов
архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов
юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей с документами, изготовление
копий документов по их запросам, подготовка документальных
выставок, материалов для средств массовой информации, проведение
встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача
архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, прием
граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к
документам автоматизированных информационно-поисковых систем и баз
данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий
администрации города Владивостока в сфере архивного дела при
наделении ими администрацией Приморского края в установленном
порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и
физическими лицами архивного законодательства Российской
Федерации.
3. Права
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и
функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию города Владивостока по вопросам
компетенции отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства администрации города
Владивостока и архивного отдела аппарата Администрации Приморского
края предложения, проекты распорядительных документов по развитию
архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования
и использования документов, совершенствованию работы ведомственных
архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.
3.3. Запрашивать и получать от организаций-источников
комплектования необходимые сведения о работе и состоянии
ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Давать в пределах своей компетенции муниципальным
организациям обязательные для исполнения указания по вопросам
работы ведомственных архивов в организации документов и
делопроизводстве.
3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и
мероприятиях, проводимых администрацией города Владивостока и
структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных
комиссий организаций.
3.6. Иметь своих представителей в составе ликвидационных
комиссий муниципальных организаций для решения вопросов
сохранности документов.
3.7. Взаимодействовать в своей деятельности с муниципальными
предприятиями и учреждениями, архивным отделом аппарата
Администрации Приморского края, общественными организациями по
вопросам архивного дела.
3.8. Принимать по согласованию с главой администрации города
Владивостока на депозитарное хранение при наличии свободных
площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных
и государственных организаций, общественных организаций и граждан
на договорных условиях.
4. Организация работы
4.1. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии
с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального
архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы,
утверждаемых руководством администрации города с учетом
рекомендаций архивного отдела аппарата Администрации Приморского
края.
4.2. Архивный отдел возглавляет заведующий отделом, который
назначается на должность и освобождается от должности заместителем
главы администрации, осуществляющим решение кадровых вопросов, по
представлению начальника управления, согласованному с
руководителем аппарата администрации города и с архивным отделом
аппарата Администрации Приморского края.
Заведующий архивным отделом непосредственно организует работу
отдела и несет персональную ответственность за выполнение
возложенных задач и функций, отчитывается о работе отдела и
состоянии архивного дела перед главой администрации города и в
установленном порядке перед архивным отделом аппарата
Администрации Приморского края.
Заведующий архивным отделом организует работу отдела в особый
период; обеспечивает подготовку к вывозу и доставку в места
хранения архивных документов, не предусмотренных к использованию в
особый период; участвует в разработке и корректировке
мобилизационных мероприятий администрации города.
При смене заведующего архивным отделом прием-передача дел
проводится специально созданной комиссией, включающей
представителя архивного отдела аппарата Администрации Приморского
края. Акт приема-передачи дел утверждается главой администрации
города и представляется в архивный отдел аппарата Администрации
Приморского края.
В случае отсутствия заведующего архивным отделом его
обязанности исполняет главный специалист этого отдела.
Общее руководство деятельностью архивного отдела осуществляет
начальник управления делопроизводства.
4.3. Исключение архивного отдела из штатного расписания,
сокращение его численности осуществляется главой администрации
города в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при исключении из штатного
расписания архивного отдела передаются структурному подразделению-
правопреемнику, определяемому главой администрации города.
Руководитель аппарата администрации
А.А.БУБЕЛА
Приложение N 4
к постановлению
главы администрации
города Владивостока
от 10.04.2006 N 580
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА
1. Общие положения
1.1. Отдел распорядительных документов (далее - отдел) является
структурным подразделением управления делопроизводства аппарата
(далее - управления) администрации города Владивостока (далее -
администрации).
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется нормативными
правовыми актами органов государственной власти Российской
Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями
Федерального архивного агентства, другими действующими нормативами
по вопросам организации работы с распорядительными документами,
Уставом города Владивостока, Инструкцией по делопроизводству в
администрации города, Положением об управлении делопроизводства,
настоящим Положением.
1.3. Непосредственное руководство работой отдела осуществляет
заведующий отделом в соответствии с Положением об отделе и
должностной инструкцией.
Заведующий отделом назначается на должность и освобождается от
должности заместителем главы администрации, осуществляющим решение
кадровых вопросов, по представлению начальника управления,
согласованному с руководителем аппарата администрации.
В случае отсутствия заведующего отделом его обязанности
исполняет главный специалист этого отдела.
Общее руководство деятельностью отдела осуществляет начальник
управления.
При смене заведующего отделом оформляется акт приема-передачи
дел и документов. Акт утверждается руководителем аппарата
администрации.
1.4. Заведующий отделом имеет право подписи реестров на
отправляемые отделом распорядительные документы администрации.
1.5. Для заверения распорядительных документов отдел имеет
печать (негербовую) с наименованием "Администрация города
Владивостока. Управление делопроизводства. Для распорядительных
документов".
2. Цели и задачи
Основными целями и задачами отдела являются:
2.1. Документационное обеспечение управления администрации.
2.2. Контроль за соблюдением требований Инструкции по
делопроизводству в администрации по оформлению распорядительных
документов.
2.3. Обеспечение сохранности распорядительных документов и
последующая организация передачи документов на архивное хранение.
2.4. Справочно-информационная работа по распорядительным
документам.
3. Функции
Отдел в соответствии с возложенными на него основными задачами
осуществляет следующие функции:
3.1. Получает подписанные главой администрации, заместителями
главы администрации распорядительные документы.
3.2. Проверяет соблюдение установленных требований по
оформлению распорядительных документов.
3.3. Осуществляет автоматизированную регистрацию
распорядительных документов.
3.4. Осуществляет внесение информации в базу данных при
внесении изменений (дополнений) и отмене распорядительных
документов, а также сведений об опубликовании распорядительных
документов в средствах массовой информации.
3.5. Осуществляет формирование текстов распорядительных
документов администрации в электронном виде (сканирование).
3.6. Осуществляет копирование, учет копий документов, их
заверение и рассылку непосредственным исполнителям в строгом
соответствии с реестром рассылки.
3.7. Обеспечивает текущее хранение распорядительных документов
до проведения архивно-технической обработки и передачи в архивный
отдел управления.
3.8. Осуществляет справочно-информационное обслуживание
руководства администрации и ее структурных подразделений, а также
предприятий, организаций, учреждений различных форм собственности
и граждан по запросам.
3.9. Ежедневно готовит и передает главе администрации реестры
или копии всех зарегистрированных распорядительных документов.
Также, по указанию главы администрации, передает копии
распорядительных документов заместителям главы администрации.
3.10. Ежемесячно готовит и передает постановления главы
администрации надзорному органу (прокуратура Ленинского района
города Владивостока).
3.11. Исполняет запросы и выдает по разрешению заместителя
главы администрации, курирующего правовые вопросы, заверенные
копии распорядительных документов, выписки из них.
3.12. Осуществляет предоставление копий постановлений
(распоряжений) главы администрации справочно-правовым системам.
3.13. Совместно с отделом унификации документов готовит
информационно-аналитические материалы по издаваемым
распорядительным документам администрации для предоставления главе
администрации, заместителям главы администрации и руководителю
аппарата администрации.
3.14. Ежемесячно готовит и предоставляет начальнику управления
по установленной форме отчетность о работе отдела.
3.15. Участвует в разработке проектов распорядительных
документов по вопросам делопроизводства.
3.16. Принимает участие в разработке методических документов по
вопросам документирования и организации документов в
делопроизводстве.
3.17. Консультирует специалистов структурных подразделений
администрации по вопросам оформления, получения заверенных копий и
рассылки распорядительных документов.
3.18. Выполняет машинописные и копировально-множительные работы
документов управления делопроизводства.
4. Права и обязанности
4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными
функциями отдел имеет право:
- вносить предложения по вопросам совершенствования
документационного обеспечения управления в администрации города;
- контролировать и требовать от руководителей и специалистов
структурных подразделений соблюдения установленных правил работы с
распорядительными документами;
- возвращать исполнителям на доработку распорядительные
документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
- совместно с отделом унификации документов и управлением
информационных технологий, безопасности и связи определять и
реализовывать задачи документационного обеспечения управления;
- выдавать по разрешению заместителя главы администрации,
курирующего правовые вопросы, заверенные копии распорядительных
документов по запросам структурных подразделений администрации и
организаций;
- информировать вышестоящее руководство о нарушениях
информационной безопасности;
- соблюдать установленные правила внутреннего трудового
распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень
квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;
- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.
5. Ответственность
5.1. Отдел несет ответственность за:
- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в
администрации города Владивостока порядка работы с
распорядительными документами, с учетом прав, предоставленных ему
настоящим Положением;
- обеспечение конфиденциальности служебной информации в
соответствии с установленными требованиями;
- соблюдение информационной безопасности на автоматизированных
рабочих местах;
- выполнение указаний и поручений начальника управления;
- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и
выполнение правил электро- и противопожарной безопасности.
5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или
ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются в
соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом
Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае".
5.3. Объем ответственности специалистов отдела за выполнение
возложенных задач и функций устанавливается их должностными
инструкциями.
6. Взаимоотношения. Связи
6.1. Отдел взаимодействует:
- по вопросам документационного обеспечения управления с
другими отделами управления делопроизводства, структурными
подразделениями администрации, предприятиями, организациями,
учреждениями различных форм собственности в пределах компетенции
отдела;
- по вопросам материально-технического снабжения и
хозяйственного обслуживания с управлением бухгалтерии,
эксплуатационно-хозяйственным управлением;
- по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования
автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-
поисковых систем работы с документами с управлением информационных
технологий, безопасности и связи и отделом унификации документов;
7. Организация работы
Отдел работает в соответствии с настоящим Положением,
Положением об управлении, Правилами внутреннего трудового
распорядка, Регламентом администрации города, утвержденными главой
администрации.
Руководитель аппарата администрации
А.А.БУБЕЛА
Приложение N 5
к постановлению
главы администрации
города Владивостока
от 10.04.2006 N 580
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА
1. Общие положения
1.1. Отдел унификации документов (далее - отдел) является
структурным подразделением управления делопроизводства аппарата
(далее - управления) администрации города Владивостока (далее -
администрации).
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется нормативными
правовыми актами органов государственной власти Российской
Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями
Федерального архивного агентства, другими действующими нормативами
по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом
города Владивостока, Инструкцией по делопроизводству в
администрации города Владивостока, Положением об управлении
делопроизводства, данным Положением.
1.3. Непосредственное руководство работой отдела осуществляет
заведующий отделом в соответствии с Положением об отделе и
должностной инструкцией.
Заведующий отделом назначается на должность и освобождается от
должности заместителем главы администрации, осуществляющим решение
кадровых вопросов, по представлению начальника управления,
согласованному с руководителем аппарата администрации.
В случае отсутствия заведующего отделом его обязанности
исполняет главный специалист этого отдела.
Общее руководство деятельностью отдела осуществляет начальник
управления.
2. Цели и задачи
Основными целями отдела являются:
- установление единого комплекса, видов документов, создаваемых
в процессе деятельности администрации и ее структурных
подразделений;
- разработка единой схемы документирования и единого порядка
работы с документами;
- снижение трудоемкости обработки документов, повышения
качества их оформления;
- развитие и внедрение инновационных форм использования
автоматизированных регистрационно-поисковых систем (электронного
документооборота) в администрации и ее структурных подразделениях;
В соответствии с основными целями отдел решает следующие
задачи:
- обеспечивает постоянное совершенствование форм и методов
работы со служебными документами в администрации и ее структурных
подразделениях;
- разрабатывает унифицированные формы документов, организует и
контролирует их применение;
- участвует в разработке и организации введения в действие
методических документов по вопросам документирования и организации
документов в делопроизводстве;
- обеспечивает сокращение документооборота.
3. Функции
Отдел в соответствии с основными задачами осуществляет
следующие функции:
3.1. Разрабатывает, внедряет и ведет табель унифицированных
форм документов в администрации и ее структурных подразделениях.
3.2. Разрабатывает для согласования бланки организационно-
распорядительных документов администрации, ее структурных
подразделений и коллегиальных органов.
3.3. Обеспечивает согласование эскизов, изготовление, выдачу,
учет, порядок применения, изъятие и уничтожение печатей и штампов
администрации и ее структурных подразделений.
3.4. Организует контроль за применением унифицированных форм
документов в структурных подразделениях администрации.
3.5. Обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность
регистрационно-поисковых ресурсов управления.
3.6. Совместно с управлением информационных технологий,
безопасности и связи определяет и реализует задачи
документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации
(электронный документооборот).
3.7. Совместно с отделом распорядительных документов готовит
информационно-аналитические материалы по издаваемым
распорядительным документам администрации для предоставления главе
администрации, заместителям главы администрации и руководителю
аппарата администрации.
3.8. Ежемесячно готовит и предоставляет начальнику управления
по установленной форме отчетность о работе отдела.
3.9. Участвует в разработке проектов распорядительных
документов по вопросам делопроизводства.
3.10. Принимает участие в разработке методических документов по
вопросам документирования и организации документов в
делопроизводстве.
3.11. Консультирует специалистов структурных подразделений
администрации по вопросам применения табеля унифицированных форм
документов.
3.12. Выполняет машинописные и копировально-множительные работы
документов управления делопроизводства.
3.13. Контролирует соблюдение структурными подразделениями
требований Инструкции по делопроизводству в администрации города
Владивостока, оказывает им методическую помощь, проводит обучение
специалистов основам делопроизводства.
4. Права и обязанности
4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными
функциями отдел имеет право:
- вносить предложения по вопросам совершенствования
документационного обеспечения управления в администрации города;
- запрашивать от структурных подразделений сведения,
необходимые для совершенствования форм и методов работы с
документами;
- контролировать и требовать от руководителей и специалистов
структурных подразделений соблюдение установленных правил работы с
документами;
- проводить проверку наличия, применения и условий хранения
печатей, штампов и бланков организационно-распорядительных
документов администрации в структурных подразделениях; доводить
итоги проверок до руководства администрации и руководителей
подразделений для устранения замечаний;
- возвращать исполнителям на доработку документы,
подготовленные с нарушением установленных требований;
- участвовать в проведении обучения сотрудников администрации
города основам делопроизводства;
- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением
избыточного документооборота в структурных подразделениях.
4.2. Отдел обязан:
- соблюдать установленные правила внутреннего трудового
распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень
квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;
- информировать вышестоящее руководство о нарушениях
информационной безопасности;
- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.
5. Ответственность
5.1. Отдел несет ответственность за:
- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в
администрации города Владивостока порядка работы с документами, с
учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением;
- соблюдение установленного порядка работы с
автоматизированными регистрационно-поисковыми базами данных
управления;
- обеспечение конфиденциальности служебной информации в
соответствии с установленными требованиями;
- выполнение указаний и поручений начальника управления;
- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и
выполнение правил электро- и противопожарной безопасности.
5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или
ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются в
соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом
Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае".
5.3. Объем персональной ответственности специалистов отдела за
выполнение возложенных задач и функций устанавливается их
должностными инструкциями.
6. Взаимоотношения. Связи
6.1. Отдел взаимодействует:
- по вопросам обеспечения единого документооборота
(электронного документооборота) со структурными подразделениями
администрации, предприятиями, организациями, учреждениями разных
форм собственности в пределах компетенции отдела;
- по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования
автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-
поисковых систем работы с документами с другими отделами
управления, управлением информационных технологий, безопасности и
связи, иными структурными подразделениями администрации,
участвующими в едином электронном документообороте;
- по вопросам финансового, материально-технического снабжения и
хозяйственного обслуживания с управлением бухгалтерии, управлением
финансов и экономки, эксплуатационно-хозяйственным управлением.
7. Организация работы
Отдел работает в соответствии с настоящим Положением,
Положением об управлении, Правилами внутреннего трудового
распорядка, Регламентом администрации города Владивостока,
утвержденными главой администрации.
Руководитель аппарата администрации
А.А.БУБЕЛА
|
